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浅谈会计档案管理及其面临挑战 　　摘 要 会计档案管理是一项重要的工作,本文具体谈了会计档案的管理工作以及其面临的挑战。 　　关键词 会计档案管理 挑战 　　中图分类号:F234文献标识码:A 　　会计档案是企事业单位在会计核算过程中形成的,根据档案管理科学和相关会计档案管理规定,集中保存备查的专业性文件材料。传统的会计档案主要包括会计凭证、会计账簿和财务报告等专业核算资料,具体包含以下四类文件: 　　1、会计凭证类:包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证; 　　2、会计账簿类:包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿和其他会计账簿; 　　3、财务报告类:包括月度、季度、年度财务报告,会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告; 　　4、其他类:包括银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册和会计档案销毁清册。 　　企事业单位每年形成的会计档案应当由会计机构按照归档要求整理立卷、装订成册,并编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案在会计年度终了后,一般由会计机构保管一年,期满之后由会计机构编制移交清册,移交给本单位档案机构统一保管。未设立档案机构的,会计机构应当在内部指定专人保管。 　　从会计核算程序上看,会计档案管理属于财务管理的最后一个环节,因而往往容易被人忽视。由于档案管理并非日常的会计核算业务,且企业通常都设专人进行管理,很多人觉得这项工作与自己没有直接关系,因此对会计档案没有给予足够的重视。 　　事实上会计档案在经济预测和决策中具有重要作用。首先,会计档案具有连续性和制约性,是反映企事业单位经济业务的历史记录。从编制会计凭证到形成会计账簿直至最终产生会计报表,形成了一个完整的帐务体系,直接反映了会计主体各项经营事项,可以说会计档案是总结经营管理经验的重要资料。其次,会计档案是进行经济活动预测、决策及开展财务分析等工作的重要依据。会计档案完整记录了企事业单位在经济活动过程中的各项业务指标,作为财务分析的重要工具,会计档案对贯彻党和国家各项财经方针,对编制预、决算,节约资金和加强企业内部管理等方面都具有重要作用。此外,会计档案还是打击经济领域犯罪的重要依据,是检查、监督经济活动的重要工具。同时,会计档案还是经济科学研究的可靠史料,它记录了经济活动的事实经过,反映了经营管理的经验教训,是具有重要价值的史料。 　　1998年国家财政部、国家档案局发布了从1999年1月1日起开始施行的《会计档案管理办法》。依据此办法,国内各行业、领域的企事业单位都普遍制定了相应的会计档案管理制度。到今天,《会计档案管理办法》已施行了近12年的时间,随着改革开放的逐步深入和我国社会经济的不断发展,传统的会计档案内涵已发生了巨大变化,会计档案的管理方式也随之有了很大程度革新。 　　随着计算机技术逐步应用于会计核算业务,电算化会计的新概念由此产生。而随着电算化会计在技术和理论上的不断成熟和完善,会计信息逐渐实现了数据化和程序化,会计档案的载体也发生了巨大变化。如今会计档案的内涵已远远超越了传统概念上的手工凭证、手工账簿和报表等纸质文件,而另外涵盖了会计软件系统、电算化会计信息等一系列电算化文件。由于《会计档案管理办法》中第十二条明确规定“采用电子计算机进行会计核算的单位,应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的,由国务院业务主管部门统一规定,并报财政部、国家档案局备案。”从而在制度上明确了电算化会计档案的双重档案载体,即除了打印输出的记账凭证、会计账簿和会计报表等之前所述的四类传统纸质文件外,还包括了存储在计算机硬盘、光盘和其他磁性介质的会计数据、电算化会计系统中的所有系统软件、会计应用软件及全套文档资料。 　　会计核算的电算化在很大程度上推动了企业财务管理水平的进步,促进了会计核算制度逐步完善,但同时也使会计档案管理面临着新的挑战。由于在电算化条件下,会计信息被记录在磁盘或光盘等磁性介质上,技术上就有可能被非法修改而不留痕迹,会计信息的真实性就难以保证。而未经授权的人出于私利和不正当目的,也有可能通过计算机和网络查看属于企业机密的会计数据,进行复制、伪造和销毁等非法行为,会计信息的完整性和安全性也因此受到挑战。由于通过计算机技术手段实施的篡改、复制和伪造等行为具有很强的隐蔽性,相对手工会计而言,发现利用计算机舞弊和进行违法行为的难度更大,因此造成的危害和损失也更大。同时,由于电算化会计档案受载体质量、存放环境、存储有效期等条件的影响,防潮、防盗、防尘、防火、防窜改、防过期、防病毒感染、防失密等方面的安全工作也给电算化会计档案管理带来了新的课题。另外,随着施行电算化会计的时间增长和会计信息系统的