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东莞市保物业服务有限公司 东莞分公司 经济合同档案管理规定 文件现行版号/改次：A/0 首版生效日期：2009 年 09 月 08 日 本版生效日期：2009 年 09 月 08 日 发放编号： （盖受控章处） 文件编号： FI/POLY-DG-503 总 页 数： 7 （含本页） 编 制： 李 艳 编制日期： 2009 年 9 月 1 日 审 核： 李冰玉 审核日期： 2009 年 9 月 4 日 批 准： 张豪海 批准日期： 2009 年 9 月 8 日 文件修改记录 修改状态 日期 修改章节 修改内容 修改人 审核人 批准人 公司内部文件未经批准不得复印 第 1 页 共 7页 生效日期：2009 年09月 08日 东莞市保利物业服务有限公司 编 制度类别 FI/POLY-DG-503 东莞分公司 号 版号/ 制度标题 经济合同档案管理规定 A/0 改次 1.0 目的和依据 为进一步加强经济合同文档的管理工作，提高经济合同的管理水平，避免和减少因经济合同管理不当 而造成的风险和损失以及逐步实现公司经济合同管理工作的规范化，制度化，科学化，根据《中华人 民共和国合同法》和有关政府部门规定，结合公司实际情况，特制定本规定。 2.0 适用范围 本规定适用于总公司，分公司及各服务中心与各法人单位，其他经济组织，自然人或相互之间签订的 所有收款经济合同和付款经济合同的档案管理等。 3.0 经济合同管理原则 经济合同管理必须遵循依法办事，预防为主，实现经济合同纸质管理和软件管理的同步，并由财务管 理中心/服务中心负责人指定专人进行经济合同的保管和归档，以确保经济合同档案的完整，完全和有 效利用。 4.0 保守商业秘密 负责经济合同档案管理工作的人员必须保守公司的商业秘密。 5.0 公司及各服务中心的经济合同档案管理人员职责 5.1 必须认真学习经济合同档案管理规定，贯彻执行《中华人民共和国经济合同法》和有关条例，依法保 护本公司的合法权益。 5.2 审查经济合同，防止不完善或不合法的经济合同出现。 5.3 做好经济合同的统计，归档，保管工作 6.0 经济合同档案的管理规定 6.1 公司经济合同分类及编码规则 6.1.1 公司经济合同分为两大类：收款经济合同和付款经济合同 A 、经济合同分类级次：按三级分类如收款类-顾问类-省份。 B 、类别编码规则：用 13 位字母及数字表示（字母表示的为取类别前两个字的首字母）. 如： SKGW2009GD001。其中①前两位数字表示一级类别；②第三位及第四位数表示二级类别；③第五位 至八位表示经济合同签订年份；④第九位及第十位表示第