科学管理时间 事半功倍做事摘要.pptVIP

时间管理 Time Management 时间管理 时间管理 时间管理定义 分析现状 如何管理时间 总结 一、何谓时间管理 单位时间内对事情的管理 做重要的事 提高效果 时间管理 时间管理 二、分析现状 1.记录时间 时间管理 二、分析现状 2.诊断时间 1.找出不必做的事情 2.哪些活动可以由他人代为参加而 又不影响效果 3.找出浪费别人时间的因素 二、分析现状 时间管理 1.由于缺乏制度或远见而 产生的时间浪费 2.人员过多，造成浪费 3.组织不健全 4.由于信息不健全造成的浪费 二、分析现状 时间管理 十大时间浪费 时间管理 乱放东西是首位翻箱倒柜最费时 开会属于第二位好多会议无效益 十大时间浪费 时间管理 电话属于第三位管理不好掉陷井 干扰列在第四位应酬很多实在累 十大时间浪费 时间管理 拖延列在第五位对人对已都不利 垃圾档案属第六鱼目混珠低效率 十大时间浪费 时间管理 危机属于第七位接踵而至难应付 颠倒授权属第八别人求援常应答 十大时间浪费 时间管理 完美主义属第九精工细雕属多余 精神涣散属第十流畅受阻费时间 Step3 配合生理时钟，拟定计划。 Step4 分析、检讨目标达成率改进。 Step2 安排目标的轻重缓急，安排优先次序。 Step1 订好长期目标，以及与之有关的短期目标。 1、善用规划的观念 三、如何管理时间 时间管理 2、时间管理的方法 八十二十法则 掌握关键，花较少的時间得大功效 象限法 集中处理法 时间管理 象限法 第一象限 急迫又重要的事 必须做 第二象限 重要但不急迫的事 应该做 第三象限 急迫但不重要的事 可以做 （亦可分派） 第四象限 不急迫又不重要的事 何必做 时间管理 把时间用在刀口上 第一象限急迫又重要的事。 各种状况考验我们的经验、判断力的时刻, 也是可以用心耕耘的园地。很多重要的事都是因为一再拖延或事前准备不周, 而变成迫在眉睫。 Ex：陪重病的亲友上医院 第二象限重要但不急迫的事 主要是与生活质量有关。荒废这个领域将使第一象限益形扩大, 使自己陷入大的压力与危机中而疲于应付。反之, 多投注一些预防措施, 很多急事将无从产生。这个部份的事情不会对我们造成催促力量, 所以必须主动去做。这是发挥个人领导力的领域。 Ex：完成学习7篇reading packet 第三象限急迫但不重要的事 因为迫切的呼声会让我们产生这件事很重要的错觉--实际上就算重要也只是对别人而言。电话、会议、突来的访客都属于这一类。我们花很多时间在这个范围打转, 自以为是在第一象限, 其实不过是在满足别人期望与标准。 Ex：看周日晚间的柯南 第四象限不急迫又不重要的事 简而言之就是浪费生命, 所以根本不值得花半点间在这个象限。但我们往往在一、三象限间来回奔走, 忙得焦头烂额, 不得不「逃避」到第四象限去疗养一番再出发。这部份的范围倒不见得都是休闲活动, 因为真正有创造意义休闲活动是很有价值的。 Ex：上网收广告信 时间管理 拟定工作计划（工作日志） 优先次序 急 不急 重要 不重要 人生目标 象限的运用原則 时间管理 如何选择重要的事 重视将来而非过去 重视机会，不能只看到困难 选择自己的方向，而不盲从 目标要高，要有新意，不能只求安全 时间管理 以理性科学的方式，评断优先順序 工作项目 长期重要性 短期迫切性 总数 优先次序 1.定期运动 2 3 5 4 2.陪亲友上医院 1 1 2 1 3.完成工作报告 1 2 3 2 4.看柯南 3 1 4 3 5.上网收广告信 3 3 6 5 两个方面：重要性、急迫性 三种程度：最重要、重要、不重要 时间管理 总结 1.时间管理的价值 2.实务应用 电话管理 有效的开会 授权 3.善用科技展品做好时间管理 时间管理 1、时间管理的价值 提高生产力 预防压力 在工作(学业)与个人生活间取得平衡 朝向人生理想目标迈进 时间管理 2、实务应用 有效的开会 电话管理 授权 时间管理 有效的开会 meeting 准时开会与結束 适当的人员 明确的目标与议程 达成共识与追踪成效 排除干扰 时间管理 电话管理 清净时间 更高层的过滤 电话方式 没有助理 1.同事 2.留言系统 3.灯号取代铃声 4.拔掉电话插头 5.隔绝电话 有助理 过滤电话 1.处理 2.转接 3.暂缓 4.速办 电话管理 时间管理 授权 我是万能的… 焦头烂额的经理人养了 一堆没事做的属下 沮丧的员工---不被信任 、才能无从发挥 经理人无法专心从事 改善公司作业等的思考 清楚描述「下个步骤」并确认其重要性 指派给至少能完成这件事的最低阶层员工 a)给予建议，然后行动 b)行动，然后给予建议 安排适当的后续