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职位说明书在规范高校办公室管理工作中作用 　　中国人民大学学校办公室于2004年形成了全校管理部门的第一份职位说明书―《中国人民大学学校办公室职位说明书》（2004版）。2008年，为了进一步适应人事工作专业化的要求，提高人事工作水平，办公室以科室调整、功能整合为契机，对原有职位说明书体系进行了修订，形成了《中国人民大学学校办公室职位说明书》（2008版）。此版突出了“简化、可量化、可操作”的特点，基本实现了“人适其位、人尽其能”的良好效果，为打造充满活力、高效成熟的服务型、学习型、研究型办公室奠定了坚实基础。 　　 　　职位说明书的结构与内容 　　 　　一是职位的基本信息。主要包括职位名称、所属部门与直接上级职务等其他相关信息。 　　二是职位概要和工作职责。职位概要是对该工作岗位的工作任务、职能、活动的简要说明。工作职责则是对职位概要的具体化，根据工作任务分条说明。 　　三是工作关系。主要是指工作岗位之间横向与纵向的联系。首先，应清楚地界定本岗位的上下级关系，即所受的监督和所实施的监督。其次，应说明该岗位与其他岗位的关系, 即岗位之间的横向联系, 根据科室的不同职能，有时还要包括与外部的关系。 　　四是关键绩效指标。这些指标由组织目标层层分解而来，指标类型主要包括效能、质量和水平等，可采用定性和定量等方式进行表述。关键绩效指标对该岗位工作应达到的标准和规格作出了具体规定，因此，可作为对职员实施业绩考核时的主要依据。 　　五是职位权限。包括完成职位职责所需要的决策权、指挥权、建议权、监督权和职位职权的运行机制。在实际操作过程中，常常涉及工作权限、资金权限和人事权限等。 　　六是任职条件和资格。主要包括教育程度、工作经历、培训情况、身体条件、知识和技能要求、心理品质、专业管理能力和政治面貌等。这些任职条件和资格的要求是基本的，也是承担这一职位工作的最低要求。 　　 　　职位说明书在高校办公室工作中的作用 　　 　　一是明确了不同岗位的职责，界定了不同科室的权责，强化了职员的责任意识，使办公室工作更具规范性。一方面，职位说明书详细地指明了科室及每名职员的职责，避免了过去“口口相授、手手相传”的经验型办公室工作状态；另一方面，职位说明书帮助职员熟悉自己的职责，明确工作标准，从而在履行职责时，避免了盲目性和互相推诿的现象。最后经过数次的共同讨论，在职位说明书中对各项职责清楚分类，界定不同职员在各项工作中的角色（是主导作用还是配合作用），为科室间顺畅沟通打下了基础，有效协调了各科室的工作任务，从而保障办公室共同目标的顺利实现。 　　二是使办公室的职员招聘、培训更有针对性。办公室需要根据结构调整和规模变化来合理配置职员数额，职位说明书中载明的岗位设置、职员数量、工作负荷为开展定编定员工作提供了科学依据；其所确定的岗位所需知识、技巧与能力又为招聘、甄选职员提供了参考标准。可以根据职位说明书的内容设计不同的甄选工具，如考试类型、考试题目等，使招聘工作更具科学性。在实践中，中国人民大学学校办公室根据职位说明书，为新招聘职员制定了“通用培训计划”和“专业培训计划”。“通用培训计划”以办公室工作相关基础知识内容为主；“专业培训计划”为个性化培训，根据新职员的工作岗位职责和任职条件等内容来拟定培训内容。根据职员工作表现定期与其探讨改进培训计划。 　　三是为办公室人事考核提供科学依据，使考核工作更为科学化。年度考核和聘期考核是办公室的一项常规人事工作，考核过程需要对职员的工作能力、工作成绩进行综合考察和评定。在办公室以往的考核中，由于缺乏明确的考核依据，对职员进行综合评分时，往往重印象轻业绩。职位说明书有效避免了这一现象，它详细列出了每个岗位的工作责任、工作内容和关键业绩指标。我们可以在这些内容的基础上设计考核项目和指标体系（包括质量的和数量的），并根据工作重心的变化及时调整考核标准，实现“要什么考什么”的效果，既提高了考核效率，也保证了考核的准确性和客观性。 　　四是为办公室职员的职业生涯发展提供目标和动力，为建立学习型的办公室奠定基础。从2005年开始，中国人民大学学校办公室在职位说明书中将个人的职业能力发展和评价指标相结合，使其在熟悉职位说明书的同时自觉订立成长目标。以加强专业写作能力为例，为了保证办公室职员在日常性的繁琐事务之余不忘加强专业能力的训练，在2008年6月职位说明书的第3次修订中，特别强调了岗位的文稿写作能力并提出了相应的考核指标。仅2008年，学校办公室职员就在各类刊物上正式发表了近30篇文章。这也为学习型办公室的创建奠定了扎实的基础。 　　五是为学校的规范管理和人事改革进程奠定了良好的基础。管理规范是科学管理的前提和基础。学校办公室在2004年编制职位说明书时，将办公室各项职责加以科学组合，