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刍议计算机技术在档案管理中的有效应用 　　摘 要：加强档案管理是保存、使用档案的重要前提，也是发挥档案价值的基本需求。无论是机关、企事业还是其他类型的单位，都要充分认识到档案及档案管理的重要性，并自觉的投入更多的力量参与其中。将计算机技术应用于新时期的档案管理，是提升管理水平的有效方法，值得推广和普及。本文正是以此为线索，分析了计算机技术应用于档案管理的必要性和意义，并阐述了具体的应用思路和方法。 　　关键词：档案管理；计算机技术；信息化；电子档案；数据库 　　档案管理的现代化是一个基本的趋势，也是提升管理效率、改善管理环境的重要诉求。以计算机技术为代表的现代化技术手段，在新时期档案管理中的应用愈发普遍，并且广受好评。一方面，我们已经进入计算机主导的网络信息化时代，计算机的应用无处不在，自然也包括档案管理；另一方面，档案管理中对计算机的需求还是很大的，这也促使档案管理尽快的走向信息化、科技化。尤其在计算机技术更为频繁的应用于档案管理的今天，研讨相关问题更具价值。 　　1 计算机技术应用于档案管理的意义和必要性 　　首先，在档案管理中应用计算机技术，能够大大提升档案管理的效率与工作质量。档案管理尤其是大宗、大批量的档案的处理、收集、整理与分类等工作，仅仅依靠人工操作需要花费大量的时间和精力，而且搜寻、查找起来极为复杂。不一样的则是，运用计算机技术进行档案的管理，可以很好的解决上述问题。计算机技术制作的数据库、数据链，能够将古今中外、东西南北的各类档案进行信息、数据的储存、归类和整理，既便于查找、使用，也节省了人力、物力和财力。因此，在档案管理中大范围、大规模的运用计算机技术，是档案管理质量提升、水平升级的基本需要，也是未来档案管理的趋势。 　　其次，档案管理的信息化需要更多的依靠计算机技术完成，这也是很多珍贵档案保存的需要。运用现代化计算机技术手段，很多珍贵的、缺失的档案资料可以有效的保存下来，同时供更多的研究者、爱好者参考、使用。如，一些珍贵的手稿、孤本、善本等，通过计算机扫描及储存的办法，能够进入互联网数据库，成为网上图书馆的一部分。这就说明，档案管理的信息化建设是迫在眉睫的事情，计算机技术在其中必然要发挥中流砥柱的巨大作用。所以，运用计算机技术更好的开展档案管理，既是十分必要的，也是档案信息化的大势所趋。 　　总之，创新档案管理的手段和思路，需要很大程度上依赖计算机技术的应用，这也是加强档案保护、传承档案精神的需要，是档案存在与利用的核心诉求所在。 　　2 计算机技术应用于档案管理存在的问题 　　首先，很多机关、企事业单位对于加强档案管理存在意识上的淡化和偏差，投入的气力不够大，人力、财力和物力的保障远远不够。在建设信息化档案方面，计算机技术的应用缺少必要的支持。 　　其次，很多企事业单位或机关在运用计算机技术开展档案管理的过程中，工作停留在表面，做的大都是官样文章，很多实事并没有落到实处，延阻了档案信息化、数字化的进程。 　　此外，将计算机技术应用于档案管理需要严密的制度、机制的保障，这方面的工作目前仍然处于起步或空白阶段，很多单位对此并不重视，造成了档案管理工作效率的低下。将上述问题尽快纳入到解决议题，是有效提升档案管理质量的基本思路。 　　3 档案管理中计算机技术的应用思路和举措 　　通过前文的论述不难发现，档案管理中计算机技术的应用既是必要的，也是必须的。那么，在新时期档案管理中，计算机技术应该如何发挥作用，这一点耐人寻味。 　　3.1 集成现有档案资源，建设电子档案数据库 　　将计算机技术更好的运用到档案管理中，首要的工作就是集成并运用现有的档案资源，把档案进行归类、立卷与整理，输入计算机，形成电子档案数据库。具体来说，依据档案文件或案卷的内部特征和外部特征，将其中具有检索意义的各个信息摘出，制成档案的二次文献卡，它是文件中有用信息的集合。这样一个对文件或案卷的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程称作着录。着录是信息输入计算机的前提。目前，全文存贮，有赖于高密度的存贮介质，如光盘、缩微胶片等，在这些存贮技术尚不能应用之前，必须首先将档案文件加工处理成二次文献，输入计算机，实现非全文的线索检索。着录质量的高低，直接影响到检索结果的好坏。这样一来，档案的资料、信息、数据大部分都被“录入”计算机，变成了电子档案，档案的保存可以实现持久化。 　　3.2 完善电子档案的检索与搜索功能，拓宽电子档案应用 　　运用计算机技术加强档案管理，一方面是为了更好的保护、保存档案，另一方面是为了节约资源和空间，降低管理与工作成本。在建立健全电子档案数据库之后，余下的工作就是完善电子档案数据库的管理模式和功能，开发、应用检索、搜索等功能，便于电子档案的使用，发挥出电子档案的最大价值。 　　诸如条目