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如何强化现代电子管理 　　摘要：随着办公自动化程度的不断提高，各机关事业单位保存的纸质档案材料的不断增多，纸质档案数字信息的处理难度不断加大，这就要求我们将不同表现形式的纸质档案信息，通过计算机的录入、扫描、刻录等多种形式转化为数字信息，借用计算机和互联网来进行档案信息的管理和档案信息的传输，这就需要我们必须努力强化电子文件档案管理工作。 　　关键词：纸质档案；现代电子文档；管理 　　 　　1.电子文件的特殊属性和表现形式不同于纸质文件，文件档案管理借用计算机和互联网来强化纸质文件的积累、整理、处理、鉴定、归档工作，能起着十分重要的作用 　　2.1加强电子文件的形成与积累工作 　　电子文件的收集积累是一项经常性的按有关规定和标准进行的工作，是从电子文件形成阶段开始的。电子文件的收集积累应贯穿于公文处理和科技工作的整个过程，而且还必须了解和掌握电子文件的形成规律和形成过程。对不同信息类型的电子文件，要分别采取措施保证其完整性。但需要注意的是，与纸质文件不同，电子文件的读取和还原，离不开其生成的技术设备、软件、原数据。必须维护电子档案的系统性、完整性，防止存储信息的丢失与损坏，保护电子文件的安全，为电子文件的归档工作打下坚实的基础。 　　2.2加强电子文件的整理与处理工作 　　电子文件的整理处理工作是将积累的电子文件分门别类地进行处理，也是归档工作的准备工作。加强电子文件的整理与处理工作主要表现在： 　　（1）对电子文件进行分类，排序，将杂乱无章的电子文件通过分类、标引、组合，使其处于有序状态。 　　（2）对电子文件建立一个数据库，将有序状态的电子文件分门别类地管理，科学地分类。然后按照本单位的实际情况，按内容进行分类，编号，给每一个电子文件一个固定的号码，从而使全部电子文件形成一个有机的整体。 　　2.3加强电子文件的鉴定工作 　　电子文件的鉴定，是对归档的电子文件内容进行鉴定。同时，将载体进行检查、检测。并确定电子文件的保管期限，将无保存价值的电子文件进行删除。主要表现在：鉴定归档电子文件的原始性、准确性、完整性，以及电子文件的保存价值，在社会上的需求情况和文件保管时间的长短。 　　2.4加强电子文件的归档工作 　　电子文件的归档是将整理完毕的电子文件从计算机网络的存储器上拷贝或刻录到可移动的磁、光介质上以便长期保存的工作过程。主要表现在：首先确定好电子文件的归档范围，如果是网络就要按要求转到数据库，如果是载体传递归档，就要做一些辅助和认证工作，要与纸质文件结合归档。 　　2.文件档案管理由于电子文件的特殊属性和表现形式不同于纸质文件，以它的特殊性，在电子文件档案的归档和管理工作中也有着诸多难题 　　2.1文件档案管理思想观念障碍 　　由于档案工作传统的手工管理手段和固定管理模式由来已久，因此档案管理者头脑中形成了许多传统的思维管理方法，这必然阻碍对电子文档等新技术产物的接受程度，使得电子文件的归档工作难以实现。 　　主要表现在：机关形成文件的过程虽已自动化和计算机化，但最终要输出纸质文件作为归档文件；认为磁介质载体只是形成文件自动化的临时过渡性载体，不能直接归档；不愿接受将磁介质载体直接归档。 　　2.2文件档案管理控制手段障碍 　　机关文件是一个机关行使其职能和权力的象征，大部分文件都有很强的权威性，而制发过程特别是签发手续均有严格的规定和控制。另外，文件的修改、核对等必备的环节难以在最后成稿的电子文件中体现，造成责任不清。因此，由于对电子文件的控制手段和技术还尚未完善，也阻碍了电子文件归档和电子档案管理的开展和实施。 　　2.3文件档案管理设备技术障碍 　　如何解决电子文档的不可修改性，查阅保密文档的限制以及电子文档的通用性等是档案工作者所面临的挑战。与缩微不同，磁介质存贮易于修改，而一次写入性光盘则难以在平时频繁使用，这种易被修改性也使得电子文件的法律效力大大减弱，也与档案的真实与凭证属性不符。 　　2.4文件档案管理保管方法障碍 　　电子文档与现有的纸质档案在保管条件上有很大差别，主要体现在保管环境、保管条件、保管设备和管理办法等，尽管电子文档实体比纸质档案的体积大大缩小，但对保管环境要求却高得多。另外，纸质档案正处在向电子档案过渡的适应时期，保存电子文档，也要同时保存相应的纸质文件，这需要很多的人力物力，觉得得不偿失，存在着等待思想。 　　2.5文件档案管理利用需求障碍 　　由于利用电子档案相对纸质档案来讲对利用者素质的要求更高，加上习惯和法律效力等因素使利用者对电子文档敬而远之，利用者从心理上对电子档案的利用有着一定程度的排斥性。 　　我们应具备的对策： 　　2.5.1要转变观念，接受新技术 　　要贯彻以人为本的战略，提高主管档案的领导及档案者对电子文档