探讨如何做好学校档案信息化管理工作.docVIP

探讨如何做好学校档案信息化管理工作 　　摘 要：学校的档案管理工作是了解学校各项工作的展开情况的重要依据，同时也是记录学校发展历程的重要史料。随着信息化时代的发展，信息技术已经逐渐应用到各个领域，学校的档案管理工作也应该适应发展的需要进行创新。要做好档案管理信息化建设，不但要提高认识、规范标准，更要加强技术支持和人才储备，从而推动学校档案管理信息化建设进程。 　　关键词：学校档案管理；信息化建设 ；学校管理工作 　　随着电子技术的飞速发展，档案管理的信息化成为档案工作现代化的必然趋势。档案管理信息化是指通过计算机的传输、存储形成的电子文件归档，并遵循档案管理的基本原则进行收集、整理、保管、利用和统计，通过科技手段和先进管理方法高效率、高速度、高质量地完成档案管理工作。 　　1学校进行档案管理信息化建设的必要性 　　1.1档案管理的信息化是时代发展的必然趋势。 　　随着计算机网络技术的普及应用，社会生活的方方面面，都已经无法离开计算机的帮助。同时，计算机技术应用在教育领域，具体表现为多媒体的应用，电化教学，以及档案的信息化管理，这已经成为时代发展的必须趋势。随着改革开放的不断深入，市场经济得到前所未有的发展，竞争是市场经济的本质，谁能够把握事物发展的趋势，并采取积极有效的手段去适应时代的发展，谁就能够在未来的发展中取得竞争优势，所以学校必须要加强档案管理的信息化水平，以适应时代发展的需求。 　　1.2能够提高档案的信息质量，更好的为决策提供基础。 　　学校事业的发展是基于领导干部的管理与决策，面对机遇或者挑战，决策正确，管理得当，政令通畅，就能够实现学校的平稳、健康的发展，使学校的各项工作都能够走在同行业的前列；反之，错误的决策，会制约学校各项工作的顺利开展，甚至会让学校蒙受重要的经济损失，而这些决策的制定又是基于学校内部所产生的重要信息，档案所提供的信息，就是决策的一项重要依据。因此，实现档案管理的信息化，保证信息高速传递，能够为学校领导正确决策，打下坚实基础。 　　1.3使档案管理的工作效率大幅度提高。 　　学校在教学、科学研究以及日常管理的过程中，会形成大量有着重要保存价值的文件档案、教务档案、教学档案以及学籍档案等等，而大部分档案都采取的是传统的管理方式，可利用的价值十分有限，当对这些档案进行信息化处理之后，能够使档案管理从封闭走向开放，从传统的手工操作进入现代化的管理，档案所包括的信息能够被最大限度的挖掘，不但能够使工作效率大幅度提高，还能体现出档案在推动教育事业发展方面的重大意义。 　　2学校档案信息化建设的措施 　　2.1建立完备的信息管理系统，实现计算机及其网络在档案部门全覆盖 　　要为档案工作发展提供快、准、全的信息平台，计算机是一个强有力的工具。因此，建立学校完备的信息网络系统是实现档案管理现代化的前提。电子档案的建立，使档案储存与传输不受时间、空间和人力的限制，科最大限度开发档案资源，并科实现档案资源共享。电子档案所具有的存储量大、占据空间小、易于游览查询的特点，使档案信息的利用快速、便捷、高效。 　　2.2建立学校档案信息管理中心，以利于各类档案的统一管理 　　要加强人才培养，建立现代化的高素质、信息化的档案管理队伍。档案管理人员要不断学习。更新知识结构，不断适应瞬息万变的科学技术发展趋势。掌握最新信息，实施最新管理技术，应对学校教学档案管理、学生档案管理、人事档案管理等各种具体领域出现的新问题、新情况，利用电子信息技术开创学校档案管理的新路径。要逐步健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案管理的具体环节和步骤，制定必要的安全措施。 　　2.3着力提高档案标准化、规范化水平 　　要推进档案管理信息化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。首先，要有统一的上网目录标准。档案信息是一个内容十分丰富，形式?O其复杂的信息源。要保证档案管理的规范性和人们轻松、快捷的在网上查档，就必须遵循一定标准。否则，就会影响利用者快速、准确的查阅档案。其次，建立规章制度。学校档案具有保密性。结合中等职业学校校的实际情况，必须建立一个涵盖档案信息资源、计算机全部管理活动的目标体系、程序体系和技术方法体系，如系统运行安全管理制度、电子文件管理制度，重要场所（如机房、库房等）的出入规则等，充分体现档案信息化管理的管理规划、管理方法和质量要求。 　　2.4档案是一个学校非常重要的资源，它记载着学校发展的历史轨迹，记载着学校教学工作、管理工作、科研工作的每一个细节，是学校最为珍视的财富。档案信息化建设的基础就是信息资源，档案信息化建设首先就是要纸质档案资源转换为数字化的资源，这个工作的根本要求就是将各种纸质档案资源通过计算机技术，扫描仪设施以及档案信息化软