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对科技计划项目档案管理工作的几点思考 　　科技计划项目档案是指科技计划中安排的、由财政资金支持的科学技术研究开发活动，在其管理和实施全过程中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。就其形成领域而言可以分为科技计划项目管理活动档案和科技计划项目研究开发活动档案。前者是由科技计划项目管理部门形成的，反映科技计划项目立项、实施、验收等科技管理工作内容的档案;后者是由科技计划项目承担单位在项目实施过程中形成的，反映科技计划项目的研发过程、研究条件及资金运转等内容的档案。 　　一、现状 　　《河北省省级科技计划项目管理办法》规定，项目组织管理的主体包括省科技厅、项目归口管理部门和项目承担单位。其在科技计划项目管理过程中形成的文件材料主要有河北省中长期科技发展规划和年度科技计划，科技计划项目管理的规定和规范，年度项目指南，项目任务书，项目立项、调整、终止和撤销工作形成的文件材料，项目验收、绩效评价、统计等资料。 　　从现有归档情况看，科技计划项目管理档案未列为单独门类，是随文书类档案一同收集管理。目前归档的文件材料主要有三类：一是科技中长期发展规划和年度计划、科技计划项目管理的办法规定以及下达科技计划项目、经费的通知。鉴于其在科技管理工作中的重要性，经办处室、部门对这类文件材料的归档都较重视，归档率可达100%。二是承担单位与省科技厅、归口管理部门签订的科技计划项目任务书。从2001年开始收集归档，现在每年的归档率已达99%以上。三是科技计划项目立项评审过程和实施、管理过程的文件材料。由于《河北省省级科技计划项目管理办法》未对相应产生的文件材料的收集归档做出规定，而档案部门对该过程中形成的文件材料的内容和数量都不掌握，所以目前这部分文件材料的归档处于被动接收状态。科技计划项目管理部门交什么就存什么，交多少就存多少，归档率无从考证。 　　此外，科技计划项目实行验收结题制度，即项目必须通过验收的方式结题。这个阶段形成的文件材料目前主要散存于省科技厅各相关处室，未统一收集归档。 　　从科技计划项目档案利用情况看，查档率呈逐年上升趋势。一是省科技计划项目管理部门日常工作中的查考利用;二是计划项目主研人对项目立项通知及合同书、任务书的查阅利用。特别是近年来，人事部门在职称评聘工作中要求申报人必须提供其承担科技计划项目的原始凭证材料，使这部分档案的查阅利用越来越多;三是随着国家和省有关部门对财政资金监管力度的加大，财政科技资金的使用也受到社会各界的关注，有关部门加强了对科技计划项目管理工作的各项检查、审计，体现在科技计划项目档案的利用方面，对涉及计划项目立项评审及实施管理过程档案材料的查阅利用也日益增多。 　　二、问题 　　首先，科技计划项目管理工作与其档案工作脱节。目前，科技计划项目管理工作已逐步建立起一整套相对完整、运行高效的制度体系和管理体系，无论是国家层面科技部出台的科技计划项目管理法规性文件，还是省级层面省科技厅印发的科技计划项目管理的具体办法和规定，都对科技计划项目的立项和下达、对计划进度进行监督检查和验收等系列工作提出了明确的程序和要求。相比之下，科技计划项目档案工作的办法、规定极少，而且多是对科技计划项目承担单位的档案工作进行规范，并没有就科技管理部门在科技计划项目管理过程中形成的档案提出具体归档要求。 　　河北省近年制定的科技计划管理文件中很少对科技计划项目档案提出具体归档要求，如2007年印发的《河北省重大技术创新项目管理暂行办法》提出，河北省重大技术创新项目管理采取省科技厅和省财政厅、项目组织单位、项目承担单位分级管理的方式。其中，仅对项目承担单位提出“进行档案归档”的原则要求，对省科技厅和省财政厅、项目组织单位都没有归档要求;2009年印发的《河北省科技支撑计划项目验收管理暂行办法》、《河北省应用基础研究计划重点基础研究项目验收管理暂行办法》、《河北省科技基础条件平台建设项目验收管理暂行办法》、《河北省软科学研究计划项目验收管理暂行办法》和《河北省国际科技合作计划项目验收管理暂行办法》中对归档只提出验收证书及验收会议全套资料的纸质文件在省科技厅项目主管处（单位）留存一份归档，没有具体归档范围规定。而其他科技计划管理文件则没有对科技计划项目档案提出归档要求，如2012年印发的《河北省省级科技计划项目管理办法》、《河北省自然科学基金资助项目验收管理办法》没有相应的归档要求。 　　其次，档案部门长期以来形成的档案收集方式不能适应新形势下科技计划项目管理工作的需要。长期以来，档案部门进行档案收集的方式往往是被动接收，即业务部门交什么，档案部门就收什么、存什么，缺乏主动参与意识。《科学技术研究档案管理暂行规定》提出：科研工作和建档工作实行“四同步”管理，“下达计划任务与提出科研文件材料的归档