文书档案监督管理探讨与实践.docVIP

文书档案监督管理探讨与实践 　　【摘要】文书档案在收集归档的过程中，大部分是根据手头现有内容做整理，常常忽视了在档案形成的过程中做前期的监督管理工作。本文对监督管理进行探讨并提出实践的思路。 　　【关键词】文书档案；监督管理；实践 　　一、文书档案监督管理的作用 　　（一）文书档案管理现状。医院的文书工作因为其特殊性，一般较少有专职的档案人员。作为办公室的一名干事，笔者除了负责收发文工作外还“多头挑”，兼任院刊编辑、文书档案管理员工作。在多年的工作经验中发现，文书工作与文书档案管理二者相辅相成，密不可分。 　　（二）文书档案监督管理的必要性。要想做好档案工作必须打牢基础，也就是前期的文书处理工作。医院的文书档案在形成、归档这两个重要的过程中所产生的每一个环节都值得重视，因为这决定着档案在收集、制作、管理、利用每个阶段的含金量。所以，对文书档案形成过程和归档过程进行监督管理是非常有必要的，不容忽视。 　　（三）文书档案监督管理的作用。要让涉及文书工作各环节的科室和同事了解并自觉形成规范化意识，让大家知道将基础性工作、监督工作做在前，能给后期的管理带来很多便利，避免麻烦，提高档案的有效利用。笔者将对文书档案的形成过程和归档过程这两方面如何进行监督管理谈谈个人的看法。 　　二、文书档案形成过程的监督管理 　　医院的文书档案大多来自公文处理过程中形成的文件，而公文处理由收文、发文两部分组成。 　　（一）发文环节的监督管理。一是发文对拟稿是有一定要求的，尤其对纸张规格、书写材料等不容马虎。有的科室提交发文申请时发现并未使用正规的A4纸张打印，有的用16开或A3纸张打印，有时还将不同规格的纸张交替在一起；或是出现领导在审阅过程中用铅笔、有颜色的记号笔来批示记录文字；甚至有的同事为了省事将写错的地方用涂改液覆盖一层后在上面更正。以上种种做法都是不正确的，这些都不符合档案归档要求。中共中央办公厅、国务院办公厅2013年发布的《党政机关公文处理条例》中的第十二条明确规定：“公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定”。首先医院发文由院办、党办及相关职能科室提交申请，内容主要来源是每周的院长办公会形成的某项决定，并未设计特殊形式的公文用纸需求，所以要求发文科室提交拟稿必须用A4纸张打印。这影响到后期在档案整理归档时的装订要求；而对书写材料的要求则影响到档案保存过程的安全性和完整性。使用铅笔来批示修改意见有可能导致因档案利用过程中遭人为擦拭清除或因其他不可抗力原因造成文字年久模糊甚至保存不全引发歧义；更不允许用涂改液，文件的形成过程是严肃的。二是对文件的成文日期也有着严格的规定。比如，科室提交发文发布一项规章制度，1月初提交的拟稿，因为各种原因导致领导3月份中旬才正式签发。此时，科室会要求将成文日期定位1月，无论对外上级部门来检查或是对内便于员工管理。根据《党政机关公文处理条例》中的第九十二条第十二项明确规定：“成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期”。这在后期档案利用过程容易产生歧义甚至人事纠纷，因?榘凑展娑ū匦朐谠鹑稳饲┓⑷掌谥?日开始这项规章制度才正式生效，而不是以科室拟稿提交申请的日期为准。所以这就要求各科室要做好提前计划安排，并及时催办相关文件的进度，不至于后期带来的负面影响。三是有的科室在提交报告等非请示性公文中会违规附带请示事项。夹杂的请示内容一条两条甚至好几条都“打包”在一起，抱着贪图省事的心理。这样的行为会导致档案在归档过程的分类不清，也会导致后期档案管理过程的麻烦。按照规定，请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。而对于同一主题的请示，出现的多个名字，可以只在一份请示里说明。如申请预备党员的请示，涉及多位符合预备党员要求的同志，就不需要每个名字每一个人提交一份请示。浪费资源的同时也对归档工作造成繁琐和负担。四是有的科室在公文使用的汉字、数字、字符、计量单位和标点符号等，没有按照有关国家标准和规定执行。比如六角括弧“〔〕”，就经常被“[ ]”代替，导致通过办公自动化OA系统提交的发文在档案查找时利用文号会查询不到。五是文印室的同事还反映了一个值得注意的问题，就是发文中会出现空号、跳号问题。如果是手动记录编写文号一般不会出现此类问题。但现在很多单位都是电子信息化管理，若利用办公自动化OA系统，会出现有的文件占用了文号但领导没有签发，又或者在此基础上产生了新的问题和需求，没有及时退回科室修改或清除。一段时间后，后面的文件接着之前的文件号顺位往下编号，但被占用的文号文件却无归档价值。这也容易造成在归档时产生的空号、跳号现象。这就要求发文的管理者要实时追踪每一个环节，监管到位。 　　（二）收文环节的监督管理。一是送件