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国外科研文件与档案管理研究 　　一、国外相关术语的涵义 　　 　　国际档案理事会大学和科学档案分委员会（ICA/SUV），2003-2004年开展的关于“科学（science）”，“研究（research）”，“科学文件（records of science）”国际调查①揭示，国际上对科学、研究和科学档案的认识存在差异。 　　关于科学的认识有三种：包括社会科学在类的所有科学；不包括人文和社会科学的科学；其它。 　　关于研究的认识有学术性与非学术性研究之分。 　　科研文件的定义不仅国际学术领域和国家间存在差异，机构间也存在不同认识。主要有五种视角：第一种是科研项目视角，如在奥地利和比利时，科研文件指科研项目形成的文件；第二种是科研机构视角，如在澳大利亚和加拿大，科研究机构科学活动及其文化背景中形成的所有文件被看成科研文件；第三种是科学家及其科学活动视角，如美国密西根大学将科学家活动的文件及其私人信件看成科研文件，第四种是狭义的科研活动视角，如在英国，与科研活动直接相关的文件被看成科研文件；第五种是广义科研活动视角，如在瑞典、捷克、爱尔兰，整个科学研究活动中形成的所有文件被看成科研文件。 　　本课题调查②揭示国外科学研究领域中使用频率最高的词是文件而非档案，文件管理是科学研究活动中所有相关人员都广泛关注的话题，档案则主要是档案领域和历史研究者才关注的话题。科研文件的概念包括科研档案，科研档案仅是其中需要永久保存部分。 　　 　　二、 国外科研文件和档案管理中存在的主要问题 　　 　　研究揭示国外科研文件和档案管理中存在的主要问题有三个方面： 　　第一，对已经形成的科研档案的鉴定问题，这是过去和现在及未来都面临的难题。科研档案的鉴定存在谁该对其负责的争议和不同的责任模式，无统一认识。有大学学术委员会负责、系主任负责、科学家负责、科研项目负责人负责、档案馆工作人员负责和其他多种多样的责任形式。采用最多的是档案馆工作人员负责，其次是科学家负责。目前尚缺少科学的依据和广泛认可的统一原则和标准。 　　第二，对正在形成的数字档案的保护问题，Arovelius调查报告③揭示国外大多数机构对科研文件的数字保护仍无对策，电子文件主要采用的是其自然格式的保存，只有少数机构采用了迁移和仿真保护方法。对档案管理机构而言，采用OAIS模型可以对已经形成的数字档案的长久保存和利用，但难于介入正在形成和将要形成的电子和数字科研文件的前端控制与真实性保证。 　　第三，对科研文件管理规划的国际性研究问题。McCarthy andSherratt ④指出科研文件的科学管理可以反映学术研究领域的造假、学术不轨行为、知识产权保护、法律和财务的责任承诺情况，有必要开展专门研究，其收益不仅限于对文件和档案管理的专业知识贡献，不仅限于对科学领域的贡献，对政府、学术机构和企业都将有重要受益。目前国际领域专门针对科研文件和档案管理的研究较少，有专门基金资助的研究为零。 　　全球化背景下，越来越多的科研活动是跨国、跨领域合作开展的，如何制定科学领域广泛采纳的跨国家、跨机构、跨项目和跨个人的连贯一致的文件管理规划，规范记录科学与技术活动过程，规范科研活动信息的产生、发布、保护、管理和利用，规范其科研文件和档案的收集、鉴定、数字化保存和长久利用具有特别重要的国际意义。 　　 　　三、国外科研文件和档案管理的规律 　　 　　研究揭示国外在为什么进行科研文件和档案管理，管理什么和如何管理方面具有如下规律。 　　为什么管的驱动力因素主要有四个方面：个人科研学术行为规范与道德规范要求、科学家身份认证与科研活动继承与发展、机构科研历史维护与记忆延续、科研信息资源社会共享与公共信息服务。 　　管什么的模式有四种：个人科研活动证据库、机构科研活动记忆库、科研领域数据库和信息库、科研项目专题知识库。目前广泛采用的管理模式是文件连续体管理模式，通常采用文件管理规划实现文件生命全过程管理。 　　如何管的方法有多种，其中值得借鉴的是：积极参与国际性或国家性科研档案管理协会组织的学术交流活动；科研文件和档案管理制度化和规范化，制定科研文件和科研档案管理规范和最佳实践指南并将其纳入机构科研活动管理规范体系和科研信息管理规范体系；建立并实施个人、项目组、科研管理机构三级责任管理体系；科研档案利用数字化和网络化，开展科学家、科研项目和科研机构及基金会为对象的科研档案数字化数据库建设和网络化社会服务。 　　 　　四、国外科研文件和档案管理的特点及其发展趋势 　　 　　调查⑤揭示国外科研档案管理受数据保护法、知识产权法、信息自由法、档案法、大学和学术研究机构的政策、研究团队的规定、捐赠机构的要求等制约。按归属和所有权划分，科研文件的管理模式有：公共财产模式，遵循档案