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信息化技术在档案管理的应用 　　摘 要：当前我国已经进入信息化时代，如何应用新型技术手段进行档案管理，是摆在每一个档案管理人员面前的主要问题。随着计算机技术的不断发展，传统档案管理模式已与当前档案管理要求严重脱节，要求在档案管理工作中广泛应用电子档案技术，因此在档案管理工作中一定要应用信息技术。 　　关键词：信息化；档案；管理 　　随着信息化技术的快速发展，信息在社会生活中的重要越来越明显，信息资源是经济发展的重要条件，在单位各项工作开展中，信息化建设工作是重中之重。随着信息化技术的不断发展，传统档案管理模式已与当前快速发展的时代严重脱节，要求在档案管理工作中应用电子档案，这种状况对档案管理人员提出了新的要求。要求档案管理部门要及时转变工作思路，将工作重点放在迅速将文件、图片、录音和录像转变为实用信息方面，并对信息需求者提供优质服务。 　　1 档案管理应用信息化技术的优点 　　1.促进事业办公效率大幅地提高 　　计算机强大的信息处理能力是档案管理运用信息化技术的最大优点。在以往的档案管理工作中，档案管理人员依赖手工操作，费时费力。在应用计算机软件进行档案管理后，会使档案文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等各个环节变得十分方便、有序、快捷。 　　2.促进档案文件信息得到充分的交流与共享 　　在档案原始的手工操作管理中，事业单位之间和各个部门之间不能做到信息共享，文件和信息查找十分困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，并逐渐发展为体系管理，并可与其他部门或单位的信息系统建立共联，可提供档案文件信息的横向与纵向查询，从而极大地提高档案利用的质量和效率。档案管理信息系统可以对所调阅的档案文件信息作出适时响应和脱机处理，保证较高的查全率和查准率。并通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。 　　3.有助于档案保存稳定性 　　与纸质的档案载体相比，档案电子文件载体材料的寿命要长得多。电子载体，例如VCD、DVD光碟，U盘，移动硬盘等等。这些电子载体的普遍特点是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，不易受外部环境的影响，不易损坏，具有很强的稳定性。 　　4.大大提高了文件传递的速度和安全性 　　档案管理信息系统在计算机网络技术下，应用安全认证等技术手段直接通过网络进行传递，大大提高了文件传递的安全性和速度性。 　　2 档案管理信息系统的组成 　　档案管理系统一般由以下几部分组成： 　　1.档案储存管理子系统：该子系统能够实现档案自动编号，因此在进行档案的出入库时可实现档案的跟踪定位。此外，该子系统还具有档案储存位置的分配、档案储存信息管理的功能，从而可以实现电子档案储存位置的可视化、动态化管理。 　　2.档案查询管理子系统：在档案被查阅的时候，该子系统可以提供档案目录查询、密级查询等，并同时发出出库指令，管理人员根据出库指令将档案传给查阅该档案的人。 　　3.档案销毁管理子系统：档案入库时，在销毁管理子系统中会设定每份档案的保管期限，当档案到达保管期限时，销毁管理子系统会自动提醒管理人员失效档案的相关信息，由管理人员作出进一步处理。管理人员也可通过该子系统查看将要到期或是已到期销毁的档案信息。 　　4.档案安全管理子系统：该子系统应用网络安全技术来实现电子档案防盗和现场监管。如果档案在不经过查询子系统发出出库指令情况下出库，则监控模块将会把异常信息立即发送给警报模块，警报模块在接受到信息后会向计算机控制中心发出警报。 　　3 档案管理应用信息化技术需要注意的问题 　　1 把实体管理变为信息管理 　　在传统档案管理当中，档案存在形式一般是纸质、图片、录音、录像等，在整理档案资料时都是利用手工操作完成，由于管理过程涉及材料的收集、整理、编目、保管、鉴定、统计和提供使用等多个方面，所以档案工作人员工作量巨大，操作步骤非常复杂。由于需要对大量的档案资料进行保管，所以档案管理部门不能对已经存在的档案资料进行提炼和加工，导致大量的档案信息资源遭到浪费。随着在档案管理工作中引入大量的现代化管理技术和设备，尤其是引入了计算机、光盘和多媒体技术，促进了档案管理工作的现代化发展，对传统档案管理模式形成了有力冲击。现阶段，档案管理工作主要以信息为主，运用现代化管理方法管理档案信息资源。经过信息处理的档案资源可以实现多平台使用，只有使档案资源实现信息化，档案资源才能充分发挥自身价值，使档案管理工作在经济发展、科技进步和社会繁荣等方面提供优质服务；可以为人们带来一定的经济效益和社会效益，在未来国民经济发展中一定会担当重要角色。 　　2 建立有效的信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案 　　实现档案的信息化管理，要求必须建立文件档案