沟通管理制度介绍.docVIP

00 PAGE 6/ NUMPAGES 15A页次/总页数修改次第版 本 号 00 PAGE 6/ NUMPAGES 15 A 页次/总页数 修改次第 版 本 号 沟通管理 编号： 沟通管理 受控状态：_____________ 发放编号：____________ 生效日期：____________ 版本/修改次第 更改页次/章节 编制 审 核 批 准 生效日期 A/00 目的 制定本程序的目的在于规范公司对内、对外的沟通渠道，理顺执行程序和沟通程序，确保公司各项工作高质量、高效率地完成。 范围 本程序适用于各部门之间及公司对外的沟通。 定义 沟通：公司内部部门之间、专业之间、岗位之间为完成特定工作而发生的指令、需求、联络、磋商、回复等；公司与外部的联络等。 职责 本规定由行政部负责监督，各部门负责执行。 程序 对内沟通 对内沟通方式分为口头沟通和书面沟通。正式沟通与重大事项沟通必须采用书面形式（见《通知》、《沟通联络单》、《呈报审批件》），并有双方责任人的签字。 所有书面沟通必须有正式的回执，回执内容主要包括沟通事项落实情况、落实时间、所提供材料的清单及责任人的签字，详见《沟通联络回执》。 对内沟通流程 需求部门提出需求。重大事情填写《沟通联络单》送交相关部门，呈请总经理的文件用《呈报审批件》。 相关部门必须保质、保量、高效落实会议决定或领导意见。 《呈报审批件》、《沟通联络单》、《沟通联络回执》由收、发部门各保留一联。各部门间收发的文件必须按照公司规定进行编号。无编号或编号错误、不清的发文，收文部门有权拒收。 提案 提案的范围 对于公司的各项规章制度、管理办法提出具体改善建议，有助于经营管理效能提高者。 对于公司各项作业方法、程序、报表等，提供改善意见，具有降低成本、简化作业、提高工作效率的功效者。 对于公司未来经营的研究发展等事项，提出研究报告，具有采纳价值或效果者。 有关机器设备使用、维护保养方法的改善、革新者。 废料、废品的回收利用。 促进安全作业，预防灾害发生等。 提案内容如属于下列范围，为不适当提案，不予处理： 攻击团体或个人的提案。 诉苦或不适当地要求改善待遇者。 与曾被提出或采用过的提案内容相同者。 与法律法规抵触者。 提案的过程 提案人或部门应填写规定的提案表，如《呈报审批件》、《合理化建议单》，提报行政部或相关部门。提案受理部门应尽快予以批复。对采纳的提案，应回复《合理化建议采用通知单》，并给予提案人或部门适当的奖励。 投诉 商场设立总经理投诉信箱，用于受理商场内部、外部各种投诉，由行政部每日查收一次，上报总经理。 公司内部投诉应按照逐级投诉的原则，重大事件及疑难事件方可投诉至行政部及总经理处。 对于外部投诉事件，由行政部牵头，其他相关部门协助调查，快速果断地给予处理，并将处理结果上报总经理。 记录 《通知》，由相关部门负责保存，保存期限为1年。 《沟通联络单》，由相关部门负责保存，保存期限为1年。 《沟通联络回执》，由相关部门负责保存，保存期限为1年。 《呈报审批件》，由相关部门保存，保存期为1年。 《合理化建议单》，由行政部保存，保存期为1年。 《合理化建议采用通知单》，由行政部保存，保存期为1年 相关文件 《文件管理》。 附录 附录一 《通知》 附录二 《沟通联络单》 附录三 《沟通联络回执》 附录四 《呈报审批件》 附录五 《合理化建议单》 附录六 《合理化建议采用通知单》 附录一： 通 知 编 号： 版本号：A/00 编号：发文部门代号-年份流水号（5位） 内部编号：200 / / 页数：第 页/总 页 收文部门 招商企划部 财务信息部 物业保安部 商管部 行政部 签收人 日期 抄送 主题：关于XXXX的通知 各部门： （部门） （日期） 拟编: 审核： 批准： 附录二： 沟通联络单 编 号： 版本号：A/00 编号：发文部门代号-收文部门代号-年份流水号（5位） 页数：第 页/总 页 收文部门 签收人 日期 抄送 紧急程度 □缓 □急 □加急 主题：关于 （部门） （日期） 拟编: 审核： 批准： 编号： 版 本 号 A 沟通管理 修改次第 00 页次/总页数 7/11 附录三: 沟通联络回执 编号：