建筑企业档 案管理制度ei1epdcu.doc

建筑企业档案管理制度 第一章 档案归档制度 一、总则 1.? 为加强本公司档案管理工作，结合本公司实际情况和公司领导对档案管理的相关要求，特制定本制度。 2.? 归档的各类文件材料必须按年度立卷，本公司内部在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别归档。 3.? 文件收集整理的部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（其中各种附件一律不准抽存）。结案后及时交专职档案人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接班人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 二、文件材料的收集管理 1.? 坚持部门收集、管理文件材料制度。设计部、财务部，市场部、工程部、质量安全部、材料部、办公室均应指定专门人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。 2.? 凡本公司制定印发出的制度性文件及公文一律由办公室统一收集管理。 3.? 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议纪要由办公室指定专人整理归卷。 ? 1）．公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续。 ? 2）．本公司召开会议，由办公室指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可。 4.? 各部门的资料员职责。 ? 1）．了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。 ? 2）．认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的1月底前应将上一年归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。 ? 3）．承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理借用文件材料登记手续。 三、归档范围 各部门现有归档资料具体如下： 财务部： 1、凭证、日记账、总账、会计凭证等会计资料； 2、各年度的审计报告（含验资报告）； 3、工程决算单； 4、工程施工合同的复印件； 5、人员保险资料； 6、劳务费结算单。 预算部： 1、招标文件； 2、施工合同； 3、投标预算书和决算单； 4、签证单； 5、劳动力资源库。 材料部： 1、各工程项目采购单； 2、各种材料购销合同； 3、合作经销商信息、报价资料； 4、每月材料信息考察调研表。 市场部： 1、业务信息表； 2、经济合同审批表； 3、接待审批单。 工程部： 1. 工程设备和固定资产档案资料（检测报告、材料设备的合格证及说明书、施工图、财产移交手续及其他需要存档的文件等）。设备档案是鉴定评价（仪器）技术状态的科学资料，接收归档本公司的各类设备仪器维护保养和安全技术操作规程、设备仪器使用记录、设备仪器保养情况记录、设备仪器检查记录及维修记录； 2、请示及批复文件、技术鉴定及成果申报奖励等各类文件； 3、各项目的完整竣工资料； 4、工程施工照片及完工照片。 办公室： 1、 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录等； 2、 公司各部门的业务申请及领导的批复；3、 公司反映主要职能活动的报告、工作总结；各种工作计划、总结、报告、统计报表及简报；? 4、公司与有关合作单位签订的合同、协议书等文件材料； 5、 公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励激励制度的文件材料；6、 公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料； 7、 公司的历史沿革、大事记要及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等； 8、 公司对外的正式发文与有关单位往来的文书； 9、公司各类资质申报材料； 10、公司在职人员的个人档案资料及应聘人员的个人资料； 11、公司的各项制度文件及各部门流程及标准； 12、各类办公用品说明书、保修单、维修单； 13、上级主管部门发来的与本公司有关的文件材料； 14、工会资料； 15、关于大型项目投标的预审和内审的总结资料； 16、其他公司资料； 17、检验报告。 设计部： 1、设计人员的设计输入输出资料在文员处登记备案； 2、输入资料：建筑图，结构图，招标文件等； 3、输出资料：幕墙投标图，样板图，试验图，施工图，竣工图，变更单，下料单等； 4、新技术、新工艺、新材料、新方法推广等应用资料的保存。 质检部： 1、整改通知； 2、检查记录； 3、在建项目、竣工项目照片。四、平时归卷 1. ?各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕的文件材料，由部门集中统一保管，每年12月31日前移交档案室存档。 2. ?各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切。 3. ?各部门要及时将办理完毕或经领导批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交公司档案室