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加强煤炭企业物资采购系统管理探讨 　　摘要:为了加强煤炭企业物资采购系统的管理,我们必须从管理制度入手,整章建制,有一套可供考核的办法。对物资采购系统人员(采购员、计划员、库房管理员、财务结算员等)进行职业教育。并采取科学的方式进行物资采购。 　　关键词:煤炭企业;物资采购系统;管理 　　 　　物资采购是煤炭企业向供应商购买商品的一种商业行为,煤炭企业经营活动所需要的物资绝大部分是通过采购获得的,物资采购是煤炭企业物流管理的起始点。 　　1 建立完善的物资采购系统管理制度 　　1.1 建立物资采购价格通报制度 　　建立采购物资价目表,为主管领导提供审签依据。由计划组会同采购组编制当月采购计划和追加采购计划的采购物资价目表。要求计划组将编制好的价目表于次日报送经营副经理、副总会计师、经营管理部、采购组、库管等有关人员。价目表内容主要包括:采购物资序号、物资编号、物资名称、规格型号、计划价、上次采购价及供应商等。月份采购计划的采购物资价目表,要求在每月的5日前完成。追加采购计划的采购物资价目表,要求每周编制一次。建立物资采购询价制度,为企业监督采购工作提供依据。由物管科负责组织计划组对本月份的所有采购物资予以询价,并编制询价表(保留询价资料)。要求在次月的5日前将编制好的询价表报送总经理、经营副总经理、副总会计师、经营管理部、纪委、库管及使用单位。价目表内容主要包括:采购物资序号、物资编号、物资名称、规格型号、计划价、上次采购价、本月采购价及计划组询价等。 　　建立物资采购价格会议通报制度 　　每个月的月初的第一个安全办公会,由采购主管领导负责通报上月份物资采购价格发生情况,重点通报差异较大物资。 　　1.2 建立物资采购约束及监督机制 　　物管科。物管科主管领导、计划组和库房管理人员(含库工)有权对价格异常的到库物资提出异议,并负责通知采购员及主管领导,库房待问题解决后方能入库验收。基层单位。物资使用单位有权对价格异常、物资与计划不符及存在质量问题的物资拒绝验收支领,及时负责通报有关领导并在经营调度会上予以通报。企业纪委。每月由企业纪委负责对上月物资采购情况进行系统审计,拿出审计报告,并负责将审计报告报送总经理、经营副总经理等有关人员。 　　1.3 建立物资采购档案 　　采购组必须建立、建全物资采购档案。物资采购档案管理标准:①档案的填写要及时准确、完整。②档案的保存(储存)必须完整、有序、安全可靠。③档案的保管必须严格遵守档案管理标准。计算机档案(采购数据库):档案内容主要包括:①月份采购计划(追加采购计划);②采购物资序号;③物资编号;④物资名称;⑤规格型号;⑥计划价;⑦采购价;⑧物资到货时间;⑨采购员;⑩供应商;⑾库号;⑿采购形式等。 　　书面材料:档案内容主要包括:①采购通知单;②招标材料等。 　　注:要求采购通知单内容必须和采购数据库一致 　　1.4 建立到库物资验收审签制度 　　1.4.1 由物管科负责在每月26日前编制完成本月到库物资明细表,组织使用单位验收签字,并负责在每月的28日前报送经营副总经理、副总会计师、经营管理部、采购员等。 　　到库物资明细表内容包括:采购物资序号、物资编号、物资名称、规格型号、计划价、上次采购价、本月采购价、采购员、供应商、库号及使用单位等。 　　1.4.2 审批人员。使用单位:行政正职、业务主管、材料员。物管科:库房主管、库房主任、计划员、计划组长、主管副科长、科长。采购物资到库验收审批表是采购员付款依据,也是审批领导的审批依据。缺一不得付款。以上审批人员对审批到库物资的名称、规格型号、数量、质量等负全责。对不符合要求的物资有权拒绝签字验收。使用单位必须按时组织验收,对合格物资予以签收,否则将给予通报批评。 　　1.5 建立产品质量专题会议制度 　　每月5日前企业组织上月份采购物资质量专题会议,由物资使用单位、物管科通报本单位采购物资存在的质量问题及建议,由企业主管领导现场解决相关问题。 　　2 加强对物资采购系统相关人员的培训 　　物资采购因其涉及资金数额大、采购过程中可能存在“回扣”问题,一直是煤炭企业加强管理过程中重点关注的领域。因此,煤炭企业内部应做好与物资采购有关人员的引导教育工作。人总是采购行为的主体,物资采购系统是否优良,很大程度上取决于对采购行为主体的管理。 　　2.1 提高物资采购系统人员的业务水平 　　物资采购系统人员的业务不够熟练,对所采购物资价格没有定价经验,就无法作出合理的判断。对采购物资的质量实行“谁采购、谁负责”的终身负责制。对采购人员实行持证上岗制度。坚持做到紧把关口、持证上岗、严格管理、定期考核。对采购人员实行业务培训制度,未参加过岗位培训的采购人员不得参与采购,以此提高物资采购人员的业务素质。对