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浅谈高校临时机构档案管理 　　摘要：临时机构形成的档案材料是高校党政机关档案工作的重要组成部分。在高校的改革发展建设过程中，临时机构将会依然存在，这就要求各主管部门加强对临时机构档案的管理，使高校档案工作更加规范化，为高校的发展建设提供更加准确、完整、及时的信息服务。 　　关键词：临时机构；档案管理；规范化 　　 　　高校临时机构，是指高校为完成某项突击性、临时性任务而成立的一些工作机构。其大体可以分为两类：一类是一次性的，建立时间少则几个月，多则延续几年，任务完成后，机构也就撤销了，如校庆办公室、新校区建设办公室和评估办公室等；另一类是专业性比较强且任务完成后这项工作还得继续开展下去而设立的临时性机构，如学术督导委员会、职称评定委员会等。这些机构在工作中形成的文字、图表、音像等档案材料是高校在某一方面、某一时期工作的历史记录，具有重要的保存价值，做好这方面的档案管理工作具有重大意义。临时机构的档案工作虽然大体上与常设机构相同，但也有诸多自身特点，需要对之加以分析并有针对性地开展临时机构档案工作。 　　 　　一、高校临时机构档案的基本特征 　　 　　高校临时机构具有以下特征：（1）机关设置的特殊性。它不同于常设机构的稳定性和有序性，但与常设机构有着密切的关系。临时机构的存在取决于任务的大小，一般任务完成后，其使命便结束了。（2）主管机关的特殊性。常设机构一般都有明确的主管领导和上级主管部门，而临时机构的主管领导则有不确定性。（3）工作人员的特殊性。临时机构一般没有正式编制，其负责人大多是兼职，工作人员都是从学校各个部门抽调来的，具有不稳定性。（4）工作任务的特殊性。临时机构不像常设机构那样规范，主要是接受临时性任务。（5）临时机构一般只处理事务性或专业性的工作，而重大问题则需提交校党政领导或领导挂帅的领导小组决策，然后交有关部门处理。 　　正是由于临时机构具有以上特点，因此其所形成的档案材料多数是以记录、草稿、讲话、简报、音像等没有文件头的文件、非正式的文件或代章的文件形式存在，具有量大、种类多、专业性强、分散的特点。同时，由于许多临时机构都是在工作结束、机构将要撤销时才开始进行档案整理工作，时间紧、材料多，给档案整理带来较大困难。另外，由于有些临时机构领导对档案工作了解不够，工作中配备的档案人员只会文件的收发、保管，而不懂档案整理，往往会带来整理质量下降的问题。 　　 　　二、我校临时机构档案工作现状 　　 　　据调查，1990年以来，我校先后成立了10多个临时机构，这些机构为学校发展作出了贡献，它们在工作活动中形成的各种档案资料是学校发展建设的记录和总结，具有重要的保存价值。但是，这些重要材料却没有引起足够的重视，主要原因有以下几个方面。 　　档案意识淡薄。有些领导认为任务是硬指标，文书材料的保管是软任务，把任务的完成与文书材料的收集、管理隔离开来，只抓任务的完成，而忽略了文书档案工作。平时既无领导分管，又没有确定专职或兼职文书管理人员负责此项工作，致使一些文字、音像等材料丢失、损坏或流入个人手中，造成无档可归。 　　有些临时机构虽然指定了兼职文件、材料管理人员，但兼职人员对档案的重要性缺乏认识，责任心不强，平时收发文件不登记、不整理，一旦机构撤销后档案没有按规定立卷，有的不按规定履行手续，便将形成的文书材料成捆成袋地送到主管机关或校档案馆，给以后的系统管理和检索利用埋下了隐患。 　　档案材料不完整。缺少系统反映学校主要活动的大事记或工作总结。 　　归档不规范。不少临时机构撤销之前，虽然将形成的材料加以整理，但分类不准确、整理不科学、组合不合理，交接时还要返工，造成人力、物力的浪费。 　　 　　三、健全归档制度，做好档案收集、整理、移交工作 　　 　　1.临时机构的档案应纳入学校档案管理的总体工作之中，引起各级领导的高度重视，同时根据临时机构的重要程度，配备相应的档案管理人员。 　　2.加强宣传力度，增强档案意识。校档案管理部门及主管机关要及时向临时机构的领导和工作人员宣传《中华人民共和国档案法》及党和国家有关档案工作的政策规定，教育专（兼）职文书树立事业心，增强档案意识，并督促、检查临时机构落实分管此项工作的领导和专（兼）职文书做好文件材料的收集工作，确保临时机构文书材料的完整。 　　3.健全归档制度，加强业务联系。国家档案局令（2006年）第8号文件规定的机关文件材料归档范围和文书档案保管期限要求是档案工作唯一的标准，临时机构的文书档案工作也要遵照执行。学校也要制定相应的归档范围：凡在工作活动中形成和使用的文件，在办理完毕之后，其中有保存价值的要作为档案保存，并将任务纳入个人岗位职责，有关人员应明确自己应该收集什么、何时上交；平时对办理完毕的具有保存价值的文件要及时收集齐