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浅谈电算化后会计档案管理 　　摘要：会计电算化和网络技术的广泛应用全面改变了会计工作的物质条件和管理模式，本文对会计档案管理中出现的新问题和改进会计档案管理的措施做了探讨，期待对做好会计档案管理工作，更好地发挥会计档案管理的功能有所帮助。 　　关键词：电算化 会计档案 现状 措施 　　 　　会计数据是指记帐凭证、会计帐簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据，以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档程序和其他会计资料。会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。电算化会计档案指存储在计算机中的会计数据（以磁性介质或光盘存储的会计数据）和计算机打印出来的书面形式的会计数据。 　　电算化会计档案管理的主要任务是：监督和保证按要求生成各种档案，保证各种会计档案的安全与保密，保证各种会计档案得到合理和有效的利用，并安全保存。 　　到2010年全国80％企事业单位要实现会计电算化。因此，加强电算化会计档案的管理已成为一个现实性的重要问题。 　　 　　▲▲ 一、会计电算化会计档案的特点 　　 　　会计电算化会计档案具有以下一些显著特点： 　　1、会计电算化档案不仅保留了传统意义上的会计档案，而且还包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据。即会计电算化档案存储的范围和领域扩大了。 　　2、传统的会计档案具有直观可视性，而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用，也才具有生命力。即会计电算化档案的调用需要一定的软硬件环境。 　　3、会计电算化档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张，更主要的是磁性介质或光盘。即会计电算化档案的保管不仅是作为会计资料信息载体的纸张而且更重要的是磁性介质或光盘。 　　4、会计电算化档案具有易遭破坏，难留痕迹的特点，同时他们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响，即对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。 　　5、实行电算化的时间越长，会计档案与财务软件的版本数越多，即会计电算化档案更需要科学地管理。 　　 　　▲▲ 二、存在的问题 　　 　　1.电算化会计档案管理制度有待完善。实现会计电算化后，会计档案的内容增多了，对环境的要求也高了，而很多单位却没有认识到这些变化，认为会计电算化仅仅是数据处理工具的变化。如电算化会计档案的收集、管理、查阅、销毁仍沿用手工系统的制度；没有对会计电算化信息系统档案保管人员的职责作出相应的规定；也没有采取相应的保障措施来改善保管会计档案的环境等。这些电算化会计档案管理中存在的问题，都需要建立健全相关制度予以解决、加以保障。 　　2.档案管理人员的业务素质有待提高。档案管理人员的素质和能力是决定电算化会计档案管理自动化程度高低的关键因素。在电算化会计档案管理中，缺少档案管理应有的专业知识，计算机应用知识，造成电算化档案管理工作整体水平不高，制约着电算化会计档案管理工作的顺利发展，这对电算化会计档案的管理和利用都是不利的。 　　3.相关人员的电子档案管理意识较弱。自开展会计电算化以来，我国实现会计电算化的单位虽然数量很多，但其投入运行的时间多数不长。会计电子档案从收集到归档的过程离不开计算机操作。由于会计人员的电算化操作能力较低，对电算化档案的重视不足，操作人员的时间观念不强等原因，导致不能及时按规定将财务系统中的会计资料备份到外存储器中保存，有时又不能正确进行电子文档的备份和检查，造成会计资料的假备份，出现磁盘上的标签与电子文档不符的现象。一旦因意外或人为错误造成系统数据的丢失、破坏，就不能在最短时间、最小损失下恢复原有的会计资料，这都将影响电算化系统的正常工作。 　　4.对收集、整理、利用工作重视不够。根据笔者的调查，绝大多数单位都实行了会计电算化，“重核算，轻管理”、重视纸质会计档案，轻视电算化会计档案的现象普遍存在，归档的只是传统的纸质档案，而电算化会计档案则保存在财务部门，这就给电算化会计档案的规范管理带来了难度。有的单位为了适应电算化信息系统技术、制度环境的变化，会计软件进行了升级，而原有的会计软件及资料未能及时进行整理归档，?S着时间的推移，会计档案的完整性、安全性就得不到保证。电算化会计档案管理的最终目的是为了提供利用。传统的服务方式处于一种被动地位，这种服务方式也制约了电算化会计档案的利用，无法适应电算化会计档案的改革发展。 　　 　　▲▲ 三、采取的对策和建议 　　 　　1.建立健全法规和制度是管理好电算化会计档案的保障。建立切实可行的管理制度，如制定细化的《电算化会计档案管理办法》、《电算化会计档案岗位责任制》、《电算化会计档案操作管理制度》、《安全保密制度》