(职场沟通实务)项目13会议沟通.ppt

项目13　会议沟通 【知识目标】 1．掌握会议沟通的目的和类型； 2．能够进行有效的会议组织。 【能力目标】 1．掌握会议沟通的技巧; 2．了解会议沟通的注意事项。 案例13.1 张经理的沟通策略 张经理在实践中深深体会到，只有运用各种现代科学的管理手段，充分与员工沟通，才能调动员工的积极性，才能使企业充满活力，在竞争中立于不败之地 首先，张经理直接与员工沟通，避免中间环节。他告诉员工自己的电子邮箱，要求员工尤其是外地员工大胆反映实际问题，积极参与企业管理，多提建议和意见。他自己则每天上班时先认真阅读来信，并进行处理。 其次，为了建立与员工的沟通体制，公司又建立了经理公开见面会制度，定期召开，也可因重大事情临时召开，参加会议的员工是员工代表、特邀代表和自愿参加的员工代表。每次会议前，员工代表都广泛征求群众意见，提交经理公开见面会上解答。2011年12月，调资晋级和分房两项工作刚开始时，员工中议论较多，公司及时召开了会议，厂长就调资和分房的原则、方法和步骤等做了解答，使部分员工的疑虑得以澄清和消除，保证了这两项工作的顺利进行。 思考与讨论：张经理与员工在沟通方式上所做的选择有何特点？ 13.1 会议的目的和类型 13.1.1 会议的目的 1．开展有效沟通 2．传达资讯，资源共享 3．监督员工，实施管理 4．协调矛盾，达成协议 5．集思广益，开发创意 6．激励士气，团结一致 7．联络感情，塑造形象 13.1.2 会议的类型 小型会议、中型会议、大型会议、特大型会议： 决策性会议、纪念性会议、动员性会议、研讨性会议 定期会议、不定期会议 传统型会议、现代化会议（电话会议、视频会议、卫星会议） 13.2 有效的会议组织 13.2.1 会议准备:5W1H原则 13.2.2 会议召开 会议开始 按照会议议程实施开会 会议结束 13.2.3 会后跟踪 1．会场善后工作 2．会后文书工作 3．会议总结 4．会议经费结算工作 5．会后的催办、反馈与落实工作 13.3 会议的主持 13.3.1 会议主持人的角色要求 1．会议主持人的角色 2．会议主持人素质 13.3.2 会议主持人的沟通技巧 1．提问有利于打破会议僵局 2．对领导人的提示 3．应该避免的一些问题 13.3.3 会场控制 1．与会者发难 2．与会者分心 3．与会者争议 4．与会者拒绝参与 5．与会者情绪变化 6．少数人垄断会议 1．与会者发难 1) 原因 对会议目标或讨论主题不清楚；过度关心某些问题；基于某些迫切的需要而在无意中离题。 2) 预防 澄清会议的目标与讨论的主题。 3) 补救 主持人应具高度的敏感性，以分辨离题的发言；以未能澄清会议目标或讨论主题而当众致歉。举例来说，主持人应宣称：“你的发言有点偏离主题，那一定是因为我没有将会议目标或讨论主题诉说清楚。容许我再把会议目标及目前的讨论主题复诵一次……” 2．与会者分心 1) 原因 对会议目标及讨论主题不清楚；感到沉闷无聊；会议中所涉及的某些问题或意见触发与会者交谈；外界环境干扰；对会议内容缺乏兴趣。 2) 预防 澄清会议的目标与讨论的主题；令与会者感到会议有益及有趣；慎选会议时间及地点。 3) 补救 尽管主持人能够确定与会者的交谈与讨论中的主题毫无关系，主持人都应先假定他们的交谈与讨论中的主题有关；然后问交谈者愿不愿意说出他们的看法，以便令其他与会者也能分享他们的看法；或者作短暂的停顿，甚至是稍作休息，如多数的与会者都分心，则暂停会议，等造成分心的原因消失了再续会。 3．与会者争议 1) 原因 对会议目标或讨论主题不清楚；对会议过程中的某些问题，具有不同的看法或感受；凭借会议互相发泄相互间的不满，甚或借会议而相互挑衅。 2) 预防 澄清会议的目标与讨论的主题，以避免离题的争论；事先强调这样的观念：真正重要的是什么是对的，而非谁是对的。这个观念有助于避免题内的争论。 3) 补救 若争论是离题的，则立刻制止，并复述会议的目标与讨论的主题；若争论是题内的，则第一，先强调“什么是对的”远比“谁是对的”更加重要，然后将注意力集中在论点本身，不再理会人物本身；第二，征求沉默的与会者的意见；最后，主持人显示自己的个人观点或个人立场。 4．与会者拒绝参与 1) 原因 怯场；感到气氛不对；不喜欢主持人对待某些与会者的态度，如令某些与会者感到难堪；会议不具实效。 2) 预防 创造和谐的气氛，切莫令参与意见的人感到难堪。 3) 补救 若与会者因感到沉闷而拒绝参与，则主持人应鼓动其兴趣；若与会者因怯场而拒绝参与，则主持人应设法排除该种心理障碍；若与会者人数众多，则采取分组讨论方式进行。 主持人可将与会者分成若干组，每组以不超过6人为原则。 5．与会者情绪变化 1) 原因 会议逾时；与会者有其他事要办；会议不具实效。