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文件管理规定 GL/NHU-L BG.02-2009 修订状态 第1次 1 主题内容与适用范围 　 本标准规定了公司文件的收文管理、发文管理、发文程序和要求、文件的学习与执行、文件的借阅、文件的立卷与归档、文件的销毁等内容。 　 本标准适用于上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。 2 管理职责 　 办公室负责公司的文件管理，合理控制发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。 3 管理内容和要求 3.1 收文管理 3.1.1 公文签收 3.1.1.1 凡来公司公启文件（除注明公司领导亲启的文件外）均由办公室文书人员签收拆封，在签收和拆封时应注意封口和邮戳，对开口的函件应查明原因。 3.1.1.2办公室需分辨公文真伪，过滤垃圾文件，对不清楚的文件报送领导指示。3.1.2 公文的编号保管 3.1.2.1 办公室文书人员对上级来文拆封后应及时附上“文件传阅单”，并分类登记编号、保管；由公司领导亲启的文件，领导启封后也应交办公室办理正常手续。 3.1.2.2 本公司外出人员开会带回的文件资料以及各职能部门直接接收到的文件、资料应及时交办公室进行登记编号,不得个人保存。 3.1.3 公文的阅批与分转 3.1.3.1 凡正式文件均需办公室主任根据文件内容和性质签阅后，由文书人员分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自批阅后送承办部门阅办,为避免积压误事,应在当天阅签完，紧急文件即阅即办。 3.1.3.2 为加速文件运转，文书人员应在当天或第二天将文件送至公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅,最迟不得超过三天。 3.1.4 文件的传阅与催办 3.1.4.1 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件拿回家或随意放在公共场 所，也不得将文件转借其他人阅看，对未传达的文件不得向外泄露内容。 3.1.4.2 阅批文件应抓紧时间,当天阅完后尽快交办公室,阅后应签名以示负责。 3.1.4.3 阅文时不得抄录文件,不得随意取走文件夹内的任何文件和附件,如确系工作需要,要办理 借阅手续,以防止丢失泄密。 3.1.4.4办公室对文件负有催办、检查、督促的责任,承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理，并将承办结果书面报告连同原文件经上级部门逐级审核后，由办公室进行存档。如需备查，应征得办公室的同意，按有关保密规定，才可复印或摘抄，原件应及时归还周转。3.2 发文管理 3.2.1 发文规定 3.2.1.1公司上报下发正式文件统一由办公室负责,各部门一律不得自行对外向上向下发送正式文件。 3.2.1.2 各部门向上报批项目、反映汇报情况或向下安排布置重要工作要求发文,应向办公室提出申请，文件由部门起草，主管副总签字同意后，将文件交办公室主任审核,同意后交总经理签发，然后由办公室统一发文。 3.2.2 发文范围 3.2.2.1 凡以公司名义发出的文件、通知、决定、请示、报告、会议纪要，均属发文范围。 a) 公布全公司的规章制度； b) 转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件； c) 公布公司体制机构变动或干部任免事项； d) 公布全公司性的重大生产技术、经营管理、生活福利等工作的决定； e) 发布有关奖惩决定和通报； f) 其他有关全公司的重大事项。 3.2.2.2 在公司日常生产技术、经营管理、有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署等事项，应按有关制度办理，经主管副总批准后，由业务科室书面通知执行，一般不用公司文件发布。 3.2.2.3 凡各部门、科室召开专题会议所作的决定，一般都不应发文，为备查考，可以部、科室的名义发会议纪要。 3.2.2.4 各部、科室与外单位发生的一般业务联系，可用部、科室的名义对外发函（但应各自编号备查），不用公司名义发文。 3.3 发文程序与要求 3.3.1 各部、科室需要发文，应事先向办公室提出申请。 3.3.2 各部、科室草拟文稿必须从公司角度出发，做到情况属实，观点鲜明，条理清楚，层次分明，文字简练，标点符号正确，书写工整。 3.3.3 文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印制份数、拟稿部门与拟稿人，并签名，标定日期和密级。 3.3.4 办公室根据有关要求，对文稿进行审查和修改，对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿。 3.3.5 经办公室审查修改后的文稿，送办公室主任核稿（对文稿内容、质量负责）。 3.3.6 需经会签的文稿，应在交