标准名称-锦程国际物流集团.DOCVIP

ICS FORMTEXT FORMTEXT 点击此处添加中国标准文献分类号 FORMTEXT DB FORMTEXT 21 FORMTEXT 辽宁省地方标准 DB FORMTEXT 21/ FORMTEXT XXXXX— FORMTEXT 2018 FORMTEXT FORMTEXT 货运代理企业业务档案管理规范 FORMTEXT Specification for business file management of freight fowards FORMTEXT 点击此处添加与国际标准一致性程度的标识 FORMDROPDOWN FORMTEXT FORMTEXT 2018 - FORMTEXT 08 - FORMTEXT 15发布 FORMTEXT 2018 - FORMTEXT 09 - FORMTEXT 20实施 FORMTEXT 辽宁省质量技术监督局发布 DBXX/ XXXXX—XXXX PAGE \* MERGEFORMAT 1 前言 本标准按照GB/T 1.1-2009给出的规则起草。 本标准由锦程国际物流集团股份有限公司提出并归口。 本标准由锦程国际物流集团股份有限公司批准发布。 本标准起草单位：锦程国际物流集团股份有限公司。 本标准主要起草人：董玉荣、莫浩蕾、史玉明、毛安娜、韩冬、张亮等。 货运代理企业业务档案管理规范 范围 本标准规范锦程集团总部及下属公司的业务档案管理制度，对锦程集团及下属公司的业务档案进行规范管理。 本标准适用于锦程集团及下属公司所有业务档案。 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。 GB/T 22151-2008 《国际货运代理作业规范》 GB/T 22152-2008 《国际货运代理业务统计导则》 GB/T 22153-2008 《国际货运代理通用交易条件》 GB/T 22154-2008 《国际货运代理服务质量要求》 业务档案建立规范 业务档案建立时间 档案的建立时间应自接到订舱委托开始，即将相关数据录入业务系统，分配工作号。该工作号同时为该票业务的档案号码。 业务档案主要内容 业务档案必须包括业务流转单、订舱委托、提单复印件（签单章齐全或有电放章或有电放通知）、费用确认单/帐单、其他相关文件如配舱回执、各类保函、提单确认件、重要往来邮件包括报价及操作指令等打印文本、箱单、发票、报关单复印件等同时归入档案。 业务档案装订顺序 客服人员应按顺序装订相关档案文件，装订顺序为正本单票业务流转单、费用确认单/账单、正本或电放提单复印件、提单确认件、各类保函、订舱回执、订舱委托书、客户委托书、报关单复印件等、报价单及重要往来邮件。 业务档案归档时间 档案归档时间可在业务完毕后进行，业务完毕的判断节点以收付款完结、提单签放、货物交运为依据。客服部应将当月所有业务档案在隔月10日前整理归档完毕。例：4月10日前需将业务日期为1月24日至2月23日间所有业务档案归档完毕。 业务档案归档流程 客服人员按归档顺序将档案文件整理完毕，应移交至审核人（客服部经理）审核并签字确认，客服部经理在标明归档时间后进行统一封存保管。 业务档案归档要求 业务档案应进行分类归档。主要业务类型为海运出口整箱、拼箱；海运进口整箱、拼箱；空运出口；空运进口。当单个业务类型当月票数低于20票，可与同类业务合并归档； 业务档案的归档顺序应按业务日期排序，具体排序规则如下： 按业务日期由早到晚，由下到上进行排序； 当离港日相同时，按工作号字头排序，由A到Z，由下到上； 当离港日相同，工作号字头相同时，按工作号尾号排序，由小到大，由下到上。 业务档案应在档案中封存，每个档案袋的封存量宜为15-40票，可根据单据量具体安排。 业务档案袋外应标注业务类型、年月、业务日期范围及总票数。 海运出口整箱，2010年1月24日-1月30日，共25票。 业务档案袋内首页应随附档案明细，详见附录A。 档案明细保留电子版汇总，以便移交档案时签收。 归档月份周期应与业务周期一致，业务周期为前月24日至本月23日。 业务档案管理规范 档案封存 锦程集团下属公司客服部经理或代为行使客服部经理权限的人员负责档案整理封存，确保档案的完整性、归档的及时性。 档案管理 档案管理应使用当月的档案袋并按序号进行管理。 档案留存 集团下属公司的档案留存时间为半年，应以季度为单位进行汇总，并定期移交客服管理总部。 第一季度（1-3月份）业务档案于10月底集中邮寄到客户管理总部，由客户管理总部按部门或集团下属公司分别进行保存。 档案调用 档案在集团下属公司/业务部门时，由借阅人申请调用，经审批人批准同意（审批人有两类：集团下属公司由客服部经理及总经理批准，集团总部业务部门由部门经理批准），审批通过后，向档