060210CTGPNRV2经营性支出物资采购内控手册v69.doc

2 经营性支出物资采购业务流程 一、业务流程范围 1 所涉及的业务范围 选择供应商；签订合同并对合同的执行和存档进行管理；组织维修和管理用物资的采购；对入库物资的数量、质量和单价金额进行检验并对相关应付帐款进行记录；在会计核算期末，对已验收入库但未收到完整单据的存货和单据完整而物资未到的情况按公司会计政策进行相关帐务处理；与供应商对帐；向供应商支付货款。 2 所涉及的部门范围 采购部门、综合管理部门、审计部门、纪检监察部门、计划部门、财务部门、运行维护部门，仓库以及所有有采购需求的部门 3 所涉及的计算机系统和相关维护部门 预算管理系统、物资系统、物资管理系统、维护项目管理系统、财务管理系统、办公自动化系统、网上报销系统 资源调配中心、战略策划部门、企业信息化部门、网络运行部门 二、目标 1 保证经营性支出物资采购所涉及的相关资产、预付帐款、应付帐款和成本费用的记录符合有关会计准则的要求，做到及时、真实、准确和完整； 2 经营性物资采购及相关招标行为规范、过程公开、竞争公平、裁决公正，符合公司管理制度、国家法律、法规和有关国际惯例的要求。 三、风险 1 多记、错记、漏记物资入库、预付帐款、成本费用或应付帐款，导致财务报告失真、不准确、不完整； 2 其他不符合有关会计准则的会计处理； 3 未遵守合同条款要求；未遵循有关法律、法规，导致合同索赔、项目停滞或政府处罚。 四、相关会计科目 存货，应付帐款，预付帐款，银行存款，管理费用，销售费用，通信业务成本，材料成本差异，物资采购 五、流程概述 经营性支出物资指运行维护、开展市场业务以及一般日常管理工作中所需的物资,在会计处理上包括已经记录进成本而实际尚未使用的物资以及已经记录进待摊费用但尚未完成摊销的低值易耗品。 1 编制下年度成本费用预算 按照预算编制的时间要求，股份公司、省市子公司、地市分公司应编制下年度成本费用预算。成本费用预算中含有经营性支出物资采购的预算。预算编制见流程11。年度预算审批以后，由财务部门根据相关指标将成本费用预算在本公司各部门、下级公司和本公司直属单位之间进行分解。经营性物资采购支出是通过预算进行总量控制。 2 申请采购 各部门在有采购需求时应填制物资需求申请单，并经该部门负责人审核批准，按照物资采购性质的不同，交由主管部门负责人或其授权人员会同财务部门相关人员审批。 另外，材料管理人员在现有库存达到再订购点时，编制物资采购清单，按照物资采购性质的不同，交由主管部门负责人或其授权人员会同财务部门相关人员审批。 相关IT流程： 物资需求部门在预算管理系统/办公自动化系统/维护项目管理系统中录入需求申请单，在系统中由相关部门人员审批。 若预算管理系统与物资系统存在接口，在预算管理系统上审批后的申请单通过系统接口自动转入物资系统。物资系统自动对需求申请单进行物资匹配后由材料管理人员在系统中确认，生成采购清单。 审批后的需求申请单在物资系统上不得再更改。 领用物资，若物资系统与预算管理系统之间存在接口，物资系统生成发料单，通过系统接口将领用数据传输至预算管理系统。由部门负责人在预算管理系统中确认发料单。 若预算管理系统/模块与财务管理系统/模块存在系统接口，经财务人员在系统/模块中确认后，通过系统接口自动在财务管理系统/模块中入帐。 更改预算管理系统/财务管理系统会计科目的映射匹配关系，经财务部门审批后由系统管理员在预算管理系统/财务管理系统中进行更改。 3 选择供应商，签订采购合同 物资采购申请表通过审批后，经需求部门交由采购部门或者其指定的单位或者部门操作具体的采购流程。 按规定需要采用招标方式确定供应商的，应采用招标方式，具体情况参见流程1.1。按规定无需采用招标方式确定供应商的，根据采购的物资类别，由采购部门或者其指定的单位或者部门选定意向供应商。按照采购物资性质和金额的不同，由相应的权限机构对选定的意向供应商进行审批。 确定供应商以后，需要签订采购合同的，由采购部门或者委托需求单位组织合同的签订。合同签订见流程1.1。 下级公司在办理采购业务时，要遵循上级公司集中采购有关规定，在框架协议规定的范围内签订采购合同。 对于在一定金额以下的物资采购，经需求部门负责人批准后，由需求部门人员直接进行采购。 办理采购时，如果需要预借采购款的，经办人员应填制借款申请单，经其所在部门负责人审核、相关部门和财务部门授权人员审批后，方可向财务部门办理借款。 各级公司采购部门应会同相关部门建立健全物资供货商审查制度，并定期更新供应商信息库。上述部门相关人员应定期对供货商进行资格审查。 4 验收入库及相关帐务处理 材料物资到货后，由使用部门、采购部门和仓库管理人员验收。 验收后，验收人员应编制验收单，并将其分别交采购部门和仓库留存。仓库管理人员需要填制连续编号的入库单，并根据入