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基层档案室建设工作中存在问题与对策 　　摘 要 本文论述了当前基层档案室建设工作中存在的问题，提出了加强档案室建设工作的对策。 　　关键词 档案室建设 工作 问题与对策 　　中图分类号：G271 文献标识码：A 　　基层档案室建设是档案工作的基础性工作，是保证各级国家档案馆接收进馆档案质量的重要环节。随着国家对档案工作的重视，各级档案行政管理部门积极贯彻落实《档案法》，并依照《机关档案工作业务建设规范》《归档文件整理规则》《文书档案案卷格式》《科学技术档案案卷构成的一般要求》《照片档案管理规范》以及国家档案局8号令的要求，严格进行检查，档案室建设取得了明显成效，步入了规范化、制度化、标准化、法制化轨道。但是，由于一些单位和部门还存在对档案工作不够重视、档案意识淡薄、档案管理人员业务不熟等不容忽视的问题，如果不能很好地加以解决，将影响当前档案工作水平的整体提升。 　　1档案室建设工作中存在的问题 　　近年来，通过对基层档案室的检查，发现许多档案室普遍存在以下的问题：一是档案管理人员不到位兼职现象严重；二是归档文件资料收集不齐全、不完整；三是部分档案资料不归档或不按时归档；四是案卷质量、内容填写不规范；五是硬件不到位；六是档案数字化工作滞后等。 　　1.1基层档案室档案管理人员兼职现象严重 　　由于没有专职档案管理人员，档案收集整理时间不能保证，使部分档案资料遗失。并且人员调动频繁造成业务不熟，档案整理质量不高。 　　1.2归档文件材料收集不齐全、不完整 　　在每次检查中，被检查的档案室不同程度存在档案资料收集不齐全的问题。主要表现在三个方面：一是注重红头文件的收集整理，而忽略了专门档案（如：财务、基建、设备等科技档案，声像、荣誉等实物档案）的收集。存在不归档现象，使这些资料仍存放在个别部门和个人手中管理，未列入收集范围等。二是忽略正式文件以外的资料的收集。如会议记录、统计年报、审批表、业务报表等资料的归档整理。三是注重本单位文件的收集，忽略了上级、本级和下级单位文件的收集。即上级领导和业务主管部门印发的下行文、本级的平行文及下属单位报送的上行文（计划、总结、年报等）。 　　1.3档案室存在不归档或不按期归档的违法行为，甚至有个别单位档案室名存实亡 　　根据档案有关法律法规的规定，每一年的文书档案一般应于次年六月底前归档完毕，会计档案由财务部门或会计人员负责整理立卷，在本部门保管一年后向机关档案部门移交，科技档案中的基建档案、科研项目档案，由项目负责人在竣工验收、成果鉴定一个月立卷完毕，向机关档案部门移交，声像档案于一次会议、一项活动结束半个月内整理完毕归档。有的单位不认真执行档案整理的规定，造成大量有价值的档案遗失。 　　1.4案卷整理不符合要求 　　（1）文件材料不齐全。在归档的文件材料中，有的文件只有定稿没有原稿，没有文件处理签；在永久卷中有批复没有请示等等。 　　（2）装订时文件排列顺序不对。有的单位装订文件排列顺序放错，装订时文件顺序遵循的原则：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；批转或转发文件在前，被批转或被转发文件在后；收文处理阅办签在前，正式文件在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。 　　（3）档案应归档年度不清楚。不同保管期限的文件，不要放在一起；跨年度的工作文件归入工作开始的年度，工作结束的文件材料插入开始年度；法规性文件归入公布和批准年度；不同年度的文件应按不同的年度立卷归档。 　　（4）案卷文件目录或归档文件目录有问题，经常出现目录项目不完整现象。有的目录没说明或说明不请、目录项填写不规范、有责任者的未填写、文号不规范、题名书写不正确、日期不规范等，这样不便于查询利用。 　　1.5硬件不到位 　　首先，少数单位无档案专门用房。由于办公用房紧张等诸多原因，一些单位无档案专门用房，不符合档案安全保管的要求。其次库房面积不足。随着近年来档案数量的不断增加，许多单位已面临库容饱和、无处存档的局面。第三，库房有堆放杂物现象。由于用房紧张和管理不到位等原因，有个别单位的档案库房存在放置寝具、杂物等现象。第四，档案柜架陈旧杂乱。检查中发现有个别单位由于经费紧张等原因，没有及时更换、淘汰严重变形、不符合安全保管要求的档案柜架，形成了不同材质、不同颜色、不同规格柜架混合使用、杂乱不堪的局面。有的单位档案盒未使用无酸档案盒等，这些都不利于档案的长久保存。 　　1.6档案数字化建设滞后 　　个别档案室档案数字化建设落后甚至就没有进行，档案室新整理档案目录还存在手写目录等。 　　2解决当前档案室建设工作中存在问题的对策 　　档案室建设是档案工作的基础性工作，要继续贯彻执行《档案法》等法律法规，加强对档案室建设工作的领导，解决好档案室立卷归档工作中所