中国美术学院学生档案管理办法-中国美术学院毕业生就业指导服务中心.DOC

PAGE PAGE 1 中国美术学院学生档案管理办法 第一章 总则 第一条为加强我校学生档案的管理，使学生档案管理工作更加规范化、制度化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校学生档案管理办法》以及国家有关学生管理工作的政策规定，结合我校具体情况，特制定本办法。 第二条 学生档案是记载学生在校期间的思想、学习、工作、生活、遵守校规校纪和法律法规等情况的主要材料，是全面考察了解学生在校表现的主要依据。 第三条 学生档案管理工作要贯彻“为人事工作服务”的基本原则，坚持维护档案真实性、完整性和保密性的工作方针，实施两级管理体制，学生处是学校学生档案管理的主管部门，由学生处制订办法并统一组织实施管理。各教学单位具体负责管理本系学生档案，接受学生处的指导、监督和检查。 第四条 本办法适用于全日制普通本科生和研究生的档案管理。高职学院学生档案的管理工作，参照本办法执行。 第二章 学生档案的收集 第五条 新生入学时，其档案由学校招生办公室统一接收后，移交至有新生的各教学单位。基础教学部在第二学年开学初按学生的专业流向将学生档案整理后，移交到各教学单位，并填写“学生档案交接登记表”。 第六条 各教学单位应指定专人负责学生档案的移交和接收工作，移交和接收工作应在学生入学后一个月内完成。 第七条 各教学单位在移交和接收档案时必须清点并记录所缺档案，同时要及时通知学生本人协助学校向档案所在地催寄档案。在每年新生报到后两个月内，各教学单位须将“新生缺档登记表”报学生处备案。 第八条 各教学单位应建立学生档案名册，如中途有转入转出档案，须及时填写“学生档案交接登记表”，登记注册。 第九条 每学年结束后，各教学单位应以年级为单位，将上学年度形成的档案材料进行整理并归入学生档案。档案材料的整理和归档工作应在开学后一个月内完成，毕业生档案材料的归档工作应在毕业生离校前完成。 第十条 档案材料应真实、完整、文字清晰，档案材料不得涂改。档案材料须由组织部门审查盖章的，应加盖公章；个人文字材料应有本人签字。档案材料应用碳素墨水或蓝黑墨水书写，以便长期保存。 第三章 学生档案的内容 第十一条 学生档案材料的归档工作直接关系到人事档案的完整性和学生的切身利益。为了使学生档案符合国家人事工作的需要，在校期间学生档案应不断充实以下内容： （一）招生材料：学生参加高考而录取的档案材料； （二）毕业材料：高等学校毕业生登记表、毕业生体检登记表、毕业生报到证副联； （三）学业材料：学习成绩登记表以及专业（教育）实习鉴定表、论文（设计）评审表、学位证明以及休学、退学、转学、转专业、出国等证明材料； （四）奖励材料：学生在校学习期间获得的校级及其以上奖励材料； （五）处分材料：学生在校期间因违反校纪校规，触犯国家法律等形成的各类处分、处理材料； （六）贷款材料：申请国家助学贷款有关材料； （七）组织材料：学生在校期间加入中国共产主义青年团以及加入中国共产党的有关材料，包括入团、入党申请书、外调材料、思想汇报、入团、入党志愿书、转正申请书等； （八）日常行为表现材料：学生登记表、历年学年总结鉴定表、学生诚信档案等； （九）可供组织参考的其他应当归档的材料。 以上材料在校期间一经形成，应即时归档。 第十二条 对于定向和委培研究生，除第十一条所规定的档案材料以外，还应根据合同规定将毕业证书归入其档案，转递到定向或委培单位。 第四章 学生档案的保管 第十三条 档案的日常保管应做到规范、安全与严格。 （一）档案必须专人管理，存放在档案柜内并上锁； （二）学生档案按年级、班级、学号排列，在固定位置存放，做到专柜保存； （三）做好档案柜内防盗、防光、防火、防潮、防漏、防蛀等安全保卫措施； （四）档案柜钥匙须由专人保管，管理人员应严格遵守保密原则，妥善保管档案。 第五章 学生档案的使用 第十四条 因工作需要使用学生档案须征得所在教学单位分管学生工作领导的同意，并填写“学生档案使用申请表”。 第十五条 查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，查阅档案人员须在规定地点查阅，并履行登记手续。查阅学生档案时，不得涂改、圈划、污损、拆散、抽取、撤换、增添档案材料。不得将档案拿出室外，不得向无关人员或向外公布档案内容。凡要摘抄档案内容的，必须征得管理人员同意，并在档案查阅登记表上作记录。 第十六条 校内各单位或外单位人员因工作需要要求查阅学生档案，必须出具个人有效证件和单位介绍信，办理有关申请登记手续，填写“学生档案使用申请表”，方可查阅。确因工作需要复制学生档案材料，须经所在教学单位分管学生工作领导批准，方可复印。学生不得查阅本人或他人档案。 第十七条 学生