基于智慧理念的民生档案信息化建设-福建档案局.PDFVIP

基于智慧理念的民生档案信息化建设 福州大学 魏振毅 民生档案由于与人民群众的切身利益密切相关，人民群众查询比较频繁。高效便捷的民 生档案信息化建设能让数据多跑路，让百姓少跑腿，极大地方便人民群众。近年来，民生档 案及其信息化建设越来越受到重视，2014年5月5日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发的 《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，要求各级国家档案馆重视及做好民生档案工 作，把民生档案纳入国家档案资源体系。民生档案资源和信息化建设取得了可喜的发展和进 步，但存在着民生档案信息资源分散、信息化程度不高、档案信息利用不便捷等困难和问题， 亟待加以解决。本文试图利用信息化中的智慧理念，靠前规划和谋划，探索采取前端控制管 理民生档案信息资源和信息化建设。 一、智慧思维的特点 近年来，基于国际商业机器有限公司（IBM）前任董事会主席兼CEO彭明盛（英文名Samuel Palmisano）在2008年11月提出的智慧地球 （Smarter Planet）概念，智慧理念首次出现在 [1-2] 信息科技界 。信息化的智慧思维一般具有信息之间互联互通，信息处理智能、高效、准 确，信息表达高度协调一致等特点。 [3] 在智慧思维下，智慧档案馆(Smarter Archives)应运而生 。目前，智慧档案馆在理论和 实践方面都有了一些有益的探索。根据大量的智慧档案馆理论和实践研究，智慧档案馆可以 看成是运用人工智能 （ ， ）、物联网 （ ， ）、云计 Artificial Intelligence AI Internet of Things IOT 算(Cloud Computing)、大数据(Big Data)、空间地理信息集成 （Spatial Geographic Information Integration）等新一代信息技术，综合获取和利用档案数据与信息来解决档案的收集、保存、 [4] 管理利用等问题的一个智慧化 （智能化）系统与平台 。 二、民生档案信息化存在的困难 （一）收集困难 1.民生档案的内涵和范围不清，造成民生档案的收集困难 虽然2011年国家档案局根据 《全国档案事业发展 “十二五”规划》编制了《国家基本专 业档案目录》（简称目录）列出了14类民生档案，但人民群众对民生档案信息的要求日益增 长，民生档案的范围不仅限于这14类，出生医学证明档案、学籍和学历档案、户籍档案、知 青档案、公证档案、住房档案、宅基地档案、土地确权档案、林权档案、扶贫开发档案等民 生档案在不同地区有不同程度的建设，而且各地区有自身特色的民生档案。 2.民生档案的收集受基层档案部门影响 民生档案的形成和收集，比较依赖于基层档案馆。各类基层档案馆受当地经济发展水平、 [2] 档案收集人员文化水平等因素影响，档案收集的质量无法保证统一 。 3.民生档案变更频繁 就业失业登记档案、住房档案、学历档案等档案信息会随着时间发生一定的变化，有的 档案甚至会变化比较频繁，这需要档案管理部门及时收集准确的信息并加以变更，在一定程 度上也增大了民生档案收集的难度。 （二）保存方式不便信息共享 1.档案实体 民生档案的归口管理导致民生档案实体保存也很分散，特别是出生医学证明档案、学籍 和学历档案、户籍档案等专业性很强的民生档案保存于政府主管部门或其他有关专业的档案 馆之中。分散的档案实体保存也难以对档案保存进行科学的统一规划和管理。不同的国家档 案馆对档案库房、档案整理、档案安全管理存在差异，造成民生档案实体保存质量也存在差 别。 2.数据存储 虽然民生档案在很多档案馆作为数字化的优先对象，也建立了一些各类民生档案的专题 数据库。但各类档案数据库的数据存储载体、备份方案和安全管理存在各自特色，不利用档 案数据信息的共享。 （三）泛化分散管理 1.民生档案没有比较统一的管理细