公司办公用品、公文及会议行政管理制度.docxVIP

办公用品（物品）及费用管理办法 第一条 为了规范公司办公用品的管理，提高工作效率和办事效率，使公司办公用品达到合理使用，降低不必要的消耗，特制定本办法。 第二条 本办法所指办公用品指： （一）耐用品（大件）：桌椅、沙发、茶几、文件柜、茶水柜。 （二）办公自动化和电器（大件）：打印机、传真机、打印复印传真一体机、投影仪、饮水机、空调、录音笔等。 （三）易耗品：圆珠笔、墨水、打印纸、笔记本、胶水、大头针、曲别针、纸杯（公务接待）、档案袋、文件夹、订书机等。 （四）其它物品：拖布、簸箕、脸盆、脸盆架、暖壶、水杯、电话机、计算器、钟表和话筒电池等。 （五）电脑管理另行规定。 第三条 职责 （一）总管理部负责办公用品（物品）配备标准和各部门年办公用品费用标准的制定与审核，负责易耗品的发放、登记和控制。负责办公用品的验收，配合财务部进行检查与交接。 （二）财务管理部负责建立入库、领用、费用、使用和管理台账，办理相关手续。 第四条 办公用品的费用控制 办公费用实行年度预算管理，由总管理部统一控制。由总管理部在每年年底根据下一年度公司工作计划、人员变化等情况，确定总体和各部门办公费用额度，并报公司经办会讨论，报集团总管理部批准，列入公司年度预算。 办公用品超支按集团费用预算的相关规定执行。 第五条 桌椅等耐用办公家具的配备标准 根据各公司所在区域，按总部和各园区的配备标准执行。 第六条 办公用品的购买 （一）所有办公用品的采购必须有采购计划，由专职（或兼职）采购员集中采购。 （二）非经制度明文规定或总管理部经理同意，除采购员外任何部门不得自行采购办公用品，采购员不得替其他部门或个人报销此类物资，否则由采购员自行承担采购费用，并给予相应金额的处罚。 （三）大件耐用品、易耗品由总管理部每月月底前上报采购计划，办公自动化和电器、其它物品由使用部门上报采购计划。 （四）对于定额外的物品采购，使用部门须制订采购材料计划，由总管理部经理根据标准审核，总经理签批。 第七条 办公用品的领用 （一）办公用品领用（耐用品、办公自动化和电器、其它类）：领用人填写出库单，部门经理签字，总管理部经理签字后，到仓库领取。仓库负责登记台账，并根据部门办公用品年度费用标准控制各部门办公用品的领用。 （二）办公用品领用（易耗品）：由总管理部统一办理出库，各部门到总管理部领用，总管理部建立管理台账，按标准发放。超出定额的或定额外的办公用品领用时，须经总管理部经理同意。 （三）总管理部后勤人员负责配合库房月底进行汇总，对超出定额的从下月定额中扣除相应的部分。在年底汇总超出年度定额的根据超出情况，管理部进行考核部门1—4分，在部门12月工资体现。 第八条 办公用品日常管理 （一）公司各部门低值易耗办公用品实行定额管理，耐用品实行使用台帐登记管理。 （二）对离职人员使用的耐用品办公用品和计算器、订书器等，财务管理部要根据记录台帐进行检查，确认其已交回并使用情况是否良好，方可在离厂手续上签字，对存在人为损坏的做出处理意见。 （三）除易耗办公用品外，各部门在领用时均实行以旧换新，但新增办公用品除外。 （四）财务管理部对个人使用的办公设施（桌、椅、柜子、沙发、茶几等）要专设台帐，在发生人员变动时和总管理部共同检查办公设施的使用情况，对存在人为损坏的要责令赔偿，并在人员调整后对用品责任人及时调整。 （五）部门内共用办公用品由部门经理指定人员负责管理。 第九条 办公自动化设备的管理 （一）各部门公用的办公自动化设备由部门经理指定专人负责管理和使用操作。 （二）对故意损坏、野蛮使用等人为原因造成设备不能使用的，由责任人负责赔偿并进行相应的处罚，找不到责任人的由部门负责人承担。 （三）各部门的打印、复印、传真必须有相应的登记台账，详细记录相关信息，每月由部门经理审核一次. （四）纸张管理： 1、打（复）印、传真所用纸张实行定额管理，由总管理部确定每个部门的定额，超出定额的部分由部自负。 2、节约用纸，根据需要确定纸张规格，严禁超量打印、复印和小资料大纸张打印、复印。否则给予每次10元的罚款。 3、凡没有明确要求单面打印的，一律双面打印、复印。 4、打印、复印时报废的资料，属于保密性质的应立即销毁，不得外传。非保密性资料，建议重复使用纸张。 5、每打印、复印达100张时，须等待5分钟后再运行，以延长打印机、复印机使用寿命。 6、严禁员工打印、复印、传真与公司无关的私人资料，一经发现，由使用人按每张2元付费交财务部，并给予设备责任人员每次20元罚款。 7、严禁外来人员使用公司自动化办公设备。如有特殊情况，需经部门经理批准后方可使用。凡发现外来人员私自打印、复印和收发传真的，按每张2元予以收费，并给予设备保管责任人每次20元的考核。 8、爱护设备，不使用时及时关闭，下班前检查是否关闭电源