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公文写作培训基础资料 第一节 公文基础知识 一、公文的含义 所谓公文，就是公务文书，是国家机关、社会团体、企事业单位在 管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行 公务活动的重要工具。公文与图书、情报、资料等事物区别的个性点主 要有：①由法定作者制发；②具有法定的现实执行效用；③具有规范的 体式；④履行法定的程序。 这里要注意文书、文件、公文三个概念，在很多场合下可以通用， 但在实际运用中仍有区别： 文书，是一个集合名词，是一个整体概念，是概括各类文书材料（包 括法定公文和机关事务文书）的泛称，不指单份或几份公文材料； 文件或公文既可表示整体概念，又可指一份具体的文件或公文； 公文只是文书中的一部分，即法定公文部分。不包括机关事务文书； 文件虽多是公文，但其指称范围实际上与法定公文和事务文书有交 叉，它是指法定公文和事务文书中政策性较强或问题重大的那一部分。 如法定公文中的“函”、“公告”“通知”等，一般都不称其为“文件”； 而机关事务文书中的“计划”、“章程”、“办法”、“细则”、 “讲 话稿”、 “可行性研究报告”等，则常被称为 “文件”。 二、公文的特点 公文的特点主要有以下几点： 1、合法性：公文必须由法定作者在法定职能范围内，按法定程序 制发。 2、权威性：公文是行政机关履行职能的一种手段，一经生效即具 有领导指挥、组织协调和监督控制的权威。首先，由法定的作者制成和 发布；这个特定的法定作者，是指依法成立并能以自己的名义行使权力 和承担义务的组织，如国家机关、群众团体、企事业单位，而不是指按 照机关内部分工从事公文撰拟的有关人员。其次，无论是事实、数字还 是各种意见、结论，一旦进入正式公文，就不能任意更改、解释、否定。 第三，公文是机关、团体、组织的喉舌、意图，是其开展工作的依据。 1 3、时效性：公文在规定的有效时间和范围内具有一定的强制力和 行政约束力。 4、规范性：公文的撰写和处理，从起草到成文，到收发、传递、 分办、立卷、归档、销毁等等，都有一套规范化的制度。另外，公文具 有特定的体式。其文体、结构、用纸的尺寸、文件标记都有统一的规定。 每种公文，只适用于一定的范围，表达一定的内容，使用一定的格式， 不能任意混用。只有遵循这些特殊的规定，才能保证公文体式的规范化。 5、工具性。公文是各机关、团体、组织在公务管理过程中最经常、 最大量使用的一种工具。公务管理的方法很多，而最科学最正规的方法 是利用公文。 三、公文的作用 公文主要有以下几个方面的作用： 1、法规与准则作用：公文一旦公布生效就在其有效范围内成为机 关工作活动的规范和人们广告的准绳。 2、领导与控制作用：各级行政机关主要通过公文传达机关和机关 首长的决策意图和要求，实现对所属单位和人员的体育场指挥、监督控 制。 3、联系与知照作用：公文是上下级之间的上意下达、下情上传和 不相隶属机关之间接洽协作工作、告知关照事宜的连接纽带和信息载 体。 4、宣传与教育作用：现行公文不仅用于发布政策、政令和规范人 们的言行，还要宣传阐明政策政令的意义、必要性，解释说明规范言行 的原因、利弊，做到以理服人、以情动人。 5、凭证与记载作用：公文既是发文机关意图的文证，又是收文机 关处理工作、解决问题的凭据，具有现实性和历史性。 四、公文的分类 根据不同的标准，公文可从不同角度进行如下分类： 1、按效用程度划分，公文可分为草稿、讨论稿、定稿、正本、副 本、试行本、修订本。 草稿，是正式文件形成过程中初级阶段的文稿。包括讨论稿、修改 稿、征求意见稿、送审稿等。草稿不具备正式文件的法定权威和效用。 2 定稿，又称原稿，是经过反复讨论、修改，并经机关领导人正式审 核签发，或正式会议讨论通过，或经上级机关审核批准的正式文件的原 稿。定稿是印制公文的依据。 正本，是按规定范围发出，供受文单位使用的具有法定效力的正式 文本。它代表作者的法定权威，并具备各种生效标志。 副本，是正本的复制本或正本的复份。现多为没有用印的文