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新时期高校教学档案数字化管理可行性分析 　　摘 要：教学档案数字化管理是当前档案管理工作的一个发展趋势。当前高校教学档案管理过程中存在教学档案管理制度建设滞后，教学档案内容缺乏完整性，档案管理基础设施相对滞后，档案管理部门与其他管理部门缺乏沟通与合作等一系列问题，在有技术支撑、客观需求、可操作性强的基础上，应完善信息基础设施建设，确保管理系统的持续更新、定期整理档案资源、培养专业的档案数字化管理人才，使高校教学档案数字化管理日益完善。 　　关键词：教学档案；数字化管理；可行性分析 　　中图分类号：G251 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2015）09-0283-03 　　一、高校教学档案管理过程中存在的问题 　　在计算机技术不断发展、档案数量急剧增加的前提下，高校教学档案管理工作发生了翻天覆地的变化。新型记录方式的出现给原有的档案管理工作方式造成极大的冲击。人为和自然因素的影响，以及保管条件欠缺和不当，使教学档案管理的问题日益突出。 　　（一）教学档案管理制度建设滞后 　　教学档案管理是一项专门的管理业务，需要专业档案管理人员按照档案法规和标准进行科学管理和保存。但在实际的操作过程常出现教学档案管理制度建设滞后、违规操作的现象。首先是管理制度建设滞后、制度不够科学化、责任不清、人员不稳定，交接不完善等，这直接导致教学档案不能够及时归档，造成档案遗忘、遗失等严重后果。其次管理人员专业素质不强，再加上高校忽视对档案管理人员进行专业培训，这直接导致正常中的教学档案运转过程中时常出现违规操作的现象，如档案的编排和分类混乱；档案不能及时整理上架；档案被他人随意借阅、转阅，档案有借无还等等，以上均造成档案不同程度的破损、遗失，给今后的查阅工作及教学评估带来极大不便。 　　（二）教学档案内容缺乏完整性 　　高校开设课程门类繁多，文理学科分明且差别明显，再加上教学活动本身是一个动态过程，教学效果易受到师生情绪的影响，种种因素造成教学活动具有多样性、分散性和易变性的特点，这些将会造成教学档案发生变化，这些特点不利于档案的齐全收集、集中归档与规范管理。教学档案直接来源是教师的教学成果，这使得部分教师对教学档案的上交有抵触心理，上交不积极或上交材料不齐全，甚至将一些档案材料据为己有，导致部分教学档案材料不能完整地收集起来。 　　（三）档案管理基础设施相对滞后 　　教学档案中包含不同种类的档案材料，因此整理时需要大量的专门档案盒，以及档案柜。但是学校往往在这方面的经费投入非常少，导致管理设备缺失而导致档案材料丢失、材料堆积；专门档案室空间狭小，常年失修，缺乏防盗、除尘、防火、防潮、防有害生物的必要保护设施；现代化的技术管理设备配置不到位，没有建立相应的数据库。 　　（四）档案管理部门与其他管理部门缺乏沟通与合作 　　传统档案管理方式往往是归档入库，由于档案工作具有一定的保密性，造成归档工作常常在半封闭的系统中进行，形成了档案管理部门相对独立的状态。人工查档的程序繁琐且价值细微，故前来借阅和翻阅的人员少之又少，珍贵教学实践和科研材料的参考价值未能很好地发挥出来。档案人员只在库房做日常的接收、保管等常规性的工作，在教学档案的收集方面，始终处于被动地位，无论移交的档案是否有存档价值都一并接收，这造成设备资源的浪费或者闲置。 　　二、高校教学档案数字化管理的可行性分析 　　数字化档案管理就是指把传统的纸张、录音带等为传播介质的原始材料，采用扫描、压缩、转化的方式制成图片、声音等文件，并且图片的文件可以通过文字识别技术来表现，在应用存储的技术等图片的时候可以通过大容量的媒介来表现，也可以通过各种比较方便的查询工具达到查询检索的目的[1]。教学档案的数字化管理是借助应用存储的新技术实现数据库虚拟化管理，提高档案管理的办公效率、存储信息的准确性，实现信息跨部门、跨区域传播，将其参考价值实现最大化发挥。 　　（一）档案数字化管理的特点分析 　　1.智能化管理模式 　　借助档案管理系统进行智能管理，检索编码自动生成，提高办公效率。办公人员可以实现远程操作，弥补以往传统办公条件空间和时间的局限性。扫描、压缩、转化原始材料大大减少了人工操作的工作量，并将失误率将至最低，能够将珍贵档案及时、准确的保存。档案借阅或者翻阅记录均录入电脑，能够及时提醒管理人员，避免档案遗失，实现快捷管理。 　　2.网络平台实现资源共享 　　数字化管理是建立在计算机快速发展的基础之上，摒弃了传统管理和检索方式的烦琐，安全性、通用性得到很大程度的提升。教学档案数字化管理可借助网络平台实现整个网络内部信息资源共享，管理和检索档案信息不受办公地点和办公时间的限制，使档案信息的利用更加便捷，扩大范围，使应用范围、应用人群更加广泛。人们在共享资源的使