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医院科研档案归档管理存在问题及改进措施 　　文章编号：2095-6835（2016）07-0052-02 　　摘 要：科研档案管理工作直接关系着医院各项事业的发展，对提高医院科研管理水平有十分重要的意义。针对医学科研档案归档与管理中存在的问题，结合笔者多年从事医院科研档案管理工作的经验和江门市第二人民医院的实际情况，就加强医学科研档案管理的改进工作提出了几点建议，以期进一步提高科研档案管理水平，更好地为科研活动服务，为社会服务。 　　关键词：科研档案；科研工作；管理制度；科学化管理 　　中图分类号：R197.323.1 文献标识码：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.07.052 　　医学科研档案是对医院科研活动的真实记录，是医学科技知识的重要载体，是丰富的信息资源，是实施医疗、教学、科研工作的重要依据。管理好、利用好医院科研档案对提高医院的管理水平，总结临床经验，提高科研工作质量有非常重要的意义，同时，也为发展医学科学和建设文明医院奠定了坚实的基础。 　　1 医学科研档案的定义 　　医学科研档案管理是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，所以，必须将其纳入科研计划、管理制度和有关人员的工作中，并与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合。同时，在工作过程中，必须实行科研工作和建档工作“四同步”管理，即下达计划任务与提出归档要求同步，检查计划进度与检查科研文件档案材料同步，验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步，上报等级、评审科技成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。这样做的最终目的是确保医学科研档案的完整性、准确性、系统性和安全性，以便于开发利用，从而实现医学科研档案工作从经验管理向科学管理转变，为医院工作和社会发展服务。 　　2 工作中存在的问题 　　2.1 科研材料收集不全面 　　医学科研档案的内容本应十分丰富，但是，如果医学科研档案的管理工作没有完整的管理体系和完整的资料，将会直接影响科研档案管理工作的有效开展，同时，也会降低医学科技档案的完整性和准确性。我院前期大多科研档案仅保存了最终的申报、审批材料，一些重要的科研项目形成的科技材料未归档，只是在科研人员个人或课题组内部保存和管理，给科研档案的整理、归档和医学科研档案的日常管理工作造成了一定的困扰。 　　2.2 科研档案管理制度不完善 　　由于医学科学研究的时间跨度大――少则数月，多则数年才能完成，导致哪些资料应该归档，什么时间收集整理，各种补救措施的实施等问题未能及时形成统一的制度规定。管理制度不健全，缺乏有效的制约手段是导致医学科研档案完整、全面归档的执行和落实力度不足的主要原因。 　　2.3 科研工作人员缺乏归档意识 　　医院科研人员往往只重视科研活动的过程和科技成果的鉴定与报奖，对科研档案的重要性认识不足，对其管理技术也不精通。这直接为科研档案管理工作增添了难度，根本无法保证归档质量。虽然医院成立了综合档案室，但是，科研档案管理人员都是以兼职人员的身份来管理资料，在时间和精力上得不到保障，同时，科研人员和兼职档案管理人员都缺少必要的档案知识。 　　2.4 科研档案有效利用与开发不够 　　鉴于我院建院时间较长，受医疗用房场地的限制，各门类档案无法集中统一管理，所以，只能分室管理，保管方式不达标。在迎接等级医院评审前，医学科研档案没有完全使用专用的统一档案柜和规格划一的档案盒来盛装保管科研资料，而且对书面材料、磁带、光盘等资料缺乏科学的分类、编排，导致科研档案的保管质量下降，损害程度加大，保管期限缩短。另外，医学科研档案的专业性和成套性又导致科研档案的归档质量欠佳，医院对档案的利用和开发力度不够，也未将科研档案与科技生产活动联系起来。 　　3 加强医学科研档案管理的改进措施 　　2014年，我院顺利通过了等级复审工作，并重点采取相关改进措施加强了对医学科研档案的管理。 　　3.1 实行了科研课题全过程管理 　　为了保证医院科研资料的完整性和科研档案的真实性，我院采取了科研课题研究全过程的档案管理方式。 　　3.1.1 立项指导 　　因为临床科研人员不熟悉档案收集程序，所以，在科研立项时，由医院综合档案室专职档案员协同科教科的一名兼职档案员，根据科研设计内容，将科研项目的归档内容和要求书面告知项目负责人，并对其进行指导，同时，兼职档案员具体负责该项目所形成的各种文件材料的收集工作。 　　3.1.2 中期检查 　　在科研项目开展的过程中，要求科教科的兼职档案员及时了解和掌握科研项目的进展，检查项目每一阶段应形成的原始材料，发现问题及时纠正，以确保研究活动中原始材料的真实性和准确性。 　　3.1.3 参与验收 　　在科研课题结题验收前，要求项目负责人将