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文书档案管理重要性及具体措施 　　【摘要】文书档案管理工作对于一个企业来说，具有不可或缺的作用，然而目前文书档案管理工作过程中普遍存在诸多问题，严重影响文书档案管理工作的进度和质量。本文针对产生问题的原因分析，并有针对性的提出解决问题的具体措施，希望能够推动文书档案管理工作的发展。 　　【关键词】文书档案；管理；重要性；措施 　　中图分类号：G27 　　文献标识码：A 　　文章编号：1006-0278（2015）05-020-02 　　文书档案管理工作主要负责对单位各项工作的记录，是单位内部最基本的具有服务性质的工作。文书档案管理记录了单位的发展过程，为有关领导者做出决策提供重要的凭证，对单位各项工作起到很好的指导作用。作为文书档案管理的工作者，更要了解文书档案管理工作的重要性，并积极分析文书档案管理发展过程中存在问题，找到解决问题的措施，才能确保文书档案管理水平的提高。首先了解一下文书档案管理的重要性。 　　一、文书档案管理的重要性 　　文书档案管理是我国单位企业工作过程的重要组成部分，对于提高单位内部员工的工作效率具有重要的作用，同时由于文书档案管理能够通过记录的方式完整的记载单位的发展过程以及工作进展，具有一定的法律效用。文书档案管理包括当事人的语音以及手稿等真实材料，能够形象的客观的再现当时单位所发生的事件，具有极高的真实性。文书档案的记载，总结了过去所保留下来的发展成果，同时也包括失败的具体经过，存储着单位发展的第一手的材料，文书档案管理工作的好坏直接影响企业单位管理层对项目或工作的决策水平，有效的文书档案管理工作能够对单位活动具有指导意义，指导员工对前期工作进行总结，并对日后工作内容迅速调整，取其精华去其糟粕，更好的为单位服务。因此，文书档案管理工作对于维护一个企业的长久发展，提高工作效率，同时提升工作质量，对提高企业的综合竞争力具有极为重要的作用。 　　二、文书档案管理过程中存在的主要问题 　　本文对目前企业内部文书档案管理工作进行了深入分析，对文书档案管理过程中存在的问题进行归纳总结，并寻找产生问题的原因，以期能够寻找到解决问题的措施。 　　（一）文书档案工作不能够引起单位管理人员足够的重视 　　单位有关领导难免忽略文书档案管理工作对于单位发展的重要作用，甚至将文书档案管理工作当作可有可无的次要工作，因此，无论是从财务上，还是从制度上都不能够将文书档案管理纳入正规化管理。部分领导认为文书档案管理仅仅是完成一些简单的收集资料以及保存资料的工作，不能够像其他部门那样给企业带来直接的经济利益，因此文书档案管理部门的存在与否无关紧要。其次，由于领导对于文书档案管理工作不能够给予足够的重视，文书档案管理人员也不能够全身心投入，他们只是按照要求把收集的材料进行保存，并没有采取规范化的方式进行整理，使得管理人员无所事事，不能够将工作落到实处。 　　（二）单位各部门之间配合不够密切 　　任何工作的顺利完成都离不开各个部门的相互配合，文书档案管理工作更需要部门之间的密切配合。在日常工作中，部门之间的相互配合却难以实现。比如简单的归档工作，需要各个部门能够及时将材料整理归类，并将相关材料提交到文书档案管理处，但是由于有些部门存在内部利益，为了获得利益最大化，故意隐瞒，不按时提交文件，使得文书档案管理工作不能够正常进行。正因为如此，许多文书档案管理人员常常感到心有余而力不足，只能到最后放弃对材料的收集和整理，导致许多文书档案不能够及时入库。若因为如此，许多重要文件不能够提交归档，会对单位造成严重的后果。 　　（三）缺乏规范的有效的文书档案管理制度 　　目前而言，许多单位的文书档案管理不够规范，没有统一的标准，管理过程不够科学化、合理化。比如说对卷宗的分类以及卷宗名称的书写都不够规范，此外文件的档案号标注不规范，还有诸多档案中缺少目录，并且卷宗的组合不够规范。同时，文书档案的查找效率低下是目前存在的普遍问题。对于文书档案的查找检索一般分为人工和电子两种检索方式。电子检索的速度相对而言比较快，而且随着时代的发展以及科技水平的提高，使得电子检索将成为发展的必然方向。然而由于某些单位的文书档案管理工作人员不熟悉电脑的检索操作，或者由于某些原因没有安装更加先进的检索软件，还需要采用手工检索，严重影响检索的效率和质量。 　　（四）文书档案管理人员自身素质水平受限 　　目前而言，存在很多企业单位没有专门的文书档案管理工作者，通常由秘书等人员兼任，这样就由于兼职人员白身的能力以及精力不足，导致对于文书档案管理工作不能够禁止尽责，仅仅是简单的对各个部门的相关文件进行收发，并对一些消息进行传达，不能够做到及时对文书档案进行收集和整理，而且由于自身素质受限制，不能够有效的辨别材料的真伪，导致文书档案材料在收集过程中存