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浅析信息化时代电子档案保障问题 　　摘 要:在信息化时代,档案完整与安全的要求与内涵发生巨大变化,给档案完整与安全的保障工作提出了新的要求。本文从电子档案的完整与安全两个方面对新时期档案的保障工作进行了分析。 　　关键词:信息化时代;电子档案;保障工作 　　 　　1 新时期电子档案完整与安全的内涵分析 　　 　　1.1 电子档案的完整内涵 　　在信息化数字化的背景下,档案一体化管理成为了必然趋势,因此档案的完整性就要受到这一发展趋势的影响。《电子档案管理指南》中明确指出,有两类相关信息应当记录和保存。一类是背景信息,即关于电子档案业务和行政背景方面的数据。背景信息有助于说明文件的真实性,并能帮助文件使用者理解文件的内容。另一类是元数据,即关于电子档案的技术数据。元数据有助于说明电子档案的内容、结构和上下文关系。因而,保证背景信息和元数据的完整与正确对于保障电子档案的完整性是至关重要的。可见,数字化背景下保障电子档案的完整,同样要求将电子档案材料收集齐全和整理系统。不同的是,在数字化条件下保障电子档案的完整,不仅要求电子文件自身的内容、结构保持完整,同时要求与其相关的数据也保持完整。也就是说要保证每份电子档案的内容、结构、背景信息和元数据都没有缺损。 　　1.2 电子档案的安全内涵 　　在信息化时代,档案信息安全等同于档案安全。因为保证实体安全的目的也是为了信息安全,在纸质档案的传统档案时代,档案安全更多的是实体意义上的,而在电子档案时代,由于档案信息独立性的凸显,人们在谈论档案安全时,常常指的就是档案信息安全。由于数字信息档案载体的脆弱性,信息的不稳定性和对计算机软硬件的依赖性等特点,使得仅仅从物理上管好电子档案实体是远远不够的。在信息化时代,信息安全问题不仅仅是在一定范围内的保密的问题,而且包括保证信息的真实性、完整性和有效性等等。总体而言,电子档案信息的安全仍然包含两个方面的内容:一是实体安全,是指保护计算机设备、设施(含网络)以及其他媒体免遭地震、水灾、火灾、有害气体和其他环境事故如电磁污染等破坏的措施、过程。二是信息安全,是指防止信息资源被故意地或偶然地非授权泄露、更改、破坏或使信息被非法系统辨识、控制和否认,即确保信息的真实性、完整性、保密性、可用性和可控性等。 　　 　　2 保障电子档案安全具体要求 　　 　　首先,电子档案实体要安全。数字时代,尽管档案信息的安全在档案安全中占据了首要的地位,但档案实体的安全依然不容忽视。电子档案实体包括载体材料和记录材料两个部分,载体材料指光盘、磁盘等,记录材料指电子、光子与电磁信号等,制成材料的寿命直接影响着电子档案的寿命。影响电子档案实体安全的因素主要包括以下几个方面:第一,制成材料的安全。电子档案载体材料抵抗外界不利因素的能力一般比较差,往往会因为保存不善造成破碎、变形或其他物理、化学性的损坏,如磁带的有效寿命最多只有十多年,而光盘生产厂家的承诺至多也没有超过三十年。而且电子档案载体的有些损坏不易被发现,只能由设备来检验。第二,环境的安全。电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上,因此对于保存环境的要求更为严格。空气中的灰尘、氧化性气体、酸性及碱性气体是影响电子档案误码率的重要原因。此外,温湿度、强磁场、光线辐射等因素也时刻威胁着电子档案实体的安全。第三,技术的安全。一般来说,大多数信息载体的预期寿命都超过了读写它的硬件和软件的技术期限,这就使得各种信息载体的已知寿命变得几乎不安全。因而,对于数字信息的长期存取而言,技术过时比载体损坏是更严重的危害。第四,管理和应用的安全。对电子档案管理上的不力和应用过程中的存取、传输等也会对档案实体安全产生一些不良的影响。 　　其次,电子档案信息要安全。电子档案信息的安全问题是贯穿于其整个生命周期的。对于电子档案而言,其信息与载体的可分离性使文件信息随时面临着被篡改、盗窃,甚至被销毁的危险。随着档案信息网络互联规模的扩大,档案信息的安全问题也更为突出。影响档案信息安全的因素很多,具体来自以下几个层面:第一,数据级安全。主要是指涉及到系统存贮的档案数据的安全问题,包括操作系统、数据库管理系统、档案数据存贮、数据备份、数据格式的转换以及各类电子文件的保管和异地存贮等,如操作系统存在安全隐患,数据版本、格式的转换等,都会使档案数据的真实性、完整性、保密性等无法得到有效的保障。第二,网络级安全。在互联网情况下,档案材料是以二进制形式出现的,即不管是文本、图形、表格、数据最终都以二进制形式出现,这就是电子档案信息。电子档案信息的发布、资源共享、存储等都是依托网络来进行的,而网络存在着太多的不安全因素,如电脑病毒、“黑客”入侵等。第三,应用级安全。即档案管理信息系统在实际应用操作的过程中存在的安全问题。如档案管理信息系统的