利用Excel 完善SULCMIS Ⅲ 系统的实践.docVIP

PAGE PAGE 1 利用Excel完善SULCMIS Ⅲ 系统的实践 陆伟峰（Lu Weifeng） （柳州医学高等专科学校图书馆，广西 柳州 545006） [摘 要] 通过对深圳大学图书馆SULCMIS Ⅲ 期刊管理子系统的使用，在某些日常管理中遇到一些不直观，不灵活、工作程序繁多等操作问题。本文详细介绍如何使用Excel来完善SULCMIS Ⅲ 系统的一些不足之处，工作效率也得到很大地提高。 [关键词] Excel；SULCMIS Ⅲ；期刊管理 [中图分类号] TP391.13；G255．2 我们馆2006年8月由“大连·博菲特《文献管理集成系统》”换成“深圳大学图书馆SULCMIS Ⅲ 系统（以下简称Sul3）”，该系统功能强大，业务覆盖面广。但是因为各馆对系统的功能要求不同，Sul3 很难做到面面俱到[1]。目前我们馆的期刊订购、期刊登记、现刊管理等工作，都是利用Excel来完成的。 1 期刊订购 期刊订购是图书期刊部门每年必做的一项工作，是期刊管理的第一步，每年每种不同来源途径的期刊分别有一个相应的订购表，如“邮发”、“非邮发”、“人大复印资料”等。首先对期刊征订目录进行筛选、汇总，然后把选订的期刊录入电脑。下面以邮发期刊为例说明制作期刊订购表的步骤[2]。 1.1 启动Excel，将当前活动工作表Sheetl重命名为“2009年中文纸质期刊订单”。在工作表中建立标题栏，把表格的行和列的高度宽窄调整好，Al：序号，Bl：邮发代号，Cl：刊名，D1：刊期， E1：季价，F1：半年价，G1：全年价，H1：份数，I1：刊价*份数。在“序号”下面的第一个单元格内输入起始数据“1”，在下一个单元格内输入数据“2”，选定这两个单元格，当鼠标在其右下角呈实心“+”时，按住鼠标左键向下拖动到所需的单元格位置，即可自动填充了所有的“序号”[3 1.2 在相应的单元格里，把本馆所订购的中文纸质期刊按“邮发代码”顺序，录入具体的原始数据。输入“邮发代号”时，短横前的数是十位数，表示某地区，如果遇到个位数时，一定要在它的前面补1个0；短横后的数是百位数，遇到个位数时，要在它的前面补2个0；遇到十位数时，要在它的前面补1个0。例如：06-017。按照这样的“邮发代码”自动排序时，顺序才不会混乱。 1.3 计算每种期刊的全年价，选择“邮发代号、刊名、刊期、份数、季价、半年价、全年价”列，单击工具栏的“数据→排序”，主要关键字选择“季价”，次要关键字选择“半年价”，单击“确定”按钮，这样排序后有“季价”的期刊集中在一起，有“半年价”的期刊集中在一起，然后分别用公式计算出它们的全年价。“季价”的计算方法是，在H2单元格里输入计算公式“=E2*F2*4”，按“回车”键，即可得出该种期刊的全年价，然后选中此单元格，当鼠标呈实心“+”时，按住鼠标左键向下拖动，即可得出所有“季价”期刊的全年价[4]。用同样方法计算出有“半年价”期刊的全年价，不同的是“季价”*4，“半年价”*2。求出每种期刊的“全年价”后，就可以把“季价”和“半年价”这两列删除。如果“征订目录”里的每一种期刊都已经有“全年价”，这一步骤就可省略了；如果只有少部分期刊是订两份以上的，在“份数”那一列的第一个单元格里输入“1”，选中此单元格，当鼠标呈实心“+”时，按住鼠标左键向下拖动，即可得出所有“份数”都是“1”，然后再在需要订两份以上的单元格里进行修改，算出订购此刊的全年总价钱。计算全年期刊的总价时，选择“刊价*份数”这列，单击快捷工具栏的“自动求和 1.4 设置大标题，在行1处插入两行，选择A1—G1，点击工具栏的“合并及居中”，输入大标题“2009年中文纸质期刊订单”；选择A2—G2的方法同上，输入制表单位和日期。如果想在每一页都留表头，单击文件→页面设置，单击‘工作表’选项卡→在‘顶端标题行’处，按下折叠对话框按钮→用鼠标在表格里划定作为‘表头’的范围→关闭。将该订单从E-mail发给书商核对，经反复核实无误后，即完成“期刊订单”工作。（见表1） 表1 2 现刊管理 2.1 按“索刊号”排序 把当年所有的表格都集中在同一个Excel里操作，给各个“工作薄”起名。打开另一个工作表Sheet2重命名为：“2009年中文纸质期刊总目录”。把“2009年中文纸质期刊订单”整个工作表的原始数据复制过来，在“邮发代号”前插入两列，在B3单元格输入“架位号”，C3单元格输入“索刊号”。 2.2 我馆期刊分类号是根据《中国图书馆分类法》第四版来进行分类的，或者直接采用书商赠送的MARC数据。刊次号的取号方法：取刊名前4个字的左上角组成四角号码，对于刊名字数不足4个字的，即补0组成4位数字。如果刊名是1个字时，取它的左上角，后面补3个0；如果刊名是2个字时，分