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浅谈高校二级档案管理规范化相关研究 　　［摘要］ 本文分析目前高校二级学院档案管理中存在的问题出发，在此基础上提出改进建议和措施，希望对提高高校二级档案管理工作水平提供借鉴。 　　［关键词］ 高校；二级学院；档案管理；规范化；对策 　　doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 13. 060 　　［中图分类号］G271［文献标识码］A［文章编号］1673 - 0194（2014）13- 0096- 03 　　目前，高等教育在不断发展，向大众化的方向迈进。在这种情况下，高校的二级学院应运而生，二级学院档案管理工作也得到更多的重视。二级学院档案是指建校以来在各项主要职能活动和师生员工从事教学、科研工作及学院管理等各项工作中直接形成的，经过收集、整理的，对学院和社会有利用保存价值的各种不同形式的历史记录材料，包括文字材料、图纸、图表、实验记录、计算材料、照片、录音带、录像带、模型、样品、实物等。档案管理工作非常重要，可以说是学院教学、科研、党政管理工作的重要组成部分，是办好学校的重要基础工作之一，必须纳入学院整体发展规划。笔者基于自己近些年的档案管理工作经验，对目前高校二级档案管理中存在的问题进行分析，在此基础上提出几点对策。 　　1高校二级档案管理工作中存在的问题 　　1.1 过分依赖学校档案馆 　　目前，二级学院在对档案进行管理时，对学校档案馆的依赖度比较大。当下，高校档案工作管理体制的一个显著特点就是高度集中，即高校对二级学院档案工作过于集中管理。此外，许多二级学院自身管理制度并不健全，需要进一步完善。对于档案管理工作，有的档案员没有一个明确的概念。在行政上，档案员接受学院管理，在业务上也接受高校档案馆的监督领导，因此档案管理人员的工作积极性比较低，有待提高。二级学院档案管理工作得不到有关领导的重视，有的工作人员则对这份工作的重要性和意义认识不到位，认为无论是档案管理还是档案建设都应该由学校负责，对学校的档案馆过分依赖。 　　1.2 二级学院的档案资料存在严重流失的状况 　　目前，教学档案收集的难度比较大。二级学院的教师一部分来自社会招聘，另一部分则是由母校教师进行兼职授课。对于二级学院档案工作，有的教师认为无足轻重，对其重要性缺乏认识。因此，材料的归档等工作需要在管理人员的督促下完成，有的教师为了完成任务，往往缺乏统一的标准，临时突击，有的应付差事，草率整理。在这种工作方式和态度下，有的归档材料没有日期，没有单位盖章，既不齐全，也不完整，最终质量严重下滑。二级学院学校重要的文书档案收集不全。作为高校办学的一种新的尝试，二级学院目前已经产生了大量的档案。然而，人员编制也非常紧张，有的领导不是很重视，只关注上级的红头文件，对于本校的文件则比较忽视。因此，各职能部门的负责人或者具体操作人手中掌握大量的可以反映学校进程轨迹的文件，没有按时归档，最终造成档案的严重流失。虽然有的二级学校建立了资料室和档案室，也有专门的管理人员，但是在档案管理职责方面依然需要进一步明确。有的兼职档案管理员总是强调客观原因，认为自己还需要负责其他工作，难以腾出时间，因此总是将这份工作往后推，对档案材料收集工作的重视度差。有的二级学院没有配备专职的档案员，管理人员需要处理日常的事务，因此档案收集时间很容易错过，最终导致档案的收集不全。 　　1.3 二级学院档案管理人员的素质不高 　　目前，由于二级学院大多采用的是民办机制，人员编制也比较紧张，因此用人具有一定的随意性，最终降低了管理水平和效率。档案管理人员也大多数是兼职档案员，他们需要负责多方面的工作，因此很难全身心投入到这份工作之中。而有的兼职档案员则不认真履行自己的职责，可以说是形同虚设。有的二级学院兼职档案员不固定，总是变动，对于新手来说需要花一段时间对工作进行熟悉。大部分兼职档案员的专业素质比较低，接受档案专业培训的机会也非常少，有的职业观存在问题，认为这项工作无足轻重。总之复合型人才极其匮乏，这些都阻碍了档案管理工作的发展。 　　2二级学院档案管理的对策 　　为了加强对我院各类档案的综合管理，实现我院档案建设各个环节的标准化和规范化，有效地保护和利用档案，为学院的教学、科研和党政管理等各项工作服务，为社会服务，笔者结合自己的实践经验，提出几点建议和对策。 　　2.１ 合理设置机构，明确工作人员的职责 　　设立综合档案室，配备专职档案干部。由主管行政工作的院领导分管，院办公室主任主管，业务上受上级和当地档案局的监督和指导。综合档案室既是职能管理部门，又是永久保存和提供利用档案的科学文化事业机构。学院综合档案室要做好自己的工作，有所作为。（１）宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，规划全院档案工作。（