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会议管理制度 GL/NHU-L XZ· 04-2009 修行状态 第1次 1 主题内容与适用范围 本标准规定了公司会议管理的适用范围、管理职责、归口管理与解释权限。 本标准适用于本公司的会议管理。 2 管理职责 办公室：负责公司会议的统筹协调及本标准的监督执行。会议提议人或组织部门：负责会议的组织工作，对违反本标准的行为提出处罚。 3 管理内容和要求 3.1会议分类 3.1.1公司级会议：公司高层领导和多个部门负责人参加的会议。公司重大活动准备会由组织部门与办公室协商后另定。 序号 会议名称 主题 召开时间 主持人 参加人员 组织部门 1 安全、生产调度、周例会 周干部值班 生产安全情况等 周五 总经理 车间主任、部门以上负责人及指定人员 办公室 生产技术部 2 计划会议 下月经营工作计划 安排 24-25日 总经理 部门经理 以上干部 办公室 3 安全生产月例会 生产安全情况等 每月初第一周周五 总经理 车间主任、部门以上负责人及指定人员 安保部 4 安全生产委员会 生产安全情况等 季度 总经理 车间主任、部门以上负责人及指定人员 安保部 5 务虚会 领导确定 季度 总经理 车间主任、部门以上负责人及指定人员 办公室 6 事故处理会议 组织处理各类事故，重大、特大事故报总公司领导 临时 事故处理小组组长 事故处理小组 办公室 7 专题会 专题内容 另定 另定 另定 办公室 3.1.2 部门级会议：部门内部自行组织的会议。由各部门自行安排，但会议时间、参加人员等，不得与公司会议相冲突。 3.2安排原则 “小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会”。因处置突发事件而召集的紧急会议，不受此限。 3.3会议提议与审批3.3.1公司例会：无须提议审批。3.3.2公司临时性会议、公司年度例会：由总经理直接提 提议，报总经理批准。 3.4会议通知3.4.1公司级会议由办公室通知。3.4.2属下列情况者，按“谁提议，谁通知”原则进行会议通知。3.4.2.1未列入会议计划而临时提议的会议；3.4.2.2虽已列入会议计划，但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明。3.4.2.3会议通知期一般应提前一天以上，通知对象为与会人、会务服务提供部门。3.4.2.4会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，涉及多个部门和参加人数众多的大型会议，组织部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。3.5会议准备3.5.1会议提议部门，应提前做好会议资料（如会议议程议题、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）准备的组织工作。3.5.2会务服务提供部门，应提前做好会务准备工作（如落实会场，布置会场，备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施和用品）。3.5.3 公司召开的公司级会议，会务服务统一归办公室负责。3.5.4部门召开的会议，需用公共会场的，应向办公室 3.5.5对于准备不充分，重复性或无多大作用的会议，办公室有权拒绝会务安排。3.6会议组织3.6.1会议组织遵照“谁提议，谁组织”的原则。3.6.2会议须遵守以下规定3.6.2.1会议组织部门提前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。3.6.2.2会议开始后，将会议的议题、议程、需 3.6.2.3 会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。 3.6.2.4 属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。3.7会议纪律3.7.1应准时到会，在《会议签到单》上签到，并要求本人参加。3.7.2会议发言应言简意赅，紧扣议题，遵循会议主持人对议程控制的要求。3.7.3属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言。3.7.4遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或关机状态，原则上不允许接听电话，如须接听，应离开会场。3.7.5做好本人的会议纪录， 3.8会议缺席与处罚 3.8.1凡必须参加会议人员，未向主持人请假批准，并告之会议组织部门（包括公出或其他请假情况），擅自不参加会议的，计为缺席 3.8.2公司级会议迟到、早退，在会场手机响铃、接听电话、交头接耳的，扣款20元/次；无正当理由缺席的，扣款100元/次。缺席情况由会议组织部门统计，报人力资源部执行。3.9 3.9.1 会议记录：由组织部门负责，也可由主持人指定，在两个工作日内整理发放，并做好日常归档保管