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南京机电液压工程研究中心提高档案管理质量工作体会 　　摘　要:文章根据设备档案管理中的多年实践。全面阐述了设备档案管理在科研生产工作中的地位和作用。结合固定资产投资项目档案验收的经验,对如何提高设备档案管理质量进行了分析、归纳。 　　关键词:设备档案;档案管理;档案验收 　　 　　南京机电液压工程研究中心(以下简称南京中心或中心)承担的高新工程建设项目,总投资达5亿多元,仅设备购置及安装费用就近2亿元。从2001年挂牌成立到2007年底通过国家正式验收,项目投资数额大、建设周期长,形成的文件资料数量多、种类杂。主观上讲,南京中心是厂、所合并成立的新单位,对工程的硬件建设非常重视,但对档案资料的软件建设认识不足。重视不够,档案人员缺乏项目档案验收工作的经历,中航档案馆在2007年8月对南京中心进行档案预验收时,提出了300多条问题。虽然经过3个多月的整改,最终通过验收,但档案归档和验收的过程非常值得认真总结,这对提高南京中心的档案管理质量有着重要的指导作用。 　　 　　一、对设备档案管理地位、作用的认识 　　 　　设备档案是指在设备研制、购置、安装调试、使用维护和改造过程中形成的、应当归档保存的图样、表格、文字、数字、声像等各种载体形式的文件资料。设备档案直接反映了设备的购置概况、技术性能、运行状况,是设备维修、技术开发和改造升级的重要凭证,也是单位固定资产的“账本”Z--。因此,设备档案在企事业单位中处于重要地位,对摸清家底,防止资产流失和为科研生产提供有效服务等方面都具有重要的作用。在大型军工单位中,设备档案的利用率往往高于其他科技档案的利用率。如南京中心在调迁过程中,为整合现有资源、节约资金,对不少旧设备进行了升级改造。工程实施过程中,设备档案的利用率多达上百卷次,为设备升级改造提供了详细的原始技术状态参数和信息支持,使设备改造的技术成熟度和设备使用性能大大提升,而设备改造成本大幅度降低,充分发挥了设备档案管理和设备档案应用所产生的技术经济效益。 　　 　　二、对提高设备档案管理质量的认识 　　 　　(一)加强学习培训力度,树立全员参与意识 　　一个单位档案管理水平的高低,从一个侧面反映出该单位管理水平的高低;一个单位档案人员的素质、业务水平的高低,也从一个侧面反映出该单位全员的素质和业务水平的高低。提升档案资料的管理水平,必须加强从业人员的学习培训力度,及时掌握档案管理的最新业务动态,跟进管理工作的前沿,为领导决策层和科研生产人员掌握、跟踪国内外发展动态和发展趋势提供准确的情报和各种信息。航空工业档案馆为提高项目档案管理水平,多次举办固定资产投资项目档案管理培训班,中心领导高度重视,派出多批人员参加业务培训。在参加系统培训的同时,档案管理人员应不断加强自身学习,引入现代管理理念和现代化办公工具,改进工作流程,树立起服务科研生产的大局意识,使档案管理工作成为连接各个服务层面的纽带。 　　设备档案管理是多层次、多因素、多变量的工作,需要各部门广泛协同、通力合作,突破过去分工严格的界限,形成全员参与、彼此合作的良好环境。设备档案工作人员要树立整体观念,调整工作思路,实现向“提前介入、合同约束、过程参与、同步验收”新的管理方式的转变。 　　 　　(二)设备档案的管理流程再造 　　随着中心调迁任务的完成,组织机构得到了调整和完善。基建处和技改处合并为技改建设处,负责技改建设项目的实施和管理工作,其中工艺设备的实施,严格按中心规定[2003116号《军品型号工程技术改造项目工艺设备实施细则(暂行)》执行,由技改建设处组织设备使用单位、设备及技术主管部门共同完成,财务部负责技改资金的筹措与管理。设备档案实行统一管理、分级保管、分阶段收集归档。本着谁主管、谁形成、谁承办的原则,各部门配备专(兼)职人员,负责本职责范围内文件的编制、收集和整理。对文件资料收集中存在的问题,由技改建设处召开专题会议,分析原因,明确责任,督促相关部门及时收集归档。其流程如下:计划、选购阶段的依据性文件,由技改部门收集整理;设备开箱验收时,档案部门直接参加并现场收回随机资料;委托第三方的计量检测报告,由计量部门负责收集整理;设备安装调试验收阶段的调试报告、精度检测报告和试车记录,由使用部门负责收集整理。在设备档案的形成过程中,档案部门发挥牵头组织作用,制定出可操作性强的设备管理办法和要求,明确归档职责、归档范围、归档时间,定期对设备档案形成部门的档案管理进行监督、指导与检查。随时把握设备档案管理状态,使档案收集、整理、归档做到组织落实、职责明确、管理到位。 　　 　　(三)重视合同约束的作用 　　借助合同的法律约束力,增强档案管理的严肃性,借助财务决算的经济手段,增强档案的及时性。签订设备合同协议时,明确档案移交的各项要