浅析数字化档案管理存在问题与对策.docVIP

浅析数字化档案管理存在问题与对策 　　摘 要：档案数字化管理与传统档案管理相比，有其无与伦比的先进性和科学性，它将改变纸质档案的搜集方式、管理方式和利用方式冲破纸质档案的局限性发挥信息资源的优越性，促进档案管理从纸质档案的保管、利用向信息采集、信息管理和信息服务的根本转变。随着现代化进程的不断深入.档案管理软件系统的不断开发，电子文件档案的管理将在现代的档案管理工作中发挥出它应有的作用。 　　关键词：企业档案；数字化管理；问题；对策 　　中图分类号：F270 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2016）24-0161-02 　　档案数字化是数字档案建设最基础的工作，档案数字化有着检索快捷方便、容易实时同步备份、存储空间小，维护方便、安全等优点，所以，档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求.也是档案工作者的必然方向。但在当前档案数字化过程中，还存在一些亟待解决的问题，需要研究相应的对策。 　　1 档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先 进性 　　1.1 提高企业的经济效益 　　过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。 　　1.2 是档案管理的客观需要也提高了办公效率 　　只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、信息管理和信息服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置和科学管理，为社会提供高效、优质的服务。电子档案的出现给档案部门提出了一个待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案的数字化。数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。如我公司各门类档案条目都录入在协同办公系统的档案管理系统里，数字化率达到60%，公司员工所需资料都可以在档案系统查询，使“死档案”变成“活信息”，使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。 　　1.3 能有效地保护档案原件 　　安全问题是档案工作的生命线，关系到档案事业健康、快速发展，将纸质档案转变为数字化电子档案后，能代替原件使用，保护档案原件，使数字化副本异地保存，输出缩微胶片供永久保存，能恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。这样档案的使用更加安全，使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏，尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。 　　2 档案数字化工作当前存在的问题 　　2.1 对档案数字化工作重要性认识不足 　　档案数字化是档案工作中的一项新内容，是一项基础性的管理服务工作，从企业领导到员工对档案数字化工作不了解，对档案数字化利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传，有关部门参与意识薄弱，在档案收集、利用等方面未能给与档案部门应有的理解和支持，这样就直接导致电子档案提交不完整，影响了日后为企业的发展提供档案服务和工作支持。 　　2.2 档案数字化硬件不足，软件开发滞后 　　就硬件而言，档案数字化主要需要 三类设备：一类是信息采集设备，一类信息存储设备，三类是信息利用设备。而公司档案室有的只有少数价值不高的简易设备如计算机、打印机、复印机等，这样很难满足档案数字化的需要。 　　电力服务涉及千家万户，电力从生产、传输、运行，到销售、计量、使用、结算、管理是一个十分复杂繁琐的过程，为实现管理需要，电力企业建立了一系列各种专业的计算机管理系统，这些系统承载着大量的电力企业管理信息，并且随着电力的发展而快速的更新。但由于各种专业各自开发、购置软件，一些系统在先期开发时并未考虑与档案系统衔接，就不能顺利利用计算机完成信息搜集、信息管理、信息利用等工作，档案信息资源就不能共享。如公司的财务系统、招投标系统、物质采购系统等，这在一定程度上制约了档案数字化的进程。 　　2.3 档案数字化工作存在着安全问题 　　在数字化建设中存在着保护意识淡薄、技术系统不可靠、管理不完善等安全问题，如档案数字化外包加工最容易发生安全问题，容易被加工人员复制、拷贝、拍照等；网络环境中电子文件也存在着安全问题，电子数据是比较脆弱的，可以被人为破坏、篡改、删除等。所以，在档案数字化建设中要加强档案人力资源建设、提高档案安全技术水平、完善法律法规建设、加强档案安全管理。 　　2.4 档案数字化人员素质不高 　　实现档案数字化，首先要有档案管理人员素质的现代化，要有较高的知识层次和