秘书职能的人际环境-管理学原理网络课程.PPT

秘书理论与实务 之秘书实务—环境管理 秘书工作环境 学习内容 科学设计办公空间布局，创造优美的办公自然环境； 合理安排办公设备和办公用品，发挥办公设备与办公用品的效用； 掌握办公场所的安全管理工作程序和要求； 了解秘书职能人际环境的概念和秘书职能人际环境的类型； 了解并掌握制约秘书人际环境关系的因素，清除影响秘书人际环境的障碍； 掌握构建和谐协调的秘书职能人际环境的方法和技能，提高管理绩效。 林明花受聘到中信集团总经理办公室任秘书，总经理要她以专业的眼光对眼下显得杂乱的办公室重新进行设计布局。 目前公司的办公场所确实显得杂乱：办公室的设备虽然是新的，但摆放零乱；男职员办公桌上的文件、文件夹乱糟糟地堆着；女职员办公桌上个人照片、零食和化妆包到处可见；打印纸东一堆、西一堆地放在窗台上；办公室里人声嘈杂，职员们在扯着嗓子大声说话；办公室和公共办公区域缺少绿色植物，显得没有生气，空气污浊……林明花看后，根据学校所学的办公场所设计的知识，对公司办公室的硬环境和软环境都进行改革与调整；并制定一套具体可行的办公规范管理制度，要求职员们按照规范整理好自己的办公桌并按程序进行办公事务的处理。 经过改革，现在公司的办公场所显得那么和谐、美观：办公室整洁有序；办公桌上计算机、电话、文件夹摆放整齐规范；职员们正在忙碌着，没有了往日的嘈杂；办公室和公共办公区的绿色植物生机盎然。总经理忍不住连连夸赞：“干得不错，这才像个公司的样子。” 一、秘书职能环境的含义 （一）秘书职能环境的概念 秘书职能环境是指从事秘书工作的秘书个人，在其履行秘书职能时必须具有的有利于自身健康和提高工作效率的物 质环境条件和与之发生职能关系的相对稳定的职能对象的总称。 （二）秘书职能环境的作用 创造优美的工作自然环境。优美的工作自然环境，可以激发人们愉快、高昂的情绪，使其专心致志地投入工作，还有利于消除紧张和疲劳。 优化履行职能的人际环境。优化各种职能关系，为自己的事业创造“天时、地利、人和”的人际关系环境，使自己的工作能得到有关方面的理解、信任和支持，才能正常、顺利、有效地行使自己的社会职能。 二、秘书职能的自然环境 秘书职能的自然环境主要包含秘书工作区的空间、采光、温度、通风、噪音、装饰及工作区的办公桌椅、柜架、各种办公设备、饮水设备、办公用品和耗材、工作所需的文件、资 料、档案、书籍 等要素。 二、营造优美的工作环境 优美的工作环境，可以激发人们愉快、高昂的情绪，使其专心致志地投入工作，还有利于消 除紧张和疲劳。 （一）秘书工作空间的布置和安排 1、秘书办公空间的布局 秘书的工作空间，即各机关、单位的秘书处理公务的地方。它应根据秘书工作的性质、特点和基本职能，特别应根据服从并服务于领导工作的需要和外来人员办事联络的需要来合理设计，如应考虑到秘书的活动范围、作业姿势和办公用具的安置，要求做到房屋建筑的面积适当、室内空间适度、各办公室的位置排列科学、座位按工作流程顺序同向排列。 1）开放式办公空间布局 开放式办公空间布局就是在一个大工作间里按照工作流程安排所有员工的工作座位，相互之间没有任何隔板，站立时能直接见到所有员工的座位。有的工作位置可用高低不等的隔板分开，以吸收噪音和区分不同的工 作部门，这被称为半开放式 办公空间。 开放式办公空间布局的优劣 开放式办公空间布局具有以下优点：①有利于沟通和监督。彼此没有墙壁阻隔，也没有明显的等级标志，部门与部门、管理者与员工、员工与员工之间交流的心理障碍得以消除或减小，工作的合作和协调更为灵便；上司也有更多的机会接触、观察、监督员工工作。②有利于办公空间和经费的节省。开放式布局设计占用的地面面积比传统固定墙壁的办公空间面积可减少20%-30%；它的灵活性也很大；由于办公空间没有了墙壁，能源的消耗率减低；办公的集中化，也使办公设备的共享性得以提高。这些都是节约办公经费的有效途径。 开放式办公空间布局具有以下弊端：不利保密性质的工作；干扰较大，使人难以集中注意力开展工作；易使人产生处于被监控之下的感觉。 半封闭式：即在敝开式的办公室内用组合式家具或其他材料，将分工不同的秘书部门的