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浅谈基层档案室资料归纳与利用 　　中图分类号：F273 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2015）03-000-01 　　摘 要 基层档案室作为企业非常重要的基础，加强档案资料的归纳和利用，更利于对管理体制和管理体系的有效完善，同时也是实现企业发展的重要基础。本文结合基层档案室的实际情况，对实现档案资料归纳和利用，提出了几点指导意见。 　　关键词 基层档案室 资料归纳 利用 　　伴随着现代社会对档案利用率的增加，以及各行各业对档案资源的日趋重视，这使得档案的利用也随之频繁起来，在这种趋势的影响下，传统的档案利用方法和方式已经无法满足现代社会及企业对档案信息现代化建设的要求。为此，作为储备并提供利用的档案工作，尤其是在现代化进程的发展下，档案资料的归纳和利用显得更为重要。档案工作内部的重心也应当逐渐从初级的档案存放放到如何有效利用档案资源上来，并能够在新形势下找寻出新的“档案现代化管理”道路，促使基层档案管理室地位上升，档案利用率进一步提升。 　　一、提高素质，增强档案意识 　　对档案意识进行强化，促使全员档案认知程度得到有效提升，首先需要对档案室工作人员的业务技能和专业知识进行培训，并加大对档案知识的宣传教育力度，例如，定期或者不定期制定与档案相关的宣传页，并将其发放到工作人员的手中，使档案管理人员能够更加深入的了解档案管理，进而促使更多的工作人员均能够共同参与到单胺资料管理中来[1]。此外，档案管理人员还应当主动为参与人员讲解文件收集整理归档的各个步骤，力求他们能够更进一步的了解档案工作，进而更加积极的配合档案工作，帮助参与人员能够非常清楚的认识到：档案资料的归纳才是一个项目的真正完结。当然档案管理人员则需要认识到，档案资料的归档处理，才是体现档案工作有始有终的关键，而通过对档案归档工作进行加强，还可充分展现出职工的个人素质。 　　二、加快数据准备，推进档案现代化 　　计算机数据是档案管理中非常重要的一项工程，同时也是工程量较大的一项工程，特别是针对一些大型项目，其设计的档案资料不仅多，还非常的繁杂，若没有一套完整的科学化和规范化的工作程序和方法，必然出现较为严重的数据准备不足，这就使得档案管理工作受到直接影响。为此，在对档案资料进行归档处理时，应当充分把握几个不同的要点，把握住“快”“多”“好”的效果。 　　（一）分清轻重缓急，循序渐进 　　档案管理的最终目的是使档案能够为社会所用，而通过计算机实现档案管理的主要目的是为了能够全面提升档案的利用率。当然，在当前科技发展的影响下，计算机档案管理也是当前档案室资料归纳和利用发展的必然趋势。在推动计算机管理的进程中，应当结合各全宗的价值大小、重要程度、开放情况以及利用率高低的情况，对集团公司利用率较高和核心档案进行优秀的加工处理。并通过这种方式，来全面提升社会利用率和计算机化的进程。 　　（二）分级次著录，省时省力 　　在进行着录时，可将案卷分为三个不同的层次来实现着录，简单来说，就是对查考价值不高或者反映问题单一的档案进行案卷级着录，使那些一卷内涉及到的相同的内容以及能够进行有效组合排列的重要文件进行排列，或者对反映问题较为庞杂的文件进行文件级着录。通过这样的方式来进行处理，不仅能够有效揭示档案的主要特征和内容，同时还能够对录入的条目以及着录的条目进行相应的节省，进而达到有效节省人力、时间和财力的目的。 　　（三）分门别类，充分利用档案原基础 　　针对那些档案卷基础相对较好的案卷进行着录的过程中，可直接根据目录上的分类标示来指引，并且能够目录上的分类指引而对那些特殊形式的档案，例如：“案件”“房档”等，则需要严格按照计算机程序对地址、人名、时间用案卷目录直接录入，然后再运用计算机完成统一分类号[2]。通过这种分门别类的方式，能够更好的实现对档案目录的有效利用，并能够在原基础层面上，对着录环节进行控制，促使着录效率提高。 　　三、做好档案利用效果信息反馈研究，不断完善利用服务工作 　　档案管理本身就属于一种动态性的管理系统，它的各个环节是相辅相成的，一环扣一环的，并不是一次就能够结束的，而是一个连续不断的活动，对利用效果信息反馈分析研究，不仅能够对前一阶段的工作进行衡量，更为重要的是，还可为下一步工作提供科学的信息。加强对反馈信息的分析，能够对档案工作的各个缓解进行调整，是全面提升档案管理水平的重要途径。通过加强调整和反馈信息收集，还可帮助档案管理水平更进一步的完善。档案利用效果信息反馈的内容，大致能够分为两大方面：其一，档案信息输出所产生的经济效益和社会效益。这就需要我们积极构建信息反馈渠道，一要积极构建档案利用调研工作，这是档案利用者非常重要的信息反馈方式，其中包含了档案利用者对档案室服务工作的意见和评价，在调研形式上我们要不断的