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浅论关于建立业务关系商务英文函电格式及技巧 　　[摘要]目前商务英文函电已成为一种重要的联系方式，正确有效地掌握函电格式和写作技巧必然能够提高其使用效果。 　　[关键词]商务英文函电 格式 技巧 　　 　　随着中国加入WTO，以及对外贸易体制的改革和外贸形势的发展，贸易做法更加灵活，内容更加丰富多样，商务函电作为贸易链条里的一个环节起着非常重要的作用。同时随着网络的出现及普遍使用，商务函电的形势也发展成信函、传真及电子邮件等多种既经济又快捷的方式，从而商务函电的使用频率也大大提高。因此，我们更应该认真掌握此类商务函电的写作格式及技巧，充分发挥其效果。笔者认为“建立业务关系的商务函电”可以从狭义和广义两方面来理解：狭义指首次且仅仅为了建立某种业务合作关系而写的商务函电；广义指那些初次联系、业务商洽、询问答复以及合同执行后的后续服务等等一系列的商务函电。本文所针对论述的关于建立业务关系的商务英文函电是从广义角度出发的。 　　 　　一、建立业务关系商务英文函电的格式 　　 　　商务函电的式样、排列方法不尽相同，就建立业务关系此类函电，其主要部分有：标题、称呼、开头语、正文、结束语、结尾客套语、签名及附件等。下面笔者将针对标题、称呼、开头语、正文等相对重要的部分进行说明。 　　1．标题（Caption） 　　在信函、传真、电子邮件中加入标题便于醒目，使阅读者一看就知道信的内容是关于什么事情。例如：Re：Confirmation of the B/L――ABC Company。“Re：”意为“事由”；“Confirmation of the B/L”提单确认是函电的主题，一目了然；“ABC Company”是函电的发送方，由于收件人可能每天都要收到大量的传真、电子邮件，因此添加此项便于客户准确识别函电来源。 　　2．开头语（Opening Sentence） 　　简明扼要是此处的重点，无论是第一次主动联系还是收到对方询盘后进行回复，开头语仅是做自我介绍，并扼要说明写信目的，或者标明收到对方来函。 　　例如：Having had your company name and address from Alibaba, we now avail ourselves of this opportunity to write to you and see if we can establish business relation by a start of some practical transaction. 　　从阿里巴巴网站上获悉贵公司名称和地址，现借此机会与贵方通信，意在达成一些实际交易为开端，以建立业务关系。 　　3．正文（Body of the Letter） 　　正文是商务函电的主体，其内容是由具体的业务及其发展阶段而决定的，但在写作过程中要遵循一定的原则，如7C原则：完整 Complete、正确 Correctness、清楚 Clearness、简洁 Conciseness、具体 concreteness、礼貌 courtesy、体谅 consideration。 　　（1）完整：一封完整的函电，能准确地表达发件人的意见，从而有更大的可能性带来预期的效果。一封函电写得是否完整可用五个“W”来检验，即谁 who、何时 when、何地 where、何事 what、何种原因 why。 　　（2）正确：函电的用词用语及标点符号应正确无误。因为商务函电的内容大多涉及商业交往中双方的权利、义务以及利害关系，如果出错势必会带来不必要的麻烦或额外损失。 　　（3）清楚：所有的词句都应能够非常准确的表达真实的意图，避免使用双重意义或者模棱两可的词句，言简意赅为好。如亚伯拉罕#8226;林肯在葛底斯堡（Gettsburg）发表的著名演说只有268个词，他希望自己那天的演说尽量简捷，让那些在场的人记住他所说的一切。这篇简练的演说，不论从文字还是演讲角度讲，都对人类具有极大的感召力，因此也被许多学者称之为历届美国总统所发表的最雄辩的演说。 　　（4）简洁：由于商务函电的目的是让收信人明了你的想法。长句、复杂句会有碍实现此目的，因此在无损于礼貌的前提下，尽量在用词清楚表达真实的意思。句号就像分布在登山道上的休息处，可让收信人稍停片刻以理解信中内容，继而领会全信要点。正如著名的书信大师罗伯特R#8226;奥尔纳所说：“句号就是思维交通管理中心的停车信号。要学会正确使用句号，就像你必须遵守交通信号一样。” 　　（5）具体：函电的内容要具体且明确，尤其是要求收信人答复或者对之后的交往产生影响的函电。比如商务函电中常包含一些重要的事实或数字，发件人希望收信人予以特别注意。这时可对这些需要强调的特殊内容采用特殊的处理方式，