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基于共词分析我国档案信息化研究热点探讨 　　摘 要：基于CNKI中国学术期刊全文数据库利用共词分析方法对我国档案信息化的相关文献进行了分析，发现我国档案信息化的研究热点主要包括档案管理人员的素质、电子政务中的电子文件管理、城建档案信息化、档案信息资源共享中的信息安全、高校档案信息化、档案管理信息化中的信息技术等12个主题，存在国外相关状况研究和档案信息化评价研究比较缺乏及混合研究方法使用较少的不足。 　　关键词：共词分析；档案；信息化；研究热点 　　在社会信息化背景下，人们对档案信息资源的需求日益增长，利用方式发生着巨大的改变，档案信息化成为档案管理的必然趋势，也已成为档案学研究的热点问题，并发表了高水平的研究综述。[1]然而，该综述基于的文献截止到2007年，而且主要基于作者广博的相关知识和专业经验，对档案信息化研究内容的归纳有较强的主观色彩。因此本文拟利用共词分析法，对CNKI中国学术期刊全文数据库中所有档案信息化文献进行定量分析，力争客观形象地反映我国档案信息化的研究状况。 　　1 数据来源与研究方法 　　1.1 数据来源。为了解我国档案信息化领域的研究热点，笔者在2014年1月4日，以CNKI中国学术期刊全文数据库为基础，检索篇名包括“档案”和“信息化”的论文，共获得3789篇文献，剔除会议通知、报道、刊物征稿、人物专访等消息类文献，舍弃没有关键词的文献，最终得到有效分析文献2178篇。 　　1.2 研究方法。本文借助Excel和SPSS等统计分析软件，采用共词分析法，探析我国档案信息化的研究热点。共词分析的方法通过对文献中某一学科领域专业词汇的出现情况进行统计，来判断该学科领域各主题之间的远近关系。它统计文献中每两个主题词出现的频率，并把这些词汇组成的网络用数字和图表表示，可以更加直观呈现该领域研究的具体情况。 　　2 数据处理 　　2.1 高频关键词选取。将2178篇文献的关键词导入Excel，利用数据透视图统计关键词词频，共得到7255个关键词。由于关键词不是规范化的主题词，具有一定的随意性，需对相似关键词进行规范化预处理，比如将高等学校、高等院校、高校等统一为高校。由于本文是以档案信息化为研究对象，因此删去档案和信息化两词；而诸如对策、问题、现状研究、原则等表达较为宽泛的关键词也不宜作具体分析，删去。处理后，选择词频不少于10次的高频关键词作为共词分析的基础（见表1）。 　　表1 高频词表 　　2.2 构造矩阵。高频词虽然可以在一定程度上反映研究热点，但并不能反映这些热点之间的关系，因此需要利用Excel统计每篇文献中高频词出现的情况，构建共词矩阵（见表2）。由于关键词频次的大小直接决定共现频次，为消除自身频次差异的影响，首先利用Ochiia系数将共词矩阵转换为相关矩阵，Ochiia系数=关键词A和B共同出现的次数/sqrt（关键词A出现的次数×关键词B出现的次数）；为消除共词频次差异过大而导致的误差，再用1减去相关矩阵中的数值，得到相异矩阵。 　　2.3 聚类分析。聚类分析将词视为不同的类，并根据词之间的亲疏关系进行聚合，将相似的关键词聚合为一类，从而可以反映出某研究领域的热点问题。把2.2生成的相异矩阵导入SPSS，采用组间联接和平均Euclidean距离，经过系统聚类分析得到聚类树状图（见图1）。 　　3 我国档案信息化研究热点分析 　　在聚类分析树状图中阈值为21.5处将高频关键词分为12大类别，即档案信息化的12个研究热点主题。 　　3.1 档案管理人员的素质。档案信息化的发展使得档案管理工作发生了根本性的变革，档案管理人员要承担档案资源数字化、网络化、信息化的重要角色，这给档案管理人员提出了更高的素质要求。可以通过加强思想政治建设、提升职业道德水平、树立现代化的档案管理理念、优化知识结构、掌握现代化档案管理手段及强化服务意识拓宽服务领域等途径不断提高档案管理人员的综合素质。[2] 　　3.2 电子政务中的电子文件管理。电子文件已成为电子政务的主要管理对象和载体，维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，是电子政务建设和档案信息化建设的重要内容。电子政务中的电子文件管理尚存在各种问题，需通过深入研究、加强管理、提供技术保障、制定法律等来解决。[3]电子政务环境下电子文件中心是档案部门更好服务党政工作、开发利用政务信息资源的新举措，它应具备文件的报送、权限设置、审核发布、查阅、统计和保存的功能，并与本地区电子政务网建设同步；其建设应确定原则对电子文件中心实行规范有序的管理，借助电子政务平台建立集中检索机制，建章立制形成有效的工作链。随着电子政务建设的发展，政府电子文件越来越多，可以引入市场机制实现电子文件管理的层次化、文件管理职能外移及电子文件管理制度化进而实现电子