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医院电子档案应用与管理策略探究 　　[摘 要]随着信息技术的发展，经济水平的提高，计算机设备逐渐普及开来，并被应用于各个领域，尤其是事务性工作比较繁忙的医院，利用计算机管理档案，更方面、快捷，提升了医院的工作效率。而如何使用计算机对电子档案进行有效的管理，是医院的档案部门需要解决的难题。 　　[关键词]医院；电子文档；档案；信息管理 　　doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.08.127 　　[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）08-0-02 　　随着社会的发展，人们的生活水平逐步提高，由于不规律的生活、饮食和卫生习惯、安全事故、老龄化等各方面的影响，医院中病人数量不断增加，医院的事务日益繁忙。为了更好地对档案进行管理，医院档案室逐步引入网络技术，实行电子文档档案管理，并与文档源部门、计算机和信息管理部门合作，提高了电子文档档案管理的有序性、高效性，但是在管理中仍然出现一些的问题，需要采取相应的措施进行解决。 　　1 医院电子文档概述 　　1.1 电子文档 　　电子文档主要是指以电子计算机、光盘、磁盘为载体的在日常生活中形成的资料。其具有以下几个特点：①需要借助电子设备进行阅读；②利用现代办公设备进行传输和处理；③共享时不受距离和时间限制；④保存过程中受到温度、湿度和防磁性等条件的影响。 　　1.2 医院档案中的电子文档 　　医院中的电子文档主要分为两部分：一部分是各部门自身创建的，这类文档生成之后，便由创建者直接采集下来；另一部分是从工作网络上采集而来，这类文档是从各部门的工作网络中获得，多是在部门间的业务交流、上下级之间的工作交流中产生，包括电子信件、电子报告单、电子文书等，各部门在工作过程中，为了工作需要将其下载下来。 　　2 医院电子文档档案的应用与管理 　　2.1 完善电子文档归档制度 　　2.1.1 建立电子文档归档队伍 　　纸质文档的归档工作，经过长久的发展，已经形成比较成熟的制度和专业的队伍，工作基础厚实，工作能力出色，归档队伍的内部建设比较稳定，分管领导、立卷牵头人、归档人员各司其职，分工合作，相互支持，工作有条不紊。但是将网络技术应用于文档的归档工作后，电子文档档案的整理方法与纸质档案的整理方法存在较大差异，原有的队伍无法适应新技术的应用，给立卷和归档工作带来极大挑战。为了在保存原有队伍、延续分工合作的基础上，保证电子文档档案归档工作的顺利进行，需要原有归档队伍人员掌握新的技术和方法，因此，需要对原有的归档队伍进行业务培训，使他们尽快掌握信息管理自动化的技术和能力，承担起电子文档的归档工作。同时，还可以通过招聘，选拔一批优秀的电子文档归档人才，在原有的归档队伍中注入新鲜血液，促进电子文档工作的顺利进行。 　　2.1.2 完善各部门分工合作收集归档制度 　　电子文档的来源广泛，制作文档的人也各不相同，有业务管理人员、信息管理人员、数据录入人员，还有计算机技术人员。电子文档的种类比较多，文档格式也存在差异，如何进行电子文档的整理、归档工作，需要建立相关的制度，通过制度进行约束，保证工作的顺利进行。每个单位都遵守立卷归档制度，可以将电子文档的归档工作纳入立卷归档制度中进行管理。电子文档涉及的问题比较广泛，纸质文档的归档制度仅靠档案部门即可，但是电子文档的归档问题需要文档源部门、计算机与信息管理部门、档案部门三方的合作，相互渗透，发挥各自的优势，分工合作，共同促进电子文档的生成。 　　2.1.3 实施电子文档“两套制”的归档程序 　　电子文档一旦形成，可以通过电子设备进行修改，与纸质文档相比，其劣势在于对于一些具有法律效力和凭证作用的文档，无法进行实质性的保存，仍需要借助于纸质的载体。现在对于文档档案实行“双轨制”，即电子文档和纸质文档并存，而归档的档案内容实行“两套制”，也就是纸质的文档与磁盘、光盘的文档两种不同介质的文档一起归档，是内容相同、介质不同的两套档案，并且两套档案均有备注内容：电子文档归档目录“备注”栏中标明相应的纸质文档的档号及存址，纸质档案的目录“备注”栏中注明相应的电子文档的编码及存址。现在还没有有效解决磁盘、光盘等电子介质的耐久存贮问题，所以，电子文档“两套制”的归档程序还需要应用比较长的时间，直至电子介质的耐久存储问题顺利实现。如果电子介质档案出现存储上的进步，可以将电子文档“两套制”的归档程序，按照主次进行存储划分，对于具有凭证价值的文档，采用以纸质归档为主、电子归档为辅的方法，而具有情报、参考价值的文档，可以采用以电子归档为主、纸质归档为辅的方法，可以有效地提高文档档案管理的效率。 　　2.2 选择合理的归档方式和途径 　　电子文档的载体是光盘、磁盘等，稳定性比较差