创建高效企业档案信息化管理和网络化管理系统管见.docVIP

创建高效企业档案信息化管理和网络化管理系统管见 　　随着科技的发展。档案事业发展也进入了一个数字化和网络化的时代。网络技术成果的应用推动了无纸化办公的发展，也加快了档案信息化管理的步伐。如何运用先进的技术，建立高效企业档案信息化管理与网络化管理系统，是现有企业档案管理的一件不可忽视的大事。 　　 　　一、做好企业档案信息化管理 　　 　　(一)标准化的档案管理软件是信息化的基础。 　　所谓标准化的档案管理软件是指符合国家档案标准规范的，适用于机关、企事业单位和各类档案馆用于对档案信息化和档案实体进行辅助管理的各种类型计算机应用软件系统。标准化的档案管理软件应具备以下几项主要功能： 　　1、数据库管理系统的灵活性。档案信息管理要对所需的信息进行数据聚集。数据库的建立是档案信息化的前提要实现档案的网络检索。就要建立档案信息数据库。包括建立以全宗为单位的案卷目录数据库、专题文件目录数据库等。其管理形式是实现目录管理和原文管理。由于不同类别的档案需要著录的文件项目各不相同，故数据库管理系统应具有一定的灵活性、扩展性，数据库的设置应有建立、删除、修改等功能。只有灵活的数据库管理系统，才能充分挖掘出档案信息资源的潜力，满足不同档案类型的需要，实现最大化的档案信息数据聚集，为企业档案信息化管理奠定基础。 　　2、文件档案管理一体化。实现办公自动化环境下的文件，档案一体化管理。要求重新设置合理的工作流程。将文件工作和档案工作的需求一同嵌入管理文件系统中，即实现前端控制，记录从电子文件形成到成为电子档案并归档的一切活动过程和处理情况。档案管理软件所设置的接口与企业文书部门连接。实现文档一体化管理。’企业文书部门的文件由计算机形成。计算机辅助归档，由档案人员进行整理鉴定并确定密级和保管期限。然后进入正式文件库。利用这一手段确保了电子公文及时高效、安全保密地运行：也使文书部门文件整理与归档工作一次完成，避免了大量重复劳动，大大提高了工作效率：档案人员也不必再次进行归档文件目录输入，可以节省大量人力和时间进行企业档案信息资源的开发工作。另外，档案管理部门也可以通过办公自动化系统随时掌握文书、业务部门的管理动态，及时进行指导。从而实现档案的超前性、预见性管理。 　　3、档案全文存储与检索。应用标准化的档案管理系统，档案部门可以将原有的档案原件扫描后存储到计算机上，并在他人需要查阅档案耐快速获取所需信息，实现检索准确性和正确性。 　　4、档案业务管理自动化。企业档案业务工作包括档案统计、鉴定、销毁、借阅、催还及参考资料编研工作。需要档案人员定期、不定期地进行档案基本情况统计、档案借阅归还统计、销毁清册登记、超期档案催还工作，归档技术文件进行分析为企业领导决策提供依据。应用标准化的档案软件，可以随时随地进行各种数据的统计、设计、打印各种报表，进行借阅登记、催还提醒等，让档案人员从繁杂的日常事务中解脱出来，标准化的档案管理软件可真正实现档案业务办公自动化。 　　 　　(二)档案信息化管理要以人才为依托 　　档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然趋势，档案人员作为档案工作的主体，对档案事业的兴衰起着决定性的作用。人员素质高低直接影响档案信息化的进程。因此。就需要我们有一大批对计算机技术熟练、业务素质高的档案管理工作者。有一大批坚持创新、勇于创新的档案工作者。要培养知识全面、一专多能、有开拓精神的复合型档案管理人才，需从以下几方面入手。 　　1、加强基础理论和业务技能培训。档案人员首先应具备扎实的档案学基础理论知识，这是必备的知识体系，还应懂得文件与档案的管理原则、熟悉档案工作的规律分类方法及有关的技术，这是档案工作者必须掌握的技能，各级档案部门都开展过多种教育培训。如岗位培训、专业学历教育等，通过培训把理论与实际工作有机地结合起来，从而提高业务技能，拓宽视野。 　　2、加强现代化信息技术的培训。 　　为了保证档案目录数据库建设能够符合规范要求，要加强对档案输入人员的继续教育培训。随着计算机的普及大部分档案人员都具有一定的计算机应用知识，所以培训重点应放在数据的规范采集、软件正确运用及网络知识运用等方面。通过培训，使他们能够掌握计算机技术在档案工作中的应用，掌握档案管理应用软件的各种功能，成为档案信息化管理的行家。确保档案管理系统平稳、正常运行。 　　 　　二、档案工作的网络化管理日益成为趋势。 　　 　　现有多数企业中。大多公司以多元化产权制度存在，如母公司与子公司、集团公司与股份公司等。在做好基层单位档案信息化管理的同时，集团档案工作的网络化管理正成为趋势，档案主管部门对所属单位要以计算机现代化网络技术为支撑，采用切合企业档案自身特点的管理模式。打造档案工作网络化管理的平台。 　　 　　(一)要建立符合