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规划设计单位工程设计档案特点及网络化管理 　　摘要：工程设计档案的特点是由设计单位的性质和设计活动的规律所决定的。认识并掌握设计档案的这些特点，有利于不断改进管理方法和提高服务质量，以便最大限度地发挥工程设计档案的作用。 　　关键词：设计单位 档案 管理 　　 　　0 引言 　　 　　工程设计档案是一项工程从规划报建至竣工验收全过程中产生的资料、文件、图纸等。由于建设工程施工周期长，专业多、工种复杂，产生的文件材料种类多、数量大，这给设计工程文件的收集、整理、保管、利用带来了一定的困难和很大工作量。 　　根据规划设计单位工作实践，弄清设计文件形成的特点，找出其规律性，制定管理工作的对策，才有利于实现工程设计档案的完整、准确、系统。 　　 　　1 规划设计单位工程设计档案的特点 　　 　　建筑工程设计档案是按照基本建设程序逐渐形成的，有着综合性、成套性、专业性、阶段性、周期长、数量多、 　　整编量大等特点。 　　综合性：指一个工程设计形成的材料和载体的多样，设计档案的内容主要是设计过程中的文字、图表、电子数据等文件材料和底图、蓝图、白图等图纸，档案材料除纸质外还有大量的数据交盘等电子文件，这些都是设计过程中形成的，施工的重要依据，应加以长期保存，做为其它设计和施工工作的重要参考。 　　成套性：工程设计从提出项目建议书开始，经过设计招标、方案设计、初步设计、施工图设计、修改设计、直到竣工图设计，是一个完整的工程设计工作过程，这个过程产生的全部档案都是与工程设计密不可分的，保持工程设计档案的成套性是工程设计档案的要求。 　　专业性：在工程设计过程中，每阶段形成的设计文件是与各专业直接相关的，是专业活动的，文件材料具有本专业特点又相互紧密相联。如建筑设计、结构设计是设计的主体，而其它设备专业的设计是围绕着这两个设计基本条件展开的，所以它们之间各自独立，又密切相关。 　　阶段性：根据不同的设计阶段所形成的设计档案，可分为设计依据和设计成果。在设计前期的任务批文、计划任务书、合同、设计条件及要求、地勘报告等文件，这些都是设计依据。设计中形成的方案设计、初步设计、设计计算书、工程概预算书、施工图设计、图纸审查及设计质量记录等是设计成果。设计前期形成的档案是决定设计能否进行的依据性文件，后者形成的设计成果，是设计单位的巨大财富。 　　周期长：工程设计项目受工程性质、重要性、工程规模大小、建筑技术复杂程序、经济状况、政策导向等因素的影响，其周期长短不同，工期短的很少，而长的要几年，而且工程施工中的修改设计、会审记录、工程洽商、设计变更等也是工程施工中常见的现象。如齐齐哈尔市副食品中市场设计，1.4万平方米，历时一年半，经历了四版施工图设计，小的修改更是不计其数，在这种情况下，设计档案的收集、整编管理就显得很重要。 　　数量多：这是指产生的工程文件材料数量多。一般设计前期准备的时间较长，但文件的数量少些，而设计阶段产生的材料多，主要是施工图，此阶段的时间不太长，但很集中，工作量也大。一般工程形成的图纸有近百张，大型工程项目形成的图纸有的多达几百张，如齐齐哈尔市副食品中市场设计，应该根据不同的设计阶段，有计划的及时收集、整编设计档案。 　　整编量大：一个建设工程，有的会有先后不同的设计人员接手，有的为了越工期有外协的临时工作人员参加，这时往往设计档案的收集整编就不正规、及时，管理混乱，常常发生文件丢失，此时，就需要档案管理人员切实负起责任来，应该把档案归档的任务担负起来，保证设计成果的完整。 　　从几个方面以上可以看到，工程设计档案的特点是由设计单位的性质和设计活动的规律所决定的。认识并掌握设 　　计档案的这些特点，有利于不断改进管理方法和提高服务质量，以便最大限度地发挥工程设计档案的作用。 　　 　　2 建设单位档案管理的网络化 　　 　　工程设计档案是应长期保存的档案，年度跨度大，规格不一，种类多，数量大。随着单位业务的进展，设计档案越来越多，管理与利用都在为一种困难。因此，管理工作必须采用先进的技术和手段，实现信息化、自动化的管理。由于计算机的发展和电子文件档案的日益成熟就把这种目标变成了可能。所以，要提高自身的现代化意识，学习掌握现代化的科学技术方法，以担负起不断变化的工程设计档案的管理工作。 　　2.1 工程设计档案信息化的必备条件 首先应有符合计算机设备运行要求的工作场地，满足工程设计档案管理要求的计算机及辅助设备（数码相机、数码录像机、打印机、扫描仪、投影仪等）。还必须要有符合工程设计档案信息化管理的软件，符合国家有关安全保密法规与标准，应具备数据管理、图像管理、视频管理、整理编目、检索查询、实体管理、安全保密、系统维护等基本功能，覆盖工程设计档案管理的接收、整理、保管、利用、鉴定