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大数据时代高职院校教学档案管理系统研究 　　摘 要：随着教育信息化的不断推进、职业教育教学改革的不断深化，职业院校在教学活动中所形成和积累的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的教学档案材料越来越多。在大数据信息化时代，这些教学档案对于改善教学管理、提升人才质量有着非常重要的作用，必须进行规范化管理，全面提升其利用率。因此，很有必要加强教学档案管理项目的研究，包括制定教学档案归类标准、档案工作管理规范、建立信息化的教学档案管理系统等。 　　关键词：教学档案；分类标准；管理系统 　　一、教学档案研究的现状 　　目前，不少高职院校的教学档案管理尚未按教育信息化要求形成完整的机制，如没有配备专职的档案管理人员、兼职人员一般都未受过专业知识与技能培训、档案管理制度也不健全、管理流程与教育信息化要求不匹配等。档案管理存在的主要问题表现在：一是对档案管理工作的重要性认识不够。教学档案数量大、内容多，其作用不受重视，档案管理投入也少，对档案管理工作持得过且过态度，更谈不上创新；部分工作人员认为教学档案管理工作轻松简单，不需要专业知识，致使教学档案管理质量和效率难以突破。二是档案基础工作不规范。需要归档的材料没有及时归档，造成了在评估和重点项目申报中材料的缺失；收集的材料类别混杂，没有及时装盒整理；相当一部分档案材料散存个人手中，造成档案收集不全，归档材料质量不高等。三是档案管理制度不健全，需要文件的时候乱翻乱抽，借阅、转阅不登记，借走后不妥善保管，用后不归还，造成重要文件的流失。四是在档案管理方面应用信息化技术少，与信息发展形势不匹配，档案管理效率差。 　　二、教学档案管理研究的方法 　　本课题主要采用三种研究方法：一是调查法。通过同类高职院校中档案管理的相关经验和做法，收集到更多有关教学档案管理工作办法，寻找本课题实施的理论依据以及可以借鉴的优秀经验；二是比较研究法。将现代化的档案管理与传统的档案管理方法相比较，找出两者的优缺点，将两者优点相互结合。三是个案研究法。以湖南水利水电职业技术学院（以下简称“我院”）教务处档案为实例进行试点。 　　三、教学档案管理系统研究的结论与对策 　　（1）建立了教学档案分类标准：DA/T 22――2000?则同样适应于高职院校教学档案的管理，并能在配套制度环境中发挥作用，能够为教学档案管理提供有效规范。可以建立与DA/T 22――2000规则相适应的教学档案分类标准。 　　通过建立的教学档案实体分类目录，按照《归档文件整理规则规范》建立相适应的编号，以教务处的档案为案例，以“件”的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体的过程。对归档文件进行合理的分类，要体现出文件之间的内在联系，使教学类档案成为一个有机整体，便于系统的提供利用，而且对排列、编目后续工作的开展，以及文件柜、文件架的管理有着重要意义。 　　结合我院实际工作以及机构设置的特点，参照《归档文件整理规则》中关于归档文件分类的要求，制定我院归档文件分类方案。采用年度―机构（问题）―保管期限三种分类法，并可以组合成许多种复式分类法。一级类目的标识，采用类目名称主词和汉语拼音的第一个字母，如“JX”即“jiaoxue”（教学）的简称。档号模式规定为“年度号+分类号+案卷号”。如2014年教学综合性第1号卷的档案为2016-JX11-001，分类号（类目）的设置学院文件数量的多少可分为一级、二级或三级类目。 　　（2）建立教学档案管理制度：通过建立档案分类标准来规范教学档案管理，必须有配套的制度，需依据档案相关法律法规，研制学院的档案管理工作规范框架。在调查的过程中发现，大家对档案不够重视，很多的档案规章都不是很熟悉，档案意识的加强，需要全院的各个部门都引起重视，我们根据《中华人民共和国档案法》、国家教育委员会《高等学校档案管理办法》等档案法规，并结合学院档案工作实际，形成《湖南水利水电职业技术学院档案工作规范体系》，为加强学院的档案工作，充分发挥各类档案的作用，更好地为学院教学、科研及其他各项工作服务。 　　对于档案管理的收集、整理、编目、保管、鉴定、统计和编研提供利用等业务环节有以下相应的制度《湖南水利水电职业技术学院档案管理实施办法》《湖南水利水电职业技术学院档案实体分类方案》《湖南水利水电职业技术学院各类档案工作规范》《湖南水利水电职业技术学院综合档案室工作职责》《湖南水利水电职业技术学院档案材料保管期限规定》等制度，组成档案工作规范体系。通过学习档案规章和学院档案工作规范，对加强全院职工档案归档意识，促进档案建设的标准化、规范化起到重要作用，进而提高学院档案管理水平，更好地发挥档案资源的社会、经济效益。 　　（3）提出教学档案信息化管理系统开发方案：采集.NET