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浅谈岗位说明书在高校人事管理中作用 　　【中图分类号】G649.21 【文献标识码】A 【文章编号】1673-8209(2009)6-0046-02 　　【摘要】岗位说明书具有明确工作职责与权限、工作目标、工作特点、任职人员资格等作用,并能为工作评价、人员招聘、绩效管理、培训与开发等提供依据。普通高等院校应用岗位说明书进行人事管理,必将发挥应有的作用。 　　【关键词】岗位说明书;高校人事管理;核心作用 　　 　　“岗位说明书”是组织对其所设岗位的各种要求进行说明的文件。它包括岗位名称,其上、下级关系,任职条件,设置目的,本岗位与学校内外部的沟通关系,本岗位的主要职责范围、责任范围、权利范围,以及考核标准等内容,是人事管理的基础性文件。 　　 　　1 岗位说明书在高校人事管理中发挥核心作用 　　 　　1.1 基础管理:岗位是组织里最小的单元,通过岗位说明书的结构化管理,对学校的最基础层面按照岗位说明书的构成进行疏通、理顺,形成学校管理的基础网络,成为构建整个管理体系的平台,使管理体系从无序到有序,并通过岗位说明书的动态管理,不断地进行创新与提升。它是学校有序、稳定、规范的管理基础,能够有效地增强学校的应变能力、变革能力和抗风险能力。 　　1.2 公平管理:公平管理是有效管理的特征之一。教职工对公平的期望一方面通过学校对自身的评价与分配,另一方面从学校对他人的评价与分配,并通过与他人的比较来判断学校的分配制度、程序、方法等是否公平。公平管理实现分配公平与程序公平,使教职工有公平感。岗位说明书通过建立结构化的内容,从不同的维度全面、客观的进行岗位评估与教职工职务、职称的评定,建立岗位等级与教职工等级,按照岗位价值与教职工价值公平分配,为制定公平的绩效考评、薪酬分配、招聘选拔等制度提供依据。 　　1.3 规范管理:岗位说明书中通过明确岗位的职责、权限、任职资格等对岗位与教职工的要求,形成岗位的基本工作规范,使教职工按规则办事、按规则受益,培养自己的职业素养与职业技能。 　　1.4 量化管理:岗位分析到岗位说明书的结果运用,都有不同的量化管理的方法,使人事的模糊管理从定性向定量发展。通过岗位价值量化评估,可以与薪酬挂钩分配;通过建立能力素质评级标准、任职资格等级,可以进行人员评级、人员选拔。岗位分析与统计学等方法的结合,可以提高分析的准确性与精确性。另外,通过建立教职工能力素质模型,应用问卷的方式,采用统计学和心理学相结合的方法,开发成素质测评软件,可以很大的提高人员选拔的效率与准确性。 　　 　　2 编制岗位说明书 　　 　　 从岗位说明书的作用可以看出,岗位说明书对学校管理,特别是学校的人事管理是十分重要的,它编制成功与否,将对学校人力资源的众多工作产生较大的影响。 　　2.1 岗位说明书的编制原则 　　2.1.1 目标明确的原则:编制岗位说明书前,首先应明确岗位的工作目标是什么,而且是为实现学校最高目标与战略服务的。然后围绕岗位目标来设计岗位职责。缺少目标引导的岗位职责,履行的结果是对学校总目标的达成没有帮助,岗位的设置就没有意义。 　　2.1.2 源于现实又高于现实的原则:岗位说明书的信息大多数是来源于现实岗位,或是一个新成立组织的前期策划,由此基础上编制的岗位说明书的重要编写原则是既要反映现实情况,又不能拘泥于现实,要有一定的“空间感”[1]。 　　2.1.3 指导和帮助的原则:岗位说明书的价值在于为任职者的工作提供帮助和指导,能为岗位工作目标的达成提供最佳捷径和向导,否则是一纸空文。 　　2.1.4 分工和协作的原则:岗位是因为分工不同而不同,一项工作或任务的完成往往需要很多个岗位的配合,岗位不是孤立的,岗位之间是分工与协作的关系,统一在学校目标下的价值链上发挥不同的价值和作用。 　　2.2 岗位说明书的编制方法:岗位说明书具体内容的编写大体可分为几个步骤来进行:准备阶段、编写阶段、审核与修订阶段、定稿阶段。 　　2.2.1 准备阶段 　　(1)组建编写小组:负责具体编写工作和协调有关事宜。编写小组成员由顾问公司(外聘)、人事处及其他部门指定的人员组成。对小组成员具体的要求:对学校及本部门的中长期目标和工作流程比较了解、有一定的影响力、能公平公正地处理问题、有一定的文字功底。 　　(2)组建领导小组:负责审核编写的结果和解决编写中出现的有关问题,主要由校领导和学校资深的专家组成。 　　(3)编制部门职能说明书:学校必须将自己的战略目标落实到各个部门,系统的界定学校各部门的关键职能,完成学校现有部门的职能定位,明晰各部门的使命、责任、主要工作流程以及关键绩效指标等。将部门拥有的工作业务流程在部门职能中逐一列出,建立了部门职能与学校关键工作流程之间的链接。 　　2.2.2