试论档案管理服务创新和发展.docVIP

试论档案管理服务创新和发展 　　（青海省建筑建材科学研究院 青海西宁 810008） 　　 　　【摘 要】 在新的形势下,档案管理工作为适应发展的需要,必须进行一系列的创新观念创新,要本着“以人为本,服务至上”的服务理念；机制创新,积极引入竞争机制；档案服务模式创新,档案管理信息化发展和提高档案从业人员的素质等。从而使档案管理与服务工作走上健康发展的轨道。 　　【关键词】 档案管理；管理创新；服务创新；思想观念 　　 　　一切事业成功的关键因素之一是创新,档案管理也一样,它在适应自身发展需要的同时,必须适应新形势发展的需要。面对新形势下的新问题、新挑战,为实现档案管理工作的发展,广大档案管理工作者应在档案领域进行有创新的探索。 　　一、观念创新,本着“以人为本,服务至上”的服务理念 　　创新是档案事业发展的必然要求。作为档案管理人员,首先要树立档案管理创新的观念,解放思想,更新认识。管理创新的必要前提是观念创新,观念的创新是使管理创新得以成功的保证,其思想始终贯穿于管理创新的全过程。创新要求档案管理人员必须确立现代化管理意识,把知识和创新作为档案工作的重要的管理目标,使档案管理知识化、网络化、社会化。档案管理工作者本着“以人为本,服务至上”的服务理念,把满足用户的需求作为现代档案管理工作的最重要的价值取向。以创新理念和创新行为来加强档案管理,开辟档案管理发展的全新途径。 　　二、管理机制创新,积极引入竞争机制 　　档案管理要建立以人为本的管理体制和服务机制,为员工创建良好的工作环境和生活条件,对员工的管理应将人视为最有价值和最富有竞争力的资本,以“双赢”（即单位与员工的共同发展）为中心,而不再是以使用为中心。采用爱才,招才,惜才和用才的用人制度。同时积极引入竞争激励机制,改变在档案管理工作者中存在的安于现状的思想,从源头上解决创新的问题。积极引入竞争机制,对档案管理人员实行公平竞争、择优上岗,真正做到优胜劣汰、能者上庸者下,从而使档案工作者清楚地认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关。使每个人都有危机感,从而激发工作活力,最大限度地发挥个人潜力,使档案工作出现充满竞争活力、开拓创新的新局面。同时,要建立一些相应的创新激励机制,如鼓励创新分配制度、奖励制度和职称晋升制度等,将个人创新的内容作为考核的指标进行考核,并与其劳动报酬、晋职挂钩,努力营造出一种鼓励创新的气氛和环境,促进档案工作良性循环。 　　三、档案管理信息化发展 　　档案管理实现跨越式发展的必要手段是科学技术。促进档案管理工作全面发展的强劲动力之一是把现代化技术和科学管理方法应用于档案管理。通过不断的技术创新,逐步使档案管理实现科学化、信息化。 　　1、实现数字化 　　目前,广泛应用的计算机应用技术、数码影像技术和缩微摄影技术为档案数字化提供了有力的支持。通过计算机进行识别、存储和管理,形成了电子文件数据库,从而从根本上解决了纸质档案长期保存、快速检索的难题；通过数码相机和光磁转换,可实现对影像的高清晰处理；通过缩微摄影技术可把大量的纸质文件缩微制成电子文件。在档案管理数字化的过程中,应加强电子文件管理,确保电子文件及时归档、安全保存、有效利用。 　　2、实现虚拟化 　　所谓虚拟化,指的是充分利用计算机网络,在网站上建立虚拟的电子档案。通过一些途径比如网络互联,丰富档案资源,实现档案资源共享。采用虚拟化档案管理优点主要有:一是使利用档案的人数大幅度增长,大大提高了档案利用率；二是方便了异地快捷查询,一次查询只需几秒钟,利用者可以在极短的时间里查到所需要的信息资料,而且保存时间长达100年以上,保真性高,而一般的纸介质只能保存10年左右；三是占地小、容量大、投入少,内容全面完整,不仅包含档案目录信息,也完整包含了具体的信息内容,授权使用者可以从全球任何角落访问自己所需要的档案资料；四是档案信息交流变得手续简便、运行迅速、成本低廉。 　　3、实现智能化 　　随着时代的进步和新技术的出现,档案载体呈现出日益多样化的发展趋势,胶卷、纸张、图片、光盘、磁盘等传统档案载体和现代档案载体并存,传统的档案检索方式和档案管理模式已不能适应新形势发展的要求。所以,档案的管理模式必然要向智能化、自动化方向发展,使所有的档案信息被计算机自动接收,并按设定的程序自动分类归档,档案信息的查询可通过计算机自动化检索系统进行。 　　四、档案基础工作创新 　　1、丰富馆藏 　　丰富的馆藏是档案工作基础,应坚持馆藏数量和质量并存的原则。在合理扩大接受范围和征集门类的同时,对接受档案的质量进行必要的控制。要求所接受与选择的档案信息含金量高,要有特色,要注重体现档案的综合性和独特性,优化馆藏,形成自己的馆藏特色与服务特色。 　　2、编制高效的检索工具体系