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国际工程EPC项目文件管理研究 　　随着我国改革开放的深入和国力的增强，以技术输出为主的国际工程项目在逐年增加。由于海外工程的特殊性，如果其文件管理仍沿用以前的固有管理体制和方法，忽视对国际工程文件管理体制和方法的深入研究与创新，国际工程文件管理将越来越难以适应企业参与国际化竞争的需要。鉴于此，本文以我公司承担的国际总承包项目为例，介绍我公司在总承包项目文件管理方面的一些做法。 　　一、国际工程EPC项目文件的特殊性 　　首先，国外工程项目文件必须重视双重法律的存在，对外承包企业应当遵守工程项目所在国家或者地区的法律，信守合同，其经营管理过程中所形成的各类文件的归属和流向，也同样受到当地法律的约束和管辖。其次，国际工程项目文件具有文件多样性、内容复杂性等特征。第三，国际工程项目文件对归档的及时性有更高要求。第四，国际工程项目文件的易索性和责任的可追溯性程度较高。 　　二、国际工程EPC项目文件的创新管理 　　（一）针对国际工程项目文件受双重法律管辖的特点，制定相应的企业管理制度。对外承包工程企业文件管理工作涉及多方利益。为了实现对外承包工程企业文件管理的要求目标，必须从国家层面对文件管理体制进行设计，扫清对外承包工程企业文件管理的法律障碍和技术障碍，在充分厘清国内、国外、行业、系统等各方利益结构的前提下，明确对外承包工程企业文件的权益关系，建立相应的跨国家、地区和跨行业标准的协调机制，在国家现有文件管理体制的基础上，建立对外承包工程企业文件管理的相应体制，并配套制定对外承包工程企业文件管理制度，以解决对外承包工程企业文件管理工作中的法律冲突问题。 　　（二）针对国际工程文件的多样性和内容的复杂性，制定完整的文件控制管理系统。我们所承建的项目中，最多涉及近20多个专业分包商。针对不同的分包商之间的往来信函及文件，我们制定了具体的文件分类方式，方便管理工程中所涉及的各类文件： 　　Correspondence Letter，主要是供来往信件之用，信件的主题、编号、发出日期及接收日期、签发人等信息都体现在Correspondence Letter上。 　　Document Transmittal，主要是传送来往文件（除信函之外）之用，文件的编号、名称、版次、提交目的、签发人、发出日期及签收人、签收日期等信息都体现在Document Transmittal上。 　　Submittal，主要用于提交业主或咨询商以批复材料样品、技术资料的文件格式，此文件记录材料或技术文件的种类、用途、版次、提交日期、批复日期及咨询商的批复意见。工程中，几乎所有的材料及技术资料都是用此文件提交，使其批复状况一目了然。 　　FON（Field Observation Notice），即现场观测通知，供咨询商发现现场出现问题或存在隐患时，通知承包商在规定的时间内加以整改，从而满足工程要求及技术规定。 　　Distribution List，用于记录接收到的文件的具体来源、发送人员及部门、项目经理对文件的处理意见、问题负责人和需要采取的行动。 　　审阅单，主要针对发出的信件，记录有文件主送人、文件类型、状态、编制人、审核人、主管批准人、行管翻译及校审人，最后为文件核准及签发人，使得每个问题在项目内部均得到良好沟通。 　　RFI（Request For Information），即信息请求，主要是要求咨询商对一些存在争议或模糊的图纸及技术问题进行澄清的一种文件形式。 　　MOM（Minutes of Meeting），即会议纪要，通常由标题、与会单位、与会人员、正文、主送、抄送单位构成。会议纪要是会议宗旨、基本精神和所议定事项的概要纪录，不能随意增减和更改内容，任何不真实的材料都不得写进会议纪要。 　　Daily/Weekly/Monthly Report，即日报、周报、月报。这3类报表能反应项目运行过程中的质量、进度、投资、安全、环保等信息。日报能够提供项目的第一手资料，使项目决策更加灵活和适应市场变化，及时调整经营策略，避免企业损失。通过周报和月报对比，促进和鞭策各部门做好工作，积极工作，不断创新，带动全体项目员工，围绕项目既定目标努力工作，不断进取。 　　COR（Change Order Request），即由业主方引起的工程变更。该变更包括：推迟提交业主应提交的项目；功能描述书的缺陷，包括差错或遗漏；工作范围变更；计划调整指示；加速施工指示；工程暂停；有歧义的或相互冲突的合同条款；合同终止。工作范围变更是最普遍的工程变更，通常表现为工作范围的增减，是变更控制的主要对象。 　　CON（Change Order Notice），即由总承包商引起的工程变更。此变更涉及对合同有利和不利两方面，一般包括：设计变更；材料设备变更；设