3、项目部收发文管理规定.docVIP

PAGE 4 PAGE 1 代建（监理）项目部收发文管理规定 一、目的 为规范管理项目各类收发文件，确保各类文件得到妥善保管和送达，内容得到落实，特制订本规定。 二、适用范围 本规定适应于项目（代建、监理）部发出或收到的各类文件、通知和设计图纸的管理和传阅。 三、收文办理 1、凡项目部收到各类文件、通知和设计图纸，一律由资料员办理收文登记手续。 2、收发文件时，要认真清点，核对文件份数、标题并逐件编号登记，收文登记内容见收文登记表。 四、发文办理 1、项目部发出的各类文件、通知均必须按要求统一编号。 2、发出各类文件、通知份数应满足法规要求或工作需要，需抄报公司管理部门的应及时抄报。 3、项目部发出的各类文件、通知，均由项目经理或总监签发，未经项目经理或总监授权，其他人无权签发。 4、项目部发出的各类文件、通知，均由资料员按要求送达收件人，并办理发文登记手续。收件人收到文件后，应在发文表签字。 5、签发后的公文不得改动，若需修改，应收回。修改后，由项目经理或总监重新签发。或者修改后重新签发的文件发出时，同时收回原件。 6、已签发的文件应同时存档。 五、文件的传阅 1、收到各类文件、通知和设计图纸，首先交项目经理或总监批阅，并留下批阅记录。项目经理或总监要求传阅办理的文件，应黏贴“文件处理笺”，由资料员送达阅办人。 2、阅办人应在要求时间内及时认真阅读文件，签署意见并及时返回资料员。 3、文件传阅后资料员应及时收回，交项目经理或总监检查传阅情况，符合要求后及时归档。 4、项目经理或总监应及时检查收发文件的落实情况，确保文件精神、内容得到贯彻落实。 六、附则 本规定发布日起执行，由项目综合部负责解释。 附件：收文登记表、发文登记表、文件传阅单。 项目部收文登记表 第 页共 页 序号 文件编号 文件名或主要内容 份数 发文单位 签收人 日 期 项目部发文登记表 第 页共 页 序号 文件编号 文件名或主要内容 份数 收文单位 签收人 日 期 项目部文件传阅单 发文标题 发文部门 发文时间 总监或经理阅后意见 阅件人 阅 后 意 见