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中小型设计院管理信息系统开发实践和探索 　　[摘 　　要]作为对“上海市地下建筑设计研究院管理信息系统”的项目总结。本文阐述了该系统开发的背景，归纳了地下院项目信息管理的各项特性、主要功能点。并对系统在实施全过程中重要问题的处理及最终成果进行了描述。力争通过本项目总结报告，为中小型设计院的管理信息化改造提供可借鉴的经验，并共同探索设计院管理的现代化、信息化趋势，寻找更加经济，有效的科学发展思路。 　　[关键词]管理信息系统：项目管理系统；经营管理系统 　　中图分类号：C931.6 　　文献标识码：A 　　文章编号：1009-8283(2009)10-0155-03 　　 　　1前言 　　 　　上海市地下建筑设计研究院(下称地下院)承接项目涵盖民防工程、地铁工程、规划咨询、民用建筑等多个领域。对于特定领域的工程，有其特定的项目操作程序和方式。例如，地铁车站项目工程从方案设计到建设施工完成。工作周期相对很长，过程中的信息量非常大，仅靠人工管理远远不能满足要求；而对于民防工程项目，虽然工作周期短，但同时并行进行的项目数量很大，同一个团队在项目之间切换的频率很高，烦琐程度也是人工管理所不能接受的。在正式开始建设地下院管理信息系统前，院内也针对地铁项目展开了部分自主信息化实现工作。随着思路的日益成熟。地下院与上海南广电子技术有限公司产品研发部门合作，共同研发了地下院管理信息系统。 　　 　　2开发背景及系统定位 　　 　　2.1原有业务情况 　　地下院所有设计项目都经计划经营室开始接洽，项目确定之后由生产管理小组确定项总和项目类型；在项目分管设计所确定项目经理后，技术人员介入项目，并创建项目基本信息表。项目立项之后，一般分为以下几个重要的阶段：方案设计阶段、初步设计阶段、施工图设计阶段、归档阶段、现场服务阶段。在各阶段中，地下院已经制定了详细的工作程序，井ISO质量管理体系的要求建立项目过程文档。 　　项目设计完成之后，由档案室建立项目档案项目，项目经理按照归档要求将项目中产生的过程文档、图纸文档和电子文件整理并陆续提交到资料室，资料室进行编号分类之后按照归档文件的类型打包分不同柜架存储。 　　在使用管理信息系统之前，地下院已有一套老系统在使用中，但并未与项目管理过程紧密结合。系统运行也不稳定，项目过程文档、图纸互提、与项目相关的文件资料等都没有很好的信息化，大部分交流工作还是通过项目组内部电子邮件完成的，过程表单的报批等文件流传也是依靠人工来完成。虽然大部分工作流程都进行了规范化定义，但并没有信息系统进行跟踪和记录，项目和设计工作所产生信息的数据和统计决策数据有待深度挖掘。 　　 　　2.2系统建设目标 　　在建立系统之前我们已经针对系统，主要是项目管理部分提出了以下的需求和目标，作为在开发和实施过程中的指导。 　　2.2.1提高管理能力 　　实现项目计划的有序管理和动态管理。项目计划、任务分解、需求变更、计划执行全部在系统内完成，动态显示、动态监控。特别是通过项目状态查询界面。院领导、项总及项目经理能动态、直观、准确地掌握各专业的计划执行情况。如：采用各种颜色区分项目不同状态和情况；计划和实际完成时间同时显示，便于对比分析；可以对任务的完成情况按时间、专业、等进行分类统计。多维度反映计划完成情况。 　　院领导能及时了解全院的项目过程信息，掌握第一手资料，做到心中有数，有助于提高管理的反应和决策速度。如院领导可以随时查看设计项目的进展、人员负荷情况，项目组织策划时也可以合理地进行调配。 　　2.2.2提高工作效率 　　减轻机械、重复性工作，从而提高工作效率。如项目的基本数据保持一致，在运行各类管理表单时都不再需要重复填写；在完成项目登记后可自动生成项目任务计划；设计任务完成后可自动提交图纸文件归档等。管理人员从烦琐的重复工作中解脱，可以致力于实质性管理工作。 　　系统在为各级管理者提供各种统计、查询手段的同时，还可提供大量有价值的管理数据，如设计人员工时、项目工时、项目图纸、投资金额等。工时统计数据为项目总体成本计算提供依据；设计人员所完成的工程任务及其所耗费的时间统计数据为员工绩效考评提供科学、客观的数据。 　　2.2.3规范设计管理 　　强化管理体系的执行力度，提高质量管理水平。系统应用严格贯彻执行地下院ISO质量管理体系的规定和要求，各类工程文件的审核、批准、签发及流转等都在系统中留下签名或记录。一些质量管理过程得到有效控制，项总还能对项目执行情况动态监控。可增强员工执行质量管理体系规定的意识和自觉性。 　　档案管理需实现地下院所有项目文件的系统化、自动化、规范化管理，有效解决以前存在的多系统并行、数据交互不畅、使用率不高、台帐管理手段落后，借阅手工登记等问题。