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浅谈如何加强铁路设计院科技档案管理 　　【摘要】铁路设计院在勘察设计过程中产生的科技档案是铁路工程建设的重要资料和宝贵财富，是下一步施工、监理等建设环节的重要依据，只有不断的加强铁路设计院的纸质文件和电子文件的收集、整理和归档工作，才能保证铁路科技档案完整、准确、系统、安全和有效利用，更好的为铁路建设服务。 　　【关键词】铁路设计院；科技档案；纸质文件；电子文件；信息化建设 　　 　　在国家大力发展国民经济的形势下，铁路建设迎来了前所未有的高峰，新建、改建、扩建等一大批重点项目频频开工，高速铁路、城际铁路等建设如火如荼，随之产生的铁路设计文件数量显著增加；与此同时，随着计算机在工程勘察设计过程中的广泛应用，产生了大量的电子文件，电子档案的信息化管理也迫在眉睫；然而，铁路行业档案管理工作的标准和规范没有及时的修改和调整，很多管理规则和标准不能满足当前形势的需要，再加上各铁路设计院多年来形成了自己的工作模式和特点，整个铁路行业的档案管理面临着越来越大的挑战。笔者结合自己档案管理工作过程中的经验，从纸质文件和电子文件两个方面，分析当前铁路设计院科技档案管理存在的问题，并提出了自己的一些想法和对策。 　　1.纸质文件归档存在问题及对策 　　1.1形成与归档 　　由于铁路工程项目投资大、工期长等特点，设计人员形成的各种说明书原稿、外业资料、互提资料、计算资料、会议记录等都长期散落在设计者个人手中，不能够及时的归档，有的保管不善最终丢失，极大的影响了铁路工程项目档案的系统性和完整性。 　　针对上述问题，档案管理部门和各设计部门要共同研究和制定科技文件材料的归档范围和保管期限表，对各专业形成的文件哪些需要归档、由哪个部门负责归档、归档时间、归档的保管期限和密级性等都要做出明确的规定，项目总体负责督促各专业负责人做好本专业科技文件材料的积累、立卷和归档工作，工程项目完成验收要与科技文件材料的归档验收同步进行，没有系统、完整归档的工程项目按没完成处理，对项目总体和专业负责人要追究责任，必要时进行经济处罚。 　　1.2整理与编目 　　由于铁路设计文件自身的特点，我认为最好是以“自然件”为单位进行保管，对每一张图纸、每一册文件、每一本资料进行整理和编目，不要对文件进行合订和分拆等加工处理，即按“件”管理不要按“卷”管理。这样做有几点好处。 　　1.2.1有利于保护档案自身安全 　　把文件装订成“卷”后，一般厚度增加，要对文件进行复印、扫描等操作时往往要把装订线拆开，长久下去，文件极易损坏；按“件”整编可以避免这一问题，从而减少对文件的损坏。 　　1.2.2有利于提供利用和保密 　　按“件”整编后，借阅人员只借阅需要的文件，不必整卷文件都借走，利用更加方便，同时也缩小了借阅和使用的范围，更有利于保密。 　　1.2.3有利于鉴定和销毁 　　一个铁路工程建设项目产生的设计文件，从设计阶段上分，一般包括预可行性研究、可行性研究、初步设计、施工图等阶段；从专业上分，一般包括线路、轨道、路基、站场、地质、桥涵、隧道、通信、信号、房屋、给排水、暖通、电力等专业。一个项目产生的文件具有系统性和成套性，归档时要保持技术上的内在联系，很多保管期限不同的文件会排列在一起。 　　如果按“卷”整编，鉴定销毁时要么需要把案卷拆开剔除作废文件后重新装订，要么只能允许没有价值的文件继续存在；而按“件”整编后，可以对每份文件标识保管期限，鉴定时可以有针对性的剔除作废文件，不受其他文件的影响，使鉴定和销毁工作更加准确和方便。 　　2.电子文件归档存在问题及对策 　　随着信息化的迅猛发展，计算机在铁路工程建设领域得到了广泛应用，电子文件大量产生，如何保证信息化时代铁路勘察设计的真实历史记录能够长期保存和有效利用，已成为铁路设计院所面临的一项紧迫而艰巨的任务，在实际工作中也产生了很多问题。 　　2.1现阶段铁路设计院电子文件归档存在问题 　　2.1.1电子文件归档时间延迟 　　电子文件归档时限原则上应与纸质文件相同，但是由于工作忙、工期长等种种原因，专册及总体没有及时收集整理电子文件，导致归档时间延迟。 　　2.1.2与相应的纸质文件不一致 　　由于归档时间拖延，收集和整理出来的电子文件很难与相应的纸质文件在版本、时间、内容上面保持一致性。 　　2.1.3电子文件名的命名不规范，档案管理人员要进行修改和整理，带来很多麻烦。 　　2.1.4归档交接目录和实际电子文件数目不一致。 　　2.1.5刻录光盘来保存电子文件，保存年限不长，安全性不高。 　　2.2针对以上问题，提出以下几点建议。 　　2.2.1电子文件与纸质文件一同流程，一同归档，不容许拖延。 由项目总体向各专业负责人通知项目电子文件归档的截止时限，各专业负责人收集和整理本