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独立学院办公室精细化管理探索 　　【摘要】独立学院是我国发展高等教育的有效探索和重大举措。在新形势下,独立学院和企业一样都面临在激烈的市场竞争之下如何提高管理水平和管理效益的共同任务。作为窗口形象的学院办公室,努力探索精细化管理模式、有效提高工作水平是大势所趋。本文试探索如何对独立学院办公室进行精细化管理。 　　【关键词】独立学院 办公室 精细化 管理 　　【中图分类号】G637 【文献标识码】A 【文章编号】1673-8209(2010)07-00-01 　　 　　1 独立学院办公室精细化管理的必要性分析 　　1.1 独立学院本身发展的需要 　　大学竞争格局已经形成,资源向优质高校流动,高校分层分化趋势显现。独立学院作为新生的教育产物,正处在规章制度不够健全、教育教学资源匮乏、教育理念亟待更新、教师管理队伍结构不合理等一系列问题凸显的时期。在严峻的形势下,独立学院必须积极推进精细化管理,理顺各方面关系,打破普通高校故有的弊病,从各个管理层和管理部门入手,实现资源的有效整合,突破独立学院发展的瓶颈。 　　1.2 办公室工作性质的需要 　　独立学院办公室在学院的整个管理系统当中扮演者“先锋模范”的角色,与外界打交道最多,与学院领导接触最多,与学校各个管理部门的沟通交流最多。作为学院的信息中心和联络中心,学院办公室是整个学院的窗口形象部门,办公室工作具有政策性强、综合性强、实践性强、服务面广、协调任务重等特点,毫不夸张地说:“重要公文,一字之差,可能造成重大差错;说话办事,稍有不慎,可能造成全局被动”。因此,将精细化管理技巧灵活运用到办公室工作当中显得尤为重要。 　　 　　2 如何实现独立学院办公室精细化管理 　　精细化管理是一种理念,并非某种具体管理模式和方法。它是倡导凡事应坚持一种认真的态度和科学的精神,坚持“没有最好、只有更好”的理念,提倡人们养成用心做事,重视细节,把小事做细,把细事做透的良好职业态度和职业习惯[1]。精细化的要义就是精简、筛选,去粗取精,提高管理绩效。 　　要实现独立学院办公室的精细化管理,一要实现“精”化,二要实现“细”化。 　　2.1 如何实现管理的“精”化 　　“精”化的前提是人才的专业化。这里所说的专业化并不是所谓的人员学历的专业,而是指在办公室的具体分工当中要指派的专门性的责任人负责专门性的事务。这种专业化是建立在对办公室人员的专长及个性了解的前提下,经过整合和重组,实现“专人专事”。不同专业的业务要独立建制,业务相同的要合并,以减少扯皮,提高效率。所以办公室必须分工明确、合理,培养一批各司其职、精干、高效、专业的高水平人才,这是实现管理“精”化的前提。 　　“精”化的关键是工作的量化。办公室事务繁杂,头绪繁多,但只要将工作进行数字化处理,事情就不会变得杂乱无章。所以对各项工作的数量、时间、质量要进行具体的量化,以便有关人员执行、监督和考核。要能熟练地使用量化工具,注意基础资料、数据、原始凭证的充分积累。切实推行报表制度,使信息系统化,任务管理制度化,使每一项工作的开展过程及结果一目了然,方便与上级领导以及部门之间的工作传达与交流。 　　“精”化的重点是流程的优化。工作流程是将工作、任务细分为若干个步骤或环节,然后再用流动方向的线条按先后顺序连接起来每个流程环节上要有责任人、作业时间和具体事务等。有了工作流程,整个工作过程都有那些环节,先做什么,后做什么,一目了然。办公室工作的流程要形成框架体系,像一周主要工作安排流程、公文办理流程、上级接待工作流程、上级来电工作流程等等。杂乱的工作通过具体流程呈现出来就变得有章可循,从而形成工作的惯性和常态。 　　2.2 如何实现管理的“细”化 　　办公室工作就是无数个细节组成的。办公室管理的细化程度,实际上就体现在对具体事务细节的处理水平和技巧。 　　细节的处理要对时间进行合理的分配和细化。在微观事务上应该“准时、守时、及时”,上班准时,接待守时,交报告及时等等;在宏观上要做到每年有工作计划,每学期有工作安排,每月有工作重点,每周有工作例会,每天有具体事项,每个具体事项要分步骤、按流程完成。 要全力培养对时间的掌控和驾驭能力。 　　细节的处理要贯穿到一言一行。在办公室工作,一定要做好“门面功夫”,树立良好的窗口形象,这方面细节就更加能够发挥意想不到的效应了。办公室人员须从介绍、握手、使用名片、打电话、交谈聆听、服装等全方位的礼仪细节入手,到接待、打招呼、引荐、送别等具体情境的一言一行,都要大方、规范,于细节处体现为人处事的艺术性。 　　细节的处理要做到精益求精。办公室的公文写作、档案管理、会务安排、接待工作,无一件不是由细节组成的。公文写作,格式上不能有差错,字面上不能有歧义,文体不能相互混淆,字句不能有错字别字