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浅谈会计电算化下档案管理工作 　　摘要：与传统会计档案相比，电算化会计档案出现了新特点。本文根据电算化会计档案的新特点并结合工作实践，提出了会计电算化档案管理较为科学合理的措施与办法。 　　关键词：会计电算化；档案；管理 　　 　　一、会计电算化档案的内容 　　 　　根据财政部、国家档案局财会字（1998）32号文件，1999年1月1日起施行的《会计档案管理办法》规定，采用电子计算机进行会计核算的单位，不仅要保存电子会计数据，而且应当保存打印出的纸质会计档案，这在制度上确立了电算化会计档案是双重的会计档案载体，即传统意义上的会计档案与包括存储在计算机硬盘、光盘以及其他磁性介质内的会计数据等形式的电子会计档案。这说明，电算化会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵，具体内容如下： 　　（一）机制会计档案 　　包括从会计电算化系统打印输出的会计凭证、会计账簿、财务会计报告等纸介质档案，也包括应当依法保存的会计档案移交、保管、销毁清册等其他类档案。 　　（二）机读会计档案 　　包括以计算机硬盘、软盘等磁性介质或光盘等其他介质存储的、只能以电子数据状态保存的会计数据，包括会计凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式与计算公式）等数据和会计数据库。 　　（三）计算机系统档案 　　包括下列内容：（1）计算机硬件型号、存贮空间大小、外部设备类型；（2）计算机操作系统（或网络操作系统）型号；（3）会计软件系统的编程语言、数据库系统类型；（4）软件系统名称、版本号；（5）与软件系统相配套的各说明书与使用手册。 　　 　　二、会计电算化档案的新特点 　　 　　（一）会计电算化档案的技术和知识含量高 　　与传统会计档案相比，电算化下的电子会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才能运行，而且电算化会计档案的使用和会计软件的版本密切相关，会计电子档案必须在相应的软件环境支持下使用，现代科学技术日新月异，计算机不断推陈出新，电脑操作系统不断更新换代，财务管理和会计电算化应用软件也不断升级，这说明会计档案也在不断技术化、知识化和信息化。 　　（二）真实性和安全性要求更高 　　准确、真实和安全是会计档案的生命所在，是对会计工作提出的最基本的要求。在会计电算化条件下，由于会计数据被记录在磁盘或光盘等磁性介质上，在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹，若被修改，就很难辨别出经济业务的“原貌”，会计信息的真实性就难以保证；再者，电算化条件下，会计数据的高度集中在磁盘、光盘等磁性介质上，未经授权的人员出于私利和不可告人的目的有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件，复制、伪造、销毁一些重要的会计数据，会计信息的完整性、安全性也因此受到挑战。由于这种通过计算机技术手段实施的信息篡改、修改复制、伪造、销毁等违法行为具有很强的隐蔽性和社会危害性，相对手工会计系统而言，发现利用计算机舞弊和违法的难度更大，但所造成的危害和损失更大。加之，电算化会计档案又受载体的质量、存放环境、存储信息的有效期等条件的影响。因此，对档案的安全性要求也就更高，在保密性和安全性等方面都比传统的会计档案要求要高。可见，由于磁性材料易被遗失、污染、窜改、复制、销毁等，因此，防潮、防盗、防尘、防火、防窜改、防过期、防病毒感染、防失密等方面的安全工作成了电算化会计档案管理的重要内容。这就为会计档案的管理提出了新的课题。 　　 　　三、会计电算化档案管理的措施与办法 　　 　　为了更有效地做好电算化会计档案工作，我们必须了解电算化会计档案的新特点，分别做好会计档案的收集、管理与保存、利用等方面的工作。 　　（一）电算化会计档案的收集 　　所谓电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内(如一个会计年度)，把计算机系统中的所有会计数据拷贝(备份)存储到磁性介质或光盘上，从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好，以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内，在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。 　　除了备份之外，还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等；计算机操作系统、网络操作系统；财务软件的编程语言、数据库系统类型；财务软件的系统名称、版本号；财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人以及与会计软件系统相配套的各种说明书及使用手册。 　　（二）电算化会计档案的管理与保存 　　首先，应设置专职的会计电算化档案管理人员，且不能由出纳人员兼管。其岗位职责有：1、按规定期限，向会计电算化系统各类有关人员催收会计数据备份及存档资料，并填写存档清单；2、负责保管存档的机制会计档案、机读会计档案和计算机系统档案；3、负责会计档案的安全保密，不能擅自借出。经系统主管和企业负责人批准允许借阅、复制的会